دستورالعملهای کاری، حضور، پاسخگویی و ارتباط با کاربران
بهمنظور حفظ نظم، شفافیت، پاسخگویی، هماهنگی بین همکاران و جلوگیری از بروز اختلال در روند انجام امور، رعایت موارد زیر برای تمامی همکاران الزامی است.
قوانین داخلی
1اعلام حضور در ابتدای کار و اعلام پایان کار در انتهای ساعت کاری
هر همکار موظف است در ابتدای شروع کار، حضور خود را در گروه اعلام کند و در پایان ساعت کاری نیز خاتمه فعالیت خود را اطلاع دهد.
2مطالعه کامل پیامها و اعلام مشاهده با ریاکشن
پس از خواندن مطالب درج شده در کانال «فقط مدیران مینویسند»، حتماً ریاکشن نشان دهید تا متوجه شوم که مطالب را مشاهده کردهاید.
3بررسی روزانه بخش «تازهها» در سایت اصلی
همه همکاران موظفاند هر روز در ابتدای ساعات کاری، سایت اصلی را بررسی کرده و بخش «تازهها» را مشاهده کنند. این کار باید بهصورت روزانه و منظم انجام شود تا هیچ تغییر، اطلاعیه، آموزش، نکته یا بهروزرسانی مهمی از دید همکاران پنهان نماند.
عدم مشاهده این بخش نمیتواند توجیهی برای بیاطلاعی از تغییرات و اطلاعیههای جدید باشد.
4شرایط کشور و مسائل بیرونی، مجوزی برای بینظمی کاری نیست
تغییرات شرایط کشور، مسائل عمومی، اتفاقات روزمره و موارد مشابه، ارتباطی با اصل تعهد کاری مجموعه ندارد. همانطور که در انجام امور مربوط به کارکنان، این شرایط از سوی مدیریت دخیل نمیشود، از همکاران نیز انتظار میرود امور کاری خود را با همان نظم، دقت و تعهد همیشگی انجام دهند.
بنابراین هیچیک از این شرایط نباید باعث سستی در انجام وظایف، کاهش تمرکز، تأخیر در پاسخگویی یا بینظمی در اجرای کارها شود.
5تمرکز کامل در ساعات کاری و پرهیز از امور غیرمرتبط
در تمامی ساعات کاری، همه همکاران موظفاند با تمرکز کامل روی میز کار خود باشند و تمام توجه خود را بر انجام امور محوله بگذارند. منظور از حضور در ساعت کاری، صرفاً آنلاین بودن یا در دسترس بودن ظاهری نیست؛ بلکه حضور مؤثر، متمرکز و مسئولانه ملاک است.
انجام کارهای شخصی، امور غیرمرتبط با کار، حواسپرتیهای مداوم و هر رفتاری که باعث افت کیفیت یا سرعت انجام وظایف شود، در ساعات کاری پذیرفته نیست.
6تلفن وویپ باید همواره در دسترس باشد
تلفن وویپ هر همکار باید در تمام ساعات کاری روشن، فعال و در دسترس باشد تا در صورت نیاز بتوان بلافاصله تماس داخلی برقرار کرد.
7نحوه تماس با مدیریت
در مواردی که لازم است همکار مستقیماً با مدیریت تماس بگیرد، این تماس باید از خط شخصی خود همکار به شماره موبایل مدیریت انجام شود.
رعایت این موضوع برای یکپارچگی ارتباطات و تشخیص صحیح تماسها الزامی است.
8نحوه پیگیری در صورت عدم پاسخ در گروه پشتیبانی
اگر موضوعی مربوط به شخص دیگری است و در گروه پشتیبانی اعلام شده اما حداکثر ظرف 10 دقیقه پاسخی دریافت نشده است، همکار موظف است موضوع را از طریق پیامک نیز به اطلاع فرد مربوطه برساند.
با توجه به اینکه فعلاً نوتیفیکیشن مترموست ممکن است بهدرستی عمل نکند، این پیگیری مکمل الزامی است تا پیامها بدون پاسخ نمانند.
9قوانین عدم حضور، مرخصی و تداخل درخواستها
هرگونه عدم حضور باید در گروه اعلام شود و مرخصیها باید از قبل هماهنگ شوند. در صورت تداخل، اولویت با فردی است که زودتر هماهنگی کرده و در گروه اعلام کرده است و سایرین نباید برای همان بازه درخواست مرخصی ثبت کنند.
قوانین ارتباط با کاربران
10استفاده از «تازهها» و ارسال لینکهای لازم به کاربران
همیشه برای سوالات کاربران از لینکهای موجود در «تازهها» استفاده کنید تا هم آموزش عمیقتر انجام شود و هم به افزایش سئو سایت کمک شود.
همیشه به کاربران اعلام شود که قسمت «تازههای» سایت را برای یادگیری بیشتر و بهروز شدن کنترل کنند.
لینک «تازهها» و «بخشنامهها» حتماً در پایان مکالمه برای کاربران ارسال شود.
11پاسخگویی به پیامهای خارج از ساعات کاری
حتماً به کاربرانی که در ساعاتی پس از ساعات کاری سوالی را مطرح کردهاند و زمان حضور ما در پشتیبانی نبوده، در صبح پاسخ داده شود؛ حتی در صورت عدم حضور کاربر.
چون کاربر بعداً مراجعه میکند و پاسخ را میخواند، اگر پاسخی داده نشده باشد به منزله بیمعنی بودن پشتیبانی است.
12پرهیز از پاسخ سطحی در صورت نامشخص بودن سوال کاربر
اگر سوال کاربران را متوجه نشدهاید، از دادن پاسخ سطحی خودداری کنید.
13توضیح موارد آموزشی در ابتدای ریموت
در ابتدای ریموت روی سیستم کاربران، در صورت عدم شلوغی پشتیبانی، حتماً کنترل کارپوشه، «تازهها»، ابزارهای مالیاتی، نرمافزار حقوق و دستمزد و تمام موارد آموزشی حسب مورد توضیح داده شود.