دستورالعمل هوشمند سازی و الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده‌های قضایی

شماره 100/15807/9000 1403/03/29

جناب آقای دکتر اکبرپور

رییس محترم هیات مدیره و مدیرعامل روزنامه رسمی کشور

روگرفت دستورالعمل شماره 100/15787/9000 مورخ 1403/03/29 ریاست محترم قوه قضاییه در خصوص «هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده‌های قضایی» به منظور درج در روزنامه رسمی به پیوست ایفاد می‌گردد.

مدیرکل دبیرخانه قوه قضاییه ـ مسعود ستایشی

شماره 100/15787/9000 1403/03/29

دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندها

و پرونده‌های قضایی

در اجرای بند 26 سیاست‌های کلی برنامه پنج ساله هفتم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران ابلاغی مقام معظم رهبری، ماده 37 سند امنیت قضایی مصوب سال 1399 و در راستای اجرای سند تحول قضایی به منظور تحقق نظام جامع دادرسی الکترونیکی، «دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده‌های قضایی» به شرح مواد آتی است.

ماده 1ـ تعاریف و اختصارات:

الف ـ مرکز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه؛

ب ـ مراجع قضایی: واحدهای قضایی دادگستری کل استان و شعب حوزه‌های قضایی، شوراهای حل اختلاف، دیوان عالی کشور، دیوان عدالت اداری، سازمان قضایی نیروهای مسلح و سایر مراجعی که به امور قضایی اشتغال دارند؛

پ ـ اشخاص و مرتبطین پرونده: طرفین دعوا یا شکایت، وکلا یا نمایندگان قانونی یا قایم مقام آن‌ها و سایر اشخاصی که در فرایندهای قضایی مداخله دارند از قبیل کارشناس، شاهد و مطلع، کفیل، وثیقه‌گذار؛

ت ـ اوراق پرونده: کلیه اسناد تنظیم شده توسط مراجع قضایی، مکاتبات و پیوست‌های آن، که از طرف اشخاص و مرتبطین پرونده یا سایرین ارایه شده است؛

ث ـ پرونده الکترونیکی: مجموعه اسناد قضایی و اطلاعات مربوط به موضوع مطروحه نزد مرجع قضایی که با وسایل الکترونیکی، نوری و یا فناوری‌های نوین با رعایت سازکارهای امنیتی، در سامانه‌های قضایی تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش می‌شود؛

ج ـ رقومی سازی: فرآیند تبدیل اوراق پرونده و اطلاعات کاغذی به معادل نسخه الکترونیکی آن؛

چ ـ خدمات قضایی: کلیه خدماتی که در رابطه با پرونده‌های مطروحه در قوه قضاییه به اشخاص و مرتبطین پرونده ارایه می‌شود؛

ح ـ دفاتر خدمات: دفاتر خدمات الکترونیک قضایی؛

خ ـ درگاه استعلامات: درگاه الکترونیکی استعلامات قضایی است که امکان استعلام و دریافت پاسخ را از طریق اتصال به سامانه‌های الکترونیکی دستگاه‌های اجرایی فراهم می‌نماید؛

د ـ سامانه‌های قضایی: سامانه‌هایی که توسط مرکز راه اندازی شده است، از قبیل سامانه خدمات الکترونیکی قضایی و سمپ؛

ذ ـ فرایندهای قضایی: مجموعه‌ای از اقدامات و تصمیمات مرتبط با دادرسی، اجرای احکام یا سایر امور قضایی که ایجادکننده یک خدمت به مراجعان یا اجرای تکالیف قانونی قوه قضاییه است؛

ر ـ امضا الکترونیکی: عبارت از هر نوع علامت منضم شده یا به نحو الکترونیکی متصل شده به اوراق پرونده است که برای تایید مفاد سند توسط امضا کننده، مورد استفاده قرار می‌گیرد؛

ز ـ درگاه: محلی برای شروع و پیگیری امور قضایی.

فصل اول: الکترونیکی شدن پرونده‌های قضایی

ماده 2ـ با ابلاغ این دستورالعمل، تشکیل پرونده و فرایندهای قضایی، ظرف مدت 5 سال از تاریخ تصویب این دستورالعمل، به تدریج الکترونیکی شده و جایگزینی کافی و معتبر برای شیوه جاری است.

تبصره ـ در صورت عدم دسترسی یا اختلال فنی در سامانه‌های قضایی، تکالیف مقرر در این ماده به صورت غیر برخط، کاغذی یا سایر روش‌هایی که مرکز فراهم می‌نماید انجام و پس از رفع موانع، سوابق مذکور به پرونده الکترونیکی الحاق می‌شود.

ماده 3ـ فرایند الکترونیکی شدن پرونده‌های قضایی باید به نحوی انجام شود که موجب اختلال در امور نشود. مرکز موظف است ابتدای هر فصل متناسب با زیرساخت‌های فنی و امکانات مورد نیاز، تشکیل پرونده الکترونیکی بر اساس موضوع و مرجع رسیدگی کننده را به مراجع قضایی اعلام نماید.

ماده 4ـ درصورتی که به جهت الکترونیکی نبودن برخی از مراجع قضایی، تهیه اوراق کاغذی از پرونده الکترونیکی لازم باشد فقط اوراق ضروری و موردنیاز چاپ می‌شود.

ماده 5 ـ گزارش‌ها، مکاتبات و استعلامات موضوع ماده 652 قانون آیین دادرسی کیفری بین مراجع قضایی با دستگاه‌های اجرایی و ضابطان دادگستری به صورت الکترونیکی و برخط در بستر شبکه ملی عدالت انجام می‌شود.

تبصره ـ در جرایم مشهود پس از انجام اقدامات اولیه توسط ضابطان، پرونده الکترونیکی متعاقب آن به مرجع قضایی ارسال می‌شود.

ماده 6 ـ اشخاص و مرتبطین پرونده مکاتبات خود با مراجع قضایی را از طریق دفاتر یا درگاه و با استفاده از سامانه‌های الکترونیکی و مخابراتی انجام می‌دهند .

ماده 7ـ امضا الکترونیکی باید با رعایت تمهیدات امنیتی مطمین که مرکز فراهم می‌نماید انجام شود.

ماده 8 ـ چنانچه در فرایندهای قضایی دسترسی به پرونده الکترونیکی مرجع قضایی دیگری ضرورت داشته باشد مرجع رسیدگی کننده با اعلام موضوع به مرجع ذی‌ربط، دسترسی به پرونده را درخواست می‌نماید. مرجع مذکور با رعایت طبقه بندی اسناد و اطلاعات، دسترسی به تمام یا بخشی از اوراق پرونده را برای مدت متعارف به شعبه متقاضی می‌دهد.

تبصره ـ ارسال پرونده جهت رسیدگی به اموری از قبیل تجدیدنظرخواهی، فرجام خواهی یا صدور قرار عدم صلاحیت، به صورت الکترونیکی انجام می‌شود.

فصل دوم: هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندهای قضایی

ماده 9ـ به منظور افزایش آگاهی مراجعان به قوه قضاییه از فرایندهای دادرسی، کاهش طرح دعاوی و شکایاتی که به جهت عدم رعایت تشریفات قانونی یا فقدان دلایل اثباتی به رد دعوا یا شکایت منتهی می‌شود؛ مرکز در سامانه‌های قضایی این امکان را فراهم می‌نماید که قبل از طرح دعوا یا شکایت راهنمایی و مشاوره هوشمند در مورد تشریفات مربوط به طرح دعوا، مرجع صالح، دلایل اثباتی، فرایندهای قانونی، رویه قضایی، میانگین زمان رسیدگی و شیوه‌های رسیدگی مراجع غیرقضایی، به اشخاص ارایه شود.

ماده 10ـ در مواردی که درخواست متقاضی صرفا اعلامی بوده و مستلزم اقدام قضایی نیست، مانند رد ترکه، مراتب در سامانه مربوط ثبت و اطلاعات آن بدون تشکیل پرونده قضایی نگهداری می‌شود.

ماده 11ـ در فرایندهای قضایی انجام استعلام یا دریافت اطلاعات موردنیاز به صورت خودکار خواهد بود. چنانچه به تشخیص مرجع رسیدگی کننده مکاتبه یا استعلام دیگری ضرورت داشته باشد این اقدام از طریق درگاه استعلامات انجام می‌شود.

ماده 12ـ ارجاع پرونده پس از سابقه یابی با رعایت قواعد صلاحیت، تعداد پرونده‌های ارجاع شده یا مرتبط، فعال یا بلاتصدی بودن شعبه و سایر ملاحظات مربوط به آن واحد قضایی که توسط رییس یا معاون ارجاع در بخش تنظیمات سامانه اعمال شده است به صورت خودکار انجام می‌شود.

ماده 13ـ تعیین اوقات و نوبت رسیدگی به پرونده ها با رعایت مقررات مربوط، توسط سامانه انجام می‌شود.

ماده 14ـ هزینه‌های قانونی از قبیل هزینه دادرسی، حق الاجرا، حق‌الزحمه کارشناس، تمبر مالیاتی، خسارت احتمالی و سایر وجوهی که در فرایندهای قضایی دریافت یا پرداخت می‌شود با استفاده از سامانه‌های قضایی محاسبه و به صورت الکترونیکی و غیرحضوری واریز می‌شود.

ماده 15ـ در صورت دسترسی به اطلاعات بانکی اشخاصی که وجهی به عنوان محکوم به یا سایر عناوین باید به آنان پرداخت شود، مرجع قضایی ترتیبی اتخاذ می‌نماید که انتقال وجه بدون واریز به حساب سپرده، مستقیما به حساب ذینفع انجام شود.

ماده 16ـ در نیابت‌های قضایی، مرجع معطی باید پیوست‌های ضروری را به صورت الکترونیکی ارسال یا امکان مشاهده پرونده را برای مرجع مجری نیابت، مجاز نماید.

ماده 17ـ انجام مکاتبات یا دستورات در خارج از حوزه قضایی که مستلزم اقدام اجرایی از سوی مرجع مخاطب نباشد بدون نیاز به نیابت قضایی، به صورت الکترونیکی انجام می‌شود.

ماده 18ـ سامانه‌های قضایی باید به نحوی ارتقا یابد که با استفاده از فناوری‌های نوین از جمله هوش مصنوعی، با تحلیل اطلاعات ثبت شده، تصمیمات سابق و با رعایت مبانی قانونی و اصول حقوقی مربوط به موضوع، توانایی تشخیص و پیشنهاد تصمیم مناسب اعم از اعدادی یا نهایی را داشته باشد.

ماده 19ـ در اموری از قبیل صدور گواهی حصر وراثت، اجراییه چک، اجراییه‌های کارگری، دستور تخلیه، محاسبه دیه و خسارت تاخیر تادیه، تصمیمات قضایی با استفاده از فناوری‌های نوین و تایید مقام قضایی صالح انجام می‌شود.

ماده 20ـ در کلیه فرایندهای قضایی چنانچه انجام اقدامی از قبیل صدور ابلاغیه، مکاتبه، ارسال پیامک، ابقا یا رفع اثر از تصمیمات یا هرگونه اقدام بعدی ضرورت داشته باشد حتی‌الامکان به صورت خودکار از طریق سامانه انجام می‌شود.

ماده 21ـ سامانه‌های قضایی باید به نحوی ارتقا یابد که با بررسی اطلاعات پایگاه‌های داده، امکان تشخیص ملایت یا عدم تمکن مالی اشخاص پرونده یا مرتبط که اطلاع از آن در فرایندهای قضایی ضرورت دارد به صورت برخط فراهم شود.

ماده 22ـ در کلیه فرایندهای قضایی چنانچه به موجب قانون برای اتخاذ تصمیم یا اقدام، مهلت تعیین شده است، مانند صدور رای، ابقا یا فک قرار تامین، آزادی محکوم علیه، انجام رفع نقص، تبادل لوایح و سایر موارد در صورت انقضا مهلت و عدم اقدام، سامانه‌های قضایی باید به کاربر مربوط و مسیول مستقیم وی هشدار دهند.

ماده 23ـ گواهی‌های قانونی، از قبیل گواهی طرح دعوا یا قطعیت حکم که امکان صدور آن بر اساس اطلاعات ثبت شده در سامانه‌های قضایی و بانک‌های اطلاعاتی وجود دارد به درخواست اشخاص مجاز، توسط سامانه مربوط صادر می‌شود.

ماده 24ـ به منظور کاهش اشتباهات و ارتقا هوشمندسازی فرایندهای قضایی، در صورت تغییر پیشنهاد سامانه توسط کاربر، علت آن ثبت می‌شود. این تغییرات توسط روسای واحدهای قضایی بررسی و پیشنهاد اصلاحی به مرکز اعلام می‌گردد.

ماده 25ـ تشکیل جلسات تحقیق و رسیدگی الکترونیکی به ترتیب مقرر در دستورالعمل نحوه تحقیق و رسیدگی با استفاده از سامانه‌های ارتباط الکترونیکی مصوب 1399 انجام می‌شود.

فصل سوم: خدمات الکترونیک قضایی

ماده 26ـ مرکز کلیه خدمات قضایی که ارایه آن به صورت الکترونیکی یا غیرحضوری به کلیه ایرانیان داخل یا خارج از کشور امکان دارد را شناسایی و با همکاری مراجع ذیربط نسبت به راه اندازی آن اقدام می‌نماید.

ماده 27ـ در مورد اشخاصی که به تشخیص مرکز دارای دانش و توانایی حقوقی کافی باشند و همچنین در اموری که به لحاظ سادگی امکان استفاده از آن برای عموم مردم وجود دارد، خدمات قضایی از طریق خودکاربری یا به صورت غیرحضوری ارایه می‌شود.

ماده 28ـ مرکز می‌تواند در راستای ارتقا و توسعه الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده‌های قضایی از ظرفیت دفاتر خدمات استفاده نماید.

ماده 29ـ مرکز موظف است به منظور فراهم‌سازی امکان ارایه حداکثری خدمات مرتبط با پذیرش و تشکیل پرونده ها در بستر سکوهای (پلتفرم‌های) بخش خصوصی، ضوابط فعالیت و نظارت بر سکوهای بخش خصوصی ارایه دهنده خدمات قضایی و مجوز لازم به آن‌ها را تعیین نماید.

فصل چهارم: مقررات عمومی

ماده 30ـ مرکز به منظور اجرای این دستورالعمل نسبت به فراهم نمودن امکانات و انجام امور زیر اقدام می‌نماید:

الف ـ قابلیت پویش و رقومی سازی اوراق کاغذی و الحاق آن به پرونده الکترونیکی با کنترل وضوح و شفافیت اوراق رقومی سازی شده؛

ب ـ امکان نگهداری و استفاده از فایل های صوتی یا تصویری و سایر ادله الکترونیکی ارایه شده به عنوان ضمایم و مستندات پرونده؛

پ ـ تامین تجهیزات موردنیاز از قبیل پویشگر، میکروفن، پد امضا و اثرانگشت یا سایر تجهیزات زیست سنجی؛

ت ـ ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به ورود هر یک از کاربران به پرونده الکترونیکی، تغییرات در پرونده با درج زمان و کاربر تغییردهنده و شناسایی تخلفات احتمالی و دسترسی غیرمجاز به اطلاعات؛

ث ـ امکان سابقه یابی خودکار جهت شناسایی پرونده‌های مرتبط و ادغام پرونده ها برای رسیدگی توامان؛

ج ـ فراهم نمودن تمهیدات امنیتی برای امضای الکترونیکی مطمین، احراز هویت و احراز اصالت؛

چ ـ قابلیت مرتب نمودن اوراق و نمایش اطلاعات بر اساس تاریخ یا موضوع جهت سهولت دسترسی و مطالعه برای اشخاص مجاز؛

ح ـ امکان مطالعه و دریافت الکترونیکی تمام یا بخشی از اوراق پرونده برای اشخاص مجاز؛

خ ـ امکان استفاده از سامانه‌های قضایی به صورت غیربرخط و تهیه نسخه قابل حمل از پرونده با رعایت سازوکار امنیتی؛

د ـ امکان اطلاع رسانی و مشاهده خلاصه پرونده برای اشخاص مجاز؛

ذ ـ ساده سازی کاربری سامانه‌های قضایی و ارایه امکانات لازم ازجمله دستیار هوشمند قضایی و نرم افزار تبدیل گفتار به متن؛

ر ـ فراهم‌سازی امکان درج اطلاعات و موضوعات لازم الاجرای دادنامه ها از قبیل میزان محکومیت‌ها و مجازات ها و مبلغ محکوم به در قالب جدول ساخت یافته و ماشین خوان در دادنامه ها؛

ز ـ ایجاد امکان ثبت زمان، مکان، نوع، شیوه و ابزار وقوع جرم و علل ایجاد دعاوی؛

ژ ـ فراهم نمودن امکان نظارت الکترونیکی بر فرایندهای قضایی و اعلام خطاها و اقدامات خلاف مقررات به کاربر؛

س ـ شناسایی و تبدیل فرایندهای قضایی با قابلیت اجرا به شکل الکترونیکی و هوشمند؛

ش ـ هماهنگی با مراجع ذیربط در رفع مشکلات اجرایی این دستورالعمل و تدوین شیوه‌نامه‌های اجرایی مورد نیاز؛

ص ـ ارجاع به کارشناس بر اساس رتبه بندی و شاخص‌هایی نظیر صحت، دقت و امتیاز قاضی به نظرات کارشناسی، رعایت مهلت تعیین شده، ارایه گزارش در قالب کاربرگ استاندارد، تعداد ارجاعات قضایی و غیر قضایی و میزان تخلفات انتظامی توسط سامانه و بدون مداخله عامل انسانی؛

ض ـ ایجاد سازکار ارتباط موثر بین سامانه ابلاغ الکترونیک قضایی با سامانه‌های مراجع حاکمیتی و سکوهای بخش خصوصی به منظور گسترش تنوع دسترسی مردم به ابلاغیه‌های قضایی با رعایت ملاحظات امنیتی و حفظ حریم خصوصی؛

ط ـ فراهم نمودن امکان سپردن تامین و ضمانت الکترونیکی از قبیل کفالت و تودیع وثیقه با توسعه استفاده از اطلاعات مربوط به اموال و اعتبار اشخاص متقاضی و ایجاد ظرفیت ارزیابی و توقیف وثایق به صورت برخط و غیرحضوری؛

ظ ـ فراهم‌سازی امکان صدور برگ جلب سیار همراه با نیابت سراسری و استعلام برخط و انعکاس نتیجه به مراجع قضایی صادرکننده جلب؛

ع ـ ارتقای سامانه ثبت نام الکترونیکی (ثنا) با ثبت شماره تلفن همراه متعلق به شخص؛

غ ـ فراهم نمودن امکان اشتراک‌گذاری دانش و تجربیات قضات؛

ف ـ انجام سایر امور لازم برای اجرای این دستورالعمل.

ماده 31ـ معاونت راهبردی قوه قضاییه متناسب با توسعه دادرسی الکترونیکی نسبت به ایجاد پست‌های مورد نیاز در مرکز و مراجع قضایی اقدام و معاونت منابع انسانی و امور فرهنگی قوه قضاییه نیز شرح وظایف کارکنان را، متناسب با این دستورالعمل اصلاح می‌نماید.

ماده 32ـ معاونت منابع انسانی و امور فرهنگی و دانشگاه علوم قضایی و خدمات اداری قوه قضاییه حسب مورد نسبت به برنامه ریزی و برگزاری دوره‌های آموزشی و واحدهای درسی مرتبط با این دستورالعمل اقدام می‌نمایند.

ماده 33ـ معاونت مالی، پشتیبانی و امورعمرانی قوه قضاییه اعتبارات لازم را برای اجرای این دستورالعمل تامین و تخصیص می‌نماید.

ماده 34ـ رییس مرکز مسیول ارایه گزارش مستمر از میزان پیشرفت و همکاری مراجع ذی‌ربط به رییس قوه قضاییه می‌باشد.

این دستورالعمل در 34 ماده و 3 تبصره در تاریخ 1403/03/27 به تصویب رییس قوه قضاییه رسید و از تاریخ ابلاغ لازم‌الاجرا است.

رییس قوه قضاییه ـ غلامحسین محسنی اژیه