دستورالعمل نحوه استقرار و تداوم نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در دستگاه‌های اجرایی

در اجرای ماده 2 آئین‌نامه اجرایی ماده 20 قانون مدیریت خدمات کشوری موضوع مصوبه شماره 4221/44196 تاریخ 14/1/1389 وزیران عضو کمیسیون امور اجتماعی و دولت الکترونیک، دستورالعمل نحوه استقرار و تداوم نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در دستگاه‌های اجرایی به شرح زیر ابلاغ می‌شود:

1. پیشنهاد: هر نوع نظر، فکر و راهکاری که بتواند وضعیت موجود را آسان‌تر، سریع‌تر، صحیح‌تر، ارزان‌تر، ایمن‌تر و مطلوب‌تر کند.

2.پیشنهاد کمی: اجرای آن سبب افزایش بهره‌وری، بهبود فضای کار، افزایش رضایت کارکنان و مانند این‌ها می‌شود و قابلیت اندازه‌گیری و محاسبه ریالی دارد.

3.پیشنهاد کیفی: اجرای آن سبب اجرای مطلوب برنامه‌های تحول اداری، افزایش بهره‌وری، بهبود فضای کار، صرفه جویی بهینه در منابع، افزایش رضایتمندی کارکنان و مانند این‌ها می‌شود و قابلیت اندازه‌گیری و محاسبه ریالی ندارد

4. شورا: شوراهای تحول اداری در سطح وزارتخانه‌ها، سازمان‌های مستقل، کمیسیون‌های تحول اداری دستگاه‌های وابسته و کمیسیون‌های تحول اداری و فناوری اطلاعات استان‌ها و نیز کمیسیون‌های استانی سازمان‌ها و ادارات کل استانی.

5. دبیرخانه: واحدی است که با استفاده از نیروها و امکانات موجود زیر نظر رئیس دستگاه فعالیت نموده و فقط فعالیت‌های اجرایی مربوط به این نظام را انجام می‌دهد.

6. گروه ارزیابی: کمیته‌های تخصصی، گروه‌های کارشناسی، کمیته تخصصی نظام پیشنهادهای ادارات کل استان و یا کارشناس بررسی‌کننده پیشنهادهای واصله.

7. کمیته‌های تخصصی: با عضویت کارشناسانی از واحدهای مختلف به تناسب موضوع و با نظر شورا تشکیل می‌شوند و امور مربوط به بررسی و کارشناسی پیشنهاد، محاسبه و برآورد منافع حاصل از آن، اجرایی بودن پیشنهاد و مانند این‌ها را انجام می‌دهد.

8. گروه‌های کارشناسی: پس از استقرار نظام پیشنهادها و توسعه و تکامل آن، این گروه‌ها تشکیل می‌شوند. این گروه‌ها علاوه بر انجام وظایف کمیته‌های تخصصی، ارائه پیشنهادهای گروهی، اجرای پیشنهادها و مانند این‌ها را نیز انجام می‌دهند و جایگزین کمیته‌های تخصصی خواهند شد.

9. کمیته تخصصی نظام پیشنهادهای اداره کل استان: به بررسی پیشنهادهای ارائه شده در سطح اداره کل استان می‌پردازد و حسب مورد به روش‌های زیر عمل می‌کند:

الف - پیشنهادهایی که انحصاراً به موارد درون اداره کل مربوط می‌شود، در این کمیته بررسی و در صورت تصویب مبنای تصمیم‌گیری قرار می‌گیرد.

ب - پیشنهادهایی که در سطح استان باید مطرح شود، با ارائه نظر به شورای تحول استان برای بررسی ارائه می‌شود.

ج - پیشنهادهایی که مربوط به دستگاه است، با ارائه نظر به آن دستگاه فرستاده می‌شود.

توضیح: ادارات کل استانی ملزم به رعایت فرایند بررسی پیشنهادهای مورد نظر این دستورالعمل هستند.

10. پاداش کارشناسی: مبلغی است که به عنوان جبران خدمات به فرد یا افرادی که ارزیابی پیشنهاد را انجام داده‌اند (اعم از آنکه پیشنهاد رد یا قبول شود) پرداخت می‌شود.

11. بذر پیشنهاد: موضوعات مشخصی است که توسط شورا از طریق دبیرخانه به اطلاع مدیران، کارکنان و سایرین می‌رسد تا پیشنهادهای خود را در آن زمینه ارائه کنند.

12. پیشنهاددهنده: فرد یا گروهی است که پیشنهاد خود را به یکی از روش‌های قابل قبول به دبیرخانه ارائه می‌کند.

13. مجری یا مجریان: فرد یا افرادی است که اجرای پیشنهاد را بر عهده دارند.

14. پیشنهاد اجرا شده: پیشنهادی است که به بهره‌برداری می‌رسد.

15. نفر پیشنهاد (سرانه) در سال: شاخصی است که از تقسیم تعداد کل پیشنهادهای دریافت شده در طول یک سال به تعداد کل کارکنان به دست می‌آید.

1. پیشنهاد به روش‌های مختلف از جمله به صورت الکترونیکی به دبیرخانه فرستاده شود.

2. دبیرخانه حداکثر طی 2 روز باید مراتب تکمیل، ناقص و یا تکراری بودن پیشنهاد را بررسی و نتیجه را به اطلاع پیشنهاددهنده برساند و پیشنهادهای کامل را با ارائه کد پیگیری به پیشنهاددهنده، در دستور کار شورا قرار دهد.

3. در صورتی که به تشخیص شورا، پیشنهاد نیاز به بررسی کارشناسی داشته باشد، دبیرخانه آن را به گروه ارزیابی ذی‌ربط ارجاع می‌دهد.

4. گروه ارزیابی باید حداکثر طی یک هفته پس از دریافت پیشنهاد، نظر کارشناسی خود را به دبیرخانه بفرستد. در صورت نیاز به زمان بیشتر کارشناسی، گروه ارزیابی موظف است مراتب را در زمان یک هفته، به دبیرخانه اطلاع دهد و زمان مورد نیاز خود را اعلام کند.

5. پس از تصویب پیشنهاد در شورا، دستور اجرایی شدن آن توسط شورا صادر می‌شود.

6. شورا بر اساس محاسبه و برآورد منافع حاصل از اجرای پیشنهاد در یک دوره یک ساله، میزان پاداش پیشنهاددهنده یا پیشنهاددهندگان را تعیین و تصویب و با امضای رئیس دستگاه برای پرداخت به واحد ذی‌ربط ابلاغ می‌کند.

7. دبیرخانه نتیجه تصمیم شورا را به اطلاع پیشنهاددهنده می‌رساند.

1. تعیین خط‌مشی‌های اجرایی، سیاست گزاری و برنامه‌های مرتبط با نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها و تعیین زمینه‌های مناسب برای ارائه پیشنهادها

2. تصمیم‌گیری در مورد رد یا پذیرش نهایی پیشنهادها

3. تعیین و تأیید برترین پیشنهاد کمی و کیفی (بیشترین اثربخشی)، پیشنهاددهنده برتر با بیشترین پیشنهاد (به شرط حداقل 10 درصد پیشنهاد مصوب)، کارشناس برتر، مجری برتر، مدیر برتر (نفر پیشنهاد بیشتر)

4. تعیین و تأیید پاداش‌ها و سایر هزینه‌ها از محل 20 درصد منافع حاصل از اجرای پیشنهادها

5. نظارت بر عملکرد دبیرخانه

6. تدوین و تصویب ضوابط و معیارهای تعیین پاداش کارشناسان بررسی‌کننده و مجریان پیشنهادها و حسب میزان مشارکت و کمک آن‌ها در اجرا و ابلاغ آن به واحد ذی‌ربط با امضای رئیس شورا برای پرداخت.

7. تعیین و تصویب مشوق‌های عمومی به منظور تقویت فرهنگ مشارکت میان کارکنان، از محل منافع نظام پیشنهاد

تبصره: شورا می‌تواند بخشی از وظایف خود را به گروه کارشناسی و یا کمیته‌های تخصصی واگذار کند.

1. دریافت و ثبت پیشنهادها

2. برنامه‌ریزی برای ایجاد زمینه شکوفایی و رشد خلاقیت در کارکنان

3. نظارت بر حسن اجرای پیشنهادهای مصوب و بررسی اثربخشی آن‌ها و گزارش به شورا

4. تهیه گزارش عملکرد سالانه نظام پیشنهادها و نحوه عملکرد گروه‌های ارزیابی و ارائه آن به شورا و سایر مراجع ذی‌صلاح

5. برگزاری جلسات شورای نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها

6. پیگیری اجرای مصوبات شورا

7. ارجاع پیشنهادهای مصوب برای اجرا و پیگیری مراحل اجرای آن

8. ارائه گزارش کامل اجرای پیشنهاد به شورا، پس از پایان فرایند اجرای پیشنهاد و یا بهره‌برداری از آن

9. اعلام وضعیت پیشنهادهای دریافتی به کارکنان به صورت مستمر

10. اطلاع‌رسانی موضوعات اولویت‌دار اعلام شده توسط شورا بر حسب ضرورت (بذر پیشنهاد)

11. پیشنهاد اجرای فعالیت‌های آموزشی و فرهنگی مناسب به منظور گسترش نظام پذیرش پیشنهادها به شورا (مانند برگزاری سمینارها، همایش‌ها، بازدیدها، دوره‌های آموزشی و...)

12. گردآوری منابع و کتاب‌های مرجع علمی، تجربیات و دستاوردهای سایر سازمان‌ها در زمینه نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها

13. انجام مکاتبات ضروری نظام پیشنهادها در حدود تعیین شده توسط شورا.

14. ثبت و نگهداری سوابق پیشنهادها از مرحله دریافت تا دریافت نتیجه و تشکیل بانک اطلاعات نظام پیشنهادها

1. میزان صرفه جویی حاصل از اجرای پیشنهاد و اثربخشی آن به وسیله کارشناس یا واحد ذی‌ربط محاسبه و به تأیید شورا می‌رسد.

2. پرداخت پاداش برای پیشنهادهای کمی که توسط شورا مورد تصویب قرار گرفته است، در 3 مرحله انجام می‌شود:

الف - پس از تصویب و ابلاغ برای اجرا توسط شورا (%20 پاداش مصوب)

ب -3 ماه پس از شروع اجرای پیشنهاد (%20 پاداش مصوب)

ج - در پایان اجرای پیشنهاد و کسب منافع مورد انتظار از آن با تأیید شورا (%60 پاداش مصوب)

3. میزان پاداش پیشنهادهای کمی بنا به تشخیص شورا معادل حداکثر %5 از صرفه‌جویی‌ها و منافع مالی قابل کسب در یک دوره یک ساله است.

4. پاداش پیشنهادهای کیفی پس از اجرای کامل پیشنهاد پرداخت می‌گردد.

5. میزان پاداش پیشنهادهای کیفی بر اساس میزان تأثیر آن‌ها در اجرای مطلوب و به هنگام برنامه‌های تحول اداری، افزایش بهره‌وری، بهبود فضای کار، بهبود ارائه خدمات، افزایش رضایتمندی مردم و کارکنان، تمرکززدایی، بهبود ساختار سازمانی، بهبود فرایندهای انجام کار و مانند این‌ها توسط شورا برآورد و تعیین می‌شود.

6. پاداش پیشنهادهای کیفی می‌تواند به صورت غیر نقدی مانند اعزام به سفرهای زیارتی، اعمال تشویق‌های کتبی، اهدای کالا، درج امتیاز در فرم ارزشیابی، بهره‌گیری از ظرفیت‌های ماده 68 قانون مدیریت خدمات کشوری و مانند این‌ها باشد.

7. در صورتی که پس از اجرای پیشنهاد با بررسی‌ها و گزارش‌های نتایج اجرا مشخص شود که اجرای پیشنهاد منجر به کسب منافع بیشتری از میزان برآوردی شده است پاداش پیشنهاد دوباره محاسبه و و مابه‌التفاوت آن به پیشنهاددهنده پرداخت می‌شود.