راهنمای ثبت کارکرد در «حقوق و دستمزد درسان»

پیش‌نیازها

• تعریف شرکت، تعریف کارمند و ثبت قرارداد هر کارمند.
• در ساختارهای پیمانکاری: تکمیل «دفتر مرکزی» و «ردیف‌های پیمان» (کد کارگاهی در ردیف پیمان معمولاً یکسان است).

ورود اطلاعات کارکرد

• امکان خروجی/ورودی اکسل در تمام بخش‌ها؛ می‌توانید فایل حضور و غیاب را طبق فرمت سامانه ایمپورت کنید تا ورود اطلاعات سریع شود.
• ثبت موارد ثابت (ریالی) و موارد محاسباتی (وابسته به روز/ساعت/…).

مزایا و کسورات

• مزایای رایج (اضافه‌کار، حق مأموریت، حق شیفت، تعطیل‌کاری و …) از پیش در سامانه تعریف شده‌اند؛ کافی‌ست تیک فعال‌سازی را بزنید.
• قابلیت تعریف مزایای خاص:
  • تعیین ماهیت: مستمر/غیرمستمر، مشمول مالیات، مشمول بیمه، نقدی/غیرنقدی.
  • تعیین واحد محاسبه: ریال ثابت یا وابسته به روز/ساعت/….
  • اگر «مستمر» باشد، عدد پایه در قرارداد ذخیره می‌شود؛ اگر «غیرمستمر» باشد، در کارکرد ماهانه ثبت می‌شود.
• بیمه تکمیلی:
  • هم بخش تخصصی قسط‌بندی دارد،
  • هم در صورت نیاز می‌توان به‌صورت ریالی در کارکرد ثبت کرد.

منطق محاسبه (به زبان ساده)

• سه جزء اصلی در هر آیتم محاسباتی:
  1. متغیر ضرب‌شونده (مثلاً روز/ساعت کارکرد).
  2. صورت کسر (مبنای محاسبه) (مثلاً حقوق پایه + پایه سنوات یا نرخ ثابت).
  3. مخرج کسر (تعداد روز/ساعت مبنا در قرارداد: 30 روز، 31 روز، ماه، سال و …).
• مثال: اگر مبنا «روز کارکرد» و فرمول «حقوق پایه + پایه سنوات» باشد، با 31 روز حضور، همان فرمول روزانه × 31 محاسبه می‌شود.
• برای ریال ثابت باید مشخص کنید عدد برای «یک روز» است یا «ماه کامل» تا مخرج کسر درست تعیین شود.

اضافه‌کار و موارد وابسته به زمان

• با فعال‌سازی آیتم «اضافه‌کار»، در کارکرد ساعت از شما پرسیده می‌شود (مطابق تنظیمات «به تبع شغل/فوق‌العاده»).
• می‌توانید مقدار ساعت را دستی وارد کنید یا از طریق اکسل ایمپورت نمایید.

ثبت، محاسبه و نهایی‌سازی

• پس از تکمیل کارکرد: ثبت و محاسبه → مشاهده محاسبات حقوق و دستمزد → نهایی‌سازی.

نکات قراردادی و کنترلی مهم

• ترک کار:
  • اگر تعداد روز کارکرد کمتر از ماه است (مثلاً 20 روز) و دلیل «ترک کار» ثبت شود، سامانه تاریخ پایان کار را می‌پرسد.
  • با تأیید، تاریخ پایان قرارداد به‌صورت خودکار اصلاح و در پرونده کارمند درج می‌شود (پیشگیری از فراموشی).
• چند ردیف پیمان/مرکز هزینه:
  • کارمند می‌تواند در ماه در چند ردیف کار کند (مثلاً 10 روز در یک پیمان و 21 روز در پیمان دیگر).
  • برای هر ردیف، کارکرد جدا ثبت و محاسبه می‌شود.

یکپارچگی با اکسل و حضور و غیاب

• دریافت «قالب اکسل»، تکمیل بر اساس کد ملی/شماره پرسنلی و ایمپورت در سامانه.
• امکان تطبیق با خروجی دستگاه‌های حضور و غیاب در فرمت استاندارد سامانه.

ادامه مسیر (آموزش‌های بعدی)

• گزارش‌گیری‌ها، خروجی دیسکت بیمه، و سایر خروجی‌های استاندارد در آموزش بعدی ارائه می‌شود.