آیین‌نامه تحریردفاتر

شماره: 118/148/211

تاریخ: 1382/01/18

پیوست:

 

سازمان امور اقتصادی ودارایی استان

 شورای عالی مالیاتی

 اداره کل

دفتر فنی مالیاتی

 دفتر

هیات عالی انتظامی مالیاتی

 دبیرخانه هیاتهای موضوع ماده 251 مکرر

 دادستانی انتظامی مالیاتی

دانشکده امور اقتصادی

پژوهشکده امور اقتصادی

 سازمان حسابرسی

 جامعه حسابداران رسمی

 

 آیین‌نامه مربوط به روش نگاهداری دفاتر و اسناد و مدارک و نحوه ثبت وقایع مالی و چگونگی تنظیم صورت‌های مالی نهایی موضوع تبصره 2 ماده 95 اصلاحی قانون مالیات‌های مستقیم مصوب 1380/11/27 که به تصویب وزیر محترم امور اقتصادی و دارایی رسیده است جهت اجرا ابلاغ می‌گردد.

 

 

 

 

 

 ماده 1) مقررات این آیین‌نامه شامل مودیانی است که در موعد مقرر در قانون مالیات‌های مستقیم مصوب 1366/12/03 و اصلاحیه‌های بعدی آن ترازنامه و حساب سود وزیان و یا حسب مورد حساب درآمد و هزینه و حساب سود وزیان خود را با رعایت مقررات مربوط تسلیم می‌نمایند .

تبصره – مودیانی در انتخاب یکی از رویه‌های حسابداری بر اساس استانداردهای پذیرفته شده مجازند و در سال‌های بعد باید همان رویه را اعمال نمایند. در صورتی که به جهات مشخصی تغییر رویه داده باشند مکلفند اثرات حاصل از تغییر رویه با بر صورت‌های مالی مشخص و طی یادداشتی جداگانه به امور مالیاتی تسلیم نمایند .

 

 

ماده 2) دفاتر مشمول این آیین‌نامه عبارت است از کلیه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک یا جدا از یکدیگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هرینه ) که قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری درآن ها، دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب سال 1311 از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالیاتی ذیربط حسب مورد امضا، پلمب و ثبت گردیده و به فارسی و با خودنویس یا خودکار تحریر شده باشد.

 تبصره 1- اشتباه در شماره‌گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پلمب دفاتر در مراجع مذکور موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود.

 تبصره 2- از پلمب خارج شدن یکی از دفاتر روزنامه یا کل موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود. مشروط بر آنکه ضمن اعلام مراتب به اداره امور مالیاتی، اقدام به پلمب مجدد دفتر مذکور شود یا پس از بستن ذیل آخرین ثبت دفتر قبلی ادامه فعالیت در دفتر پلمب شده دیگر شده دیگر ثبت گردد.

 تبصره 3- ادارات امور مالیاتی موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمب شده واصله از اداره ثبت اسناد و همجنین فهرست دفاتر مشاغل ثبت و امضا شده از ناحیه خود را به ادارات امور مالیاتی مربوط ارسال نمایند.

ماده 3) مودیان مشمول این آیین‌نامه مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر امضا، پلمب وثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند، مگر اینکه در اثنا سال بعلت تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت مجاز هستند دفاتر جدید امضا، ، پلمب و ثبت نمایند و با رعایت مقررات ماده 16 این آیین‌نامه ادامه عملیات مالی را در دفاتر جدید ثبت کنند. درج تعداد ومشخصات دفاتر ماخوذه برای استفاده در هر سال مالی، در اظهارنامه مالیاتی مربوط به آن سال الزامی است.

 ماده 4) دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه معاملات وسایر رویدادهای مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و موازین و استانداردهای پذیرفته شده حسابداری و به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت نمایند.

تبصره – نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.

 ماده 5) دفتر کل دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل یا کدگذاری حساب ها در صفحات مخصوص آن ثبت می‌شود به ترتیبی که تنظیم حساب سود وزیان و ترازنامه از آن امکان پذیر باشد.

 ماده 6) دفتر مشترک روزنامه وکل دفتری است که دارای ستون‌هایی برای سرفصل حساب‌های متفاوت باشد، به طوری که اشخاص حقوقی و حقیقی با ثبت و نگهداری دفتر مذکور برطبق اصول و ضوابط و استانداردهای حسابداری، بتوانند نتایج عملیات خود را از آن استخراج و حساب سود وزیان و ترازنامه تهیه نمایند.

 ماده 7) دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) دفتری است که حداقل دارای ستون‌هایی برای درج تاریخ، شرح معاملات، درآمد، هزینه و دارایی‌های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت گردد به طوری که در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و تنظیم حساب سود زیان از آن امکان پذیر باشد.

 

 

ماده 8) دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و مجزی ساختن هر یک از حساب‌های دفتر کل برحسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارت‌های حساب اعم از آنکه بوسیله دست یا ماشین تهیه شده باشد در حکم دفاتر معین است.

 ماده 9) سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی به حساب‌هایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می‌شود و پس از امضا مراجع ذی‌صلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر می‌باشد.

 ماده 10) مدارک حساب عبارت از مستنداتی است که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری و دفاتر بر مبنای آن‌ها تنظیم و تحریر  می‌گردد.

 

 ماده 11) مودیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می‌نمایند باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مودیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل (دفتر درآمد وهزینه) باید هرگونه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی‌های قابل استهلاک خود را طبق مقررات این آیین‌نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حساب ها از ماشین‌های الکترونیکی و کارت‌های حساب استفاده شود.

 تبصره – در خصوص اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل موضوع بند الف ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم، اشتباهات حسابداری در صورت ارایه مستندات مربوط چنانچه بر پایه استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح شود به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

 ماده 12) مودیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل می‌توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه‌های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند. مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آن‌ها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. اقلام درآمد و هزینه و خرید وفروش دارایی‌های قابل استهلاک که در حدود متعارف متکی به اسناد و مدارک است، می‌بایست پس از ثبت در دفتر مشاغل، اسناد ومدارک مربوط به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی ماموران تشخیص مالیات قابل استفاده باشد نگهداری گردد.

 ماده 13) در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می‌شود، کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمد ها و هزینه‌های و خرید و فروش دارایی‌های قابل استههلاک باید در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.

 تبصره 1- تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تاخیر تحریر شناخته  نمی شود و هرگاه انجام و ختم این گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد.

 تبصره 2- تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سو استفاده نباشد تا 15 روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیات 3 نفری موضوع بند 3 ماده 97قانون مالیات‌های مستقیم مصوب 1366/12/03 و اصلاحیه‌های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

 تبصره 3- در مواردی که دفاتر موضوع این آیین‌نامه توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مودی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف سی روز دفاتر جدید امضا، پلمب و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تاخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

 تبصره 4- تاخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید التاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود.

 ماده 14) کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.

 ماده 15) اشخاص ملزم به نگهداری دفاتر روزنامه و کل که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش‌های حسابداری خلاشه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر پلمب شده باشند، حداکثر تا 4 ماه پس از سال مالیاتی و در غیر اینصورت کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی شعبه یا شعب خود را ظرف مهلت سی روز از تاریخ وقوع در دفتر روزنامه مرکز ثبت کنند.

ماده 16) امضا و پلمب دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضا و پلمب هیچگونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تاخیر امضا پلمب تا د مجاز مقرر در تبصره‌های 3 و4 ماده 13 این آیین‌نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده 14 این آیین‌نامه در مورد دفتر کل، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد .

ماده 17) مودیانی که از سیستم‌های الکترونیکی استفاده می‌نمایند، موظفند خلاصه عملیات داده شده به ماشین‌های الکترونیکی طی هر ماه را تحت سر فصل‌های دفتر کل حداکثر تا پایان ماه بعد در دفاتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت نمایند علاوه بر این بمنظور تسهیل رسیدگی باید دستورالعمل‌های نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند. ضمنا مودیان مذکور مکلفند هر سه ماه یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین‌های الکترونیکی را حداکثر 10 روز پس از پایان سه ماه به اداره امور مالیاتی مربوطه تسلیم نمایند.

 

 ماده 18) اشخاص حقوقی و مشمولین بند (الف) ماده 96قانون مالیات‌های مستقیم مصوب 1380/11/27 مکلفند صورت‌های مالی نهایی خود را با رعایت استاندارد حسابداری شماره یک که از طرف مراجع ذیربط اعلام گردیده و از تاریخ 1380/01/01 لازم‌الاجرا می‌باشد، تهیه و تنظیم نمایند.

 تبصره – اشخاص یاد شده مکلفند صورت‌های مالی نهایی خود را براساس آخرین استاندارد حسابداری که از طرف مراجع ذیربط اعلام می‌شود، تهیه و تنظیم نمایند .

ماده 19) مشمولین بند (ب) ماده 96 قانون مالیات‌های مستقیم مصوب 1380/11/27 مکلفند حساب درآمد و هزینه سال مالی خود که حداقل نشان دهنده فروش کالا، درآمد حاصل از خدمات در ستون درآمد و خرید کالا، هزینه استهلاک دارایی‌ها و جمع سایر هزینه ها در ستون هزینه باشد را با درج نتیجه عملیات (سودیا زیان) تهیه و تنظیم نمایند تبصره – مودیان یاد شده می‌توانند موجودی کالای فروش نرفته در پایان سال مالی را جز اقلام هزینه سال خرید منظور نمایند.

 

 

 موارد رد دفاتر:

 ماده 20) تخلف از تکالیف مقرر در این آیین‌نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می‌باشد :

1- در صورتی که دفاتر ارایه شده از پلمب خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.

2- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.

3- تراشیدن، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سو استفاده.

4- تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مندرج در تبصره‌های 2 الی 4 ماده 13 و ماده 17 و تاخیر تحریر دفتر کا زاید بر حد مجاز مندرج در ماده 14 این آیین‌نامه.

5- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکزی طبق مقررات ماده 15 این آیین‌نامه.

6- در اجرای مقررات تبصره 3 ماده 13 این آیین‌نامه در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای مودی از دسترس وی خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تایید اداره امور مالیاتی ذیربط قرار نگیرد.

7- عـدم ارایـه دسـتور العـمل هـای نـحوه کـار با نرم افـزارهـای مـالی مـورد استفـاده در مورد اشخاصی که از سیستم‌های الکترونیکی استفاده می‌نمایند.

8- عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی یا دفتر مشاغل حسب مورد که به شرح ماده 17 این آیین‌نامه تهیه و تنظیم گردیده با اطلاعات موجود در سیستم‌های الکترونیکی، در مورد اشخاصی که از  سیستم‌های مذکور استفاده می‌نمایند.

 9- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل بمنظور سو استفاده.

10-عدم ارایه یک یا چند جلد از دفاتر امضا، پلمب و ثبت شده نانویس.

11-درصورتی که ثابت شود اسناد ثبت شده در ماشین‌های الکترونیکی ظرف مهلت‌های مقرر در مواد 13، 14 و 17 آیین‌نامه (با در نظر گرفتن مقررات تبصره‌های ماده 13) قطعی نشده باشد. (هرگونه اصلاحات مربوط به عملیات و رویدادهای مالی مربوط به قبل از قطعیت به قبل از قطعیت اسناد باید در همان سال از طریق ثبت های حسابداری اصلاح گردد)

12- تهیه و تنظیم صورت‌های مالی بدون رعایت مقررات ماده 18 این آیین‌نامه برای اشخاص حقوقی مشمولین بند الف ماده 96 قانون مالیات‌های مستقیم مصوب 1380/11/27.

13- اشتباه حساب حاصل از ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11 این آیین‌نامه اقدام نشده باشد.

14- در صورتیکه مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص ماده 169 قانون مالیات‌های مستقیم استفاده ننماید.

ماده 21) هیات سه نفری حسابرسان موضوع بند 3 ماده 97قانون مالیات‌های مستقیم، در صورتیکه با توجه به دلایل توجیهی مودی و نحوه تحریر دفاتر و رعایت استانداردهای حسابداری و درجه اهمیت ایرادات مطروحه از سوی اداره امور مالیاتی و رعایت واقعیت امر، احراز نمایند که ایرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللی وارد نمینماید، میتوانند نظر خود را مبنی بر قبولی دفاتر و اسناد ومدارک اعلام نمایند.

 این آیین‌نامه در اجرای تبصره (2) ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم مصوب 1380/11/27 به پیشنهاد شماره 384/211 تاریخ 1382/01/10 سازمان امور مالیاتی کشور در پنج فصل و بیست ویک ماده و دوازده تبصره در تاریخ 1382/01/10 به تصویب وزیر امور اقتصادی و دارایی رسید و مقررات آن از اول فـروردیـن سال 82 لازم الاجـرا بـوده و نـسبت به اشـخاص حقـوقـی کـه سـال مـالی آنـها با سال شـمسی منطبق نباشد، در مورد سال مالی که از 1382/01/01 به بعد آغاز میگردد جاری بوده و نسبت به سال مالی قبل از آن مفاد آیین‌نامه قبلی مجری می‌باشد.