دستورالعمل تشکیل پرونده (جدید) برای اشخاص حقوقی (ویژه مأموران مالیاتی)

هدف: ایجاد نظم و ساماندهی اطلاعات به منظور حصول از تأمین الزامات تشکیل پرونده و صحت اطلاعات پایه‌ای.

دامنه: محدوده کاربرد این دستورالعمل برای ثبت نام، تخصیص شماره منحصر به فرد و تشکیل پرونده‌های دائمی اشخاص حقوقی در ادارات کل امور مالیاتی می‌باشد.

مراجع: پروژه مدیریت پرونده مالیاتی.

تعاریف و مفاهیم: طبق تعاریف و اصطلاحات ایران - ایزو 9000 (1380)

مسئولیت‌ها:

- مسئول اجرای این دستورالعمل رؤسای امور مالیاتی و ادارات اطلاعات و خدمات مالیاتی می‌باشند.

- نظارت بر اجرای این دستورالعمل به عهده گروه امور ثبت نام مؤدیان دفتر اطلاعات مالیاتی است.

ثبت نام و تشکیل پرونده مالیاتی توسط شخص حقوقی یا وکیل شخص حقوقی

ادارات اطلاعات و خدمات مالیاتی و یا رؤسای امور مالیاتی در شهرستان‌ها مکلفند به هنگام مراجعه اشخاص حقوقی یا وکیل آن‌ها دفترچه ثبت نام اشخاص حقوقی و راهنمای آن را به مراجعه‌کنندگان تحویل دهند.

شخص حقوقی یا وکیل شخص حقوقی، دفترچه تکمیل شده ثبت نام اشخاص حقوقی را که صفحات آن ممهور به مهر شخص حقوقی و امضاهای مجاز می‌باشد را به همراه نامه درخواست ثبت نام و تشکیل پرونده و مستندات و مدارک پیوست (1) راهنمای ثبت نام، به رئیس اداره امور مالیاتی ذی‌ربط جهت تعیین واحد مالیاتی مربوطه تسلیم می‌نماید. (چنانچه در شهرستان محل درخواست ثبت نام رئیس امور مالیاتی مستقر نباشد، ارجاع این امر توسط رئیس گروه مالیاتی ذی‌ربط بلامانع است).

واحد مالیاتی پس از دریافت دفترچه تکمیل شده ثبت نام مستندات و مدارک و نامه درخواست تشکیل پرونده اقدام به بررسی و تأکید مندرجات دفترچه ثبت نام و مدارک می‌نماید.

واحد مالیاتی پس از حصول اطمینان از تکمیل دفترچه ثبت نام و تطبیق مدارک آن را به تأیید رئیس گروه مالیاتی رسانده واصل مدارک به همراه رسید دریافت مدارک را به مؤدی تحویل نموده و بر روی تمامی تصاویر مهر تصویر با اصل مدرک مطابقت دارد را درج می‌نماید و خود نیز تمامی تصاویر مدارک را مهر و امضا می‌نماید.

واحد مالیاتی دفترچه ثبت نام و مستندات و مدارک مربوط را تحت عنوان پرونده موقت تا زمان دریافت شماره پرونده مالیاتی نگهداری می‌نماید.

واحد مالیاتی نسبت به تکمیل فرم هویتی تخصیص شماره پرونده مالیاتی اقدام نموده و پس از امضا و مهر به رئیس گروه مالیاتی تحویل می‌نماید.

رئیس گروه مالیاتی نیز پس از تأیید، فرم‌های هویتی را مهر و امضا نموده، به اداره اطلاعات و خدمات مالیاتی ذی‌ربط ارسال می‌نماید.

اداره اطلاعات و خدمات مالیاتی نسبت به ورود اطلاعات فرم مذکور در نرم‌افزار مربوط اقدام نموده و پس از چاپ آن‌ها اطلاعات چاپ شده را با فرم‌های دریافتی (از واحد مالیاتی) مطابقت می‌نماید.

اداره اطلاعات و خدمات مالیاتی فرم‌های هویتی تطبیق داده شده را به انضمام لوح فشرده (cd) مربوط با نامه‌ای به امضای مدیرکل امور مالیاتی، به دفتر اطلاعات مالیاتی به منظور تخصیص شماره پرونده مالیاتی ارسال می‌نماید.

دفتر اطلاعات مالیاتی می‌بایست پس از دریافت اطلاعات هویتی و لوح فشرده (cd) و مطابقت دادن اطلاعات دریافتی با بانک اطلاعات موجود در مدت حداکثر هفت روز کاری اقدام به تخصیص شماره پرونده مالیاتی نماید و در صورت داشتن سابقه مراتب را از اداره اطلاعات و خدمات مالیاتی مربوط استعلام نماید.

دفتر اطلاعات مالیاتی پس از تخصیص شماره پرونده مالیاتی نسبت به ابلاغ شماره مذکور و ارسال برگ روی جلد به اداره کل مربوط اقدام می‌نماید.

اداره اطلاعات و خدمات مالیاتی شماره دریافتی که به تفکیک امور مالیاتی تهیه می‌شود را به رؤسای امور مالیاتی جهت ارجاع به واحدهای مالیاتی مربوط تحویل می‌نماید.

پس از دریافت شماره پرونده مالیاتی توسط واحد مالیاتی مربوط، عملاً پرونده موقت تشکیل شده به پرونده دائم تبدیل می‌شود.

هم‌زمان با تحویل پرونده موقت به دائم، پرونده‌ای با عنوان پرونده جاری تشکیل شده و یک شماره دوازده رقمی به اضافه دو رقم سال عملکرد و یک رقم شمارشگر بر روی پرونده درج می‌گردد. (پرونده‌های دائمی طبق دستورالعملی که متعاقباً ارسال خواهد شد به بایگانی متمرکز پرونده‌های مالیاتی تحویل می‌شود)

لازم به تأکید است بدون اخذ شماره پرونده مالیاتی (TFN) از دفتر اطلاعات مالیاتی، تشکیل پرونده جدید برای اشخاص حقوقی تخلف محسوب شده و با متخلفین طبق مقررات قانونی رفتار خواهد شد.