دستورالعمل تشکیل پرونده (جدید) برای صاحبان مشاغل (ویژه مأموران مالیاتی)

هدف: ایجاد نظم و ساماندهی اطلاعات به منظور حصول اطمینان از تأمین الزامات تشکیل پرونده و صحت اطلاعات پایه‌ای.

دامنه: محدوده کاربرد این دستورالعمل برای ثبت نام، تخصیص شماره منحصر به فرد و تشکیل پرونده‌های دائمی صاحبان مشاغل در ادارات کل امور مالیاتی سراسر کشور می‌باشد.

مراجع: پروژه مدیریت پرونده مالیاتی

تعاریف و مفاهیم: طبق تعاریف و اصلاحات ایران - ایزو 9000(1380)

- مسئول اجرای این دستورالعمل رؤسای امور مالیاتی و ادارات اطلاعات و خدمات مالیاتی می‌باشند.

- نظارت بر حسن اجرای این دستورالعمل به عهده گروه امور ثبت نام مؤدیان دفتر اطلاعات مالیاتی است.

پیرو دستورالعمل شماره 67448/7420/231 مورخ 13/7/87 مبنی بر ارسال دفترچه ثبت نام صاحبان مشاغل برای تشکیل پرونده مالیاتی از آنجایی که مکرراً سؤالاتی در مورد فرایند تشکیل پرونده از سوی ادارات امور مالیاتی مطرح می‌شود لذا فرایند تشکیل پرونده مالیاتی به شرح ذیل ابلاغ می‌گردد:

ادارات اطلاعات و خدمات مالیاتی و یا رؤسای امور مالیاتی در شهرستان‌ها مکلفند به هنگام مراجعه صاحبان مشاغل یا نماینده قانونی آن‌ها دفترچه ثبت نام صاحبان مشاغل و راهنمای آن را به مراجعه‌کنندگان تحویل دهند.

شخص حقیقی یا نماینده قانونی او، دفترچه تکمیل شده ثبت نام صاحبان مشاغل را به همراه نامه درخواست ثبت نام و تشکیل پرونده و مستندات و مدارک پیوست (1) راهنمای ثبت نام، به رئیس اداره امور مالیاتی ذی‌ربط جهت تعیین واحد مالیاتی مربوطه تسلیم می‌نمایند. (چنانچه در شهرستان محل درخواست ثبت نام رئیس امور مالیاتی مستقر نباشد، ارجاع این امر توسط رئیس گروه مالیاتی ذی‌ربط بلامانع است).

واحد مالیاتی پس از دریافت دفترچه تکمیل شده ثبت نام، مستندات و مدارک و نامه درخواست تشکیل پرونده اقدام به بررسی و تأیید مندرجات دفترچه ثبت نام و مدارک می‌نماید.

واحد مالیاتی پس از حصول اطمینان از تکمیل دفترچه ثبت نام و تطبیق مدارک، آن را به تأیید رئیس گروه مالیاتی رسانده و اصل مدارک به همراه رسید دریافت مدارک را به مؤدی تحویل نموده و بر روی تمامی تصاویر ضمن مهر و امضای کارشناس ارشد مالیاتی عبارت«تصویر یا اصل مدرک مطابقت دارد» را درج می‌نماید و خود نیز تمامی تصاویر مدارک را مهر و امضا می‌نماید.

واحد مالیاتی دفترچه ثبت نام و مستندات و مدارک مربوط را تحت عنوان پرونده موقت تا زمان دریافت شماره پرونده مالیاتی نگهداری می‌نماید.

واحد مالیاتی نسبت به تکمیل فرم هویتی تخصیص شماره پرونده مالیاتی اقدام نموده و پس از امضا و مهر به رئیس گروه مالیاتی تحویل می‌نماید.

رئیس گروه مالیاتی نیز پس از تأیید فرم‌های هویتی را مهر و امضا نموده به ادارات اطلاعات و خدمات مالیاتی ذی‌ربط ارسال می‌نماید.

اداره اطلاعات و خدمات مالیاتی نسبت به ورود اطلاعات فرم مذکور در نرم‌افزار مربوط اقدام نموده و پس از چاپ آن‌ها اطلاعات چاپ شده را با فرم‌های دریافتی (از واحد مالیاتی) مطابقت می‌نماید.

اداره اطلاعات و خدمات مالیاتی فرم‌های هویتی تطبیق داده شده را به انضمام لوح فشرده (CD) مربوط با نامه‌ای به امضای مدیرکل امور مالیاتی، به دفتر اطلاعات مالیاتی به منظور تخصیص شماره پرونده مالیاتی ارسال می‌نماید.

دفتر اطلاعات مالیاتی پس از دریافت اطلاعات هویتی و لوح فشرده (CD) و مطابقت دادن اطلاعات دریافتی به بانک اطلاعات موجود اقدام به تخصیص شماره پرونده مالیاتی می‌نماید و در صورت داشتن سابقه مراتب را از اداره اطلاعات و خدمات مالیاتی مربوط استعلام می‌نماید.

دفتر اطلاعات مالیاتی پس از تخصیص شماره پرونده مالیاتی، نسبت به ابلاغ شماره مذکور و ارسال برگ روی جلد به اداره کل مربوط اقدام می‌نماید.

اداره اطلاعات و خدمات مالیاتی شماره دریافتی که به تفکیک امور مالیاتی تهیه می‌شود را به رؤسای امور مالیاتی جهت ارجاع به واحدهای مالیاتی مربوط تحویل می‌نماید.

پس از دریافت شماره پرونده مالیاتی توسط واحد مالیاتی مربوط، عملاً پرونده موقت تشکیل شده به پرونده دائم تبدیل می‌شود.

هم‌زمان با تبدیل پرونده موقت به دائم، پرونده‌ای با عنوان پرونده جاری تشکیل شده و یک شماره دوازده رقمی به اضافه دو رقم سال عملکرد و یک رقم شمارشگر بر روی پرونده درج می‌گردد. (پرونده‌های دائمی طبق دستورالعمل مربوط به اسکن اوراق مالیاتی پس از اسکن به بایگانی متمرکز پرونده‌های مالیاتی تحویل می‌شود)

لازم به تأکید است بدون اخذ شماره پرونده مالیاتی (TFN) از دفتر اطلاعات مالیاتی، تشکیل پرونده جدید برای صاحبان مشاغل تخلف اداری محسوب می‌شود.