آموزش ثبت کارکرد و محاسبه حقوق در نرم‌افزار حقوق و دستمزد درسان

بازگشت

148

آموزش ثبت کارکرد و محاسبه حقوق در نرم‌افزار حقوق و دستمزد درسان

آموزش کاربردی حقوق و دستمزد درسان

از ورود اطلاعات کارکرد تا محاسبه و نهایی‌سازی حقوق

در این آموزش، مسیر کامل ثبت کارکرد ماهانه کارکنان در نرم‌افزار حقوق و دستمزد درسان بررسی می‌شود؛ از آماده‌سازی اطلاعات شرکت، کارکنان و قراردادها تا ورود دستی یا گروهی کارکرد با اکسل، تعریف مزایا و کسورات، کنترل ترک کار، تفکیک کارکرد میان ردیف‌های پیمان و در نهایت محاسبه و نهایی‌سازی حقوق.

1

پیش‌نیازهای ثبت کارکرد ماهانه

پیش از ورود به فرم کارکرد، اطلاعات پایه باید کامل باشد تا سامانه بتواند محاسبات را بر اساس قرارداد هر کارمند انجام دهد.

تعریف شرکت و دوره

شرکت، سال و ماه موردنظر را انتخاب کنید تا کارکرد در دوره صحیح ثبت شود.

تعریف کارکنان

مشخصات هویتی و استخدامی کارکنان، از جمله کد ملی یا شماره پرسنلی، باید در پرونده آنان ثبت شده باشد.

ثبت قرارداد

حقوق پایه، پایه سنوات، نوع قرارداد، مبنای روز و ساعت و سایر اطلاعات ثابت از قرارداد خوانده می‌شود.

ساختارهای پیمانکاری

در شرکت‌های پیمانکاری، «دفتر مرکزی» و «ردیف‌های پیمان» را تکمیل کنید. کد کارگاهی ردیف‌های یک پیمان معمولاً یکسان است.

نکته کنترلی:

اگر قرارداد فعال یا اطلاعات پایه کارمند ناقص باشد، ثبت و محاسبه کارکرد با خطا یا نتیجه ناقص مواجه می‌شود. پیش از شروع، وضعیت قراردادهای دوره را بررسی کنید.

2

ایجاد کارکرد و ورود اطلاعات کارکنان

پس از انتخاب دوره، فهرست کارکنان و قراردادهای فعال نمایش داده می‌شود و می‌توانید اطلاعات را به‌صورت دستی یا گروهی وارد کنید.

ثبت مستقیم در سامانه

ورود روزهای کارکرد، ساعات اضافه‌کار و سایر مقادیر متغیر برای هر کارمند.
ثبت مبلغ آیتم‌هایی که به‌صورت ریالی و غیرمستمر در همان ماه ایجاد شده‌اند.
مشاهده و کنترل اطلاعات هر کارمند پیش از محاسبه نهایی.

ورود گروهی با اکسل

دریافت قالب اکسل متناسب با آیتم‌های فعال‌شده در سامانه.
تکمیل اطلاعات بر اساس کد ملی یا شماره پرسنلی کارکنان.
ایمپورت فایل تکمیل‌شده و انتقال سریع اطلاعات حضور و غیاب و کارکرد.

هماهنگی با دستگاه حضور و غیاب:

خروجی دستگاه حضور و غیاب را می‌توان بر اساس قالب استاندارد نرم‌افزار تنظیم و سپس در بخش کارکرد ایمپورت کرد. عنوان ستون‌ها و ساختار فایل دریافتی از سامانه را تغییر ندهید.

3

فعال‌سازی مزایا، کسورات و آیتم‌های اختصاصی

آیتم‌های رایج حقوق و دستمزد از قبل در سامانه تعریف شده‌اند و با فعال‌سازی هر مورد، فیلد مربوط در کارکرد ماهانه و قالب اکسل ظاهر می‌شود.

الف

آیتم‌های آماده

اضافه‌کار، حق مأموریت، حق شیفت، تعطیل‌کاری و سایر مزایا و کسورات رایج با تنظیمات اولیه در دسترس هستند. برای استفاده، آیتم موردنظر را فعال کنید.

ب

تعریف مزایا و کسورات خاص

برای آیتم اختصاصی می‌توانید ماهیت آن را مشخص کنید: مستمر یا غیرمستمر، مشمول یا غیرمشمول مالیات، مشمول یا غیرمشمول بیمه و نقدی یا غیرنقدی.

پ

تعیین محل ثبت مبلغ

مبلغ مزایای مستمر در قرارداد کارمند نگهداری می‌شود؛ اما مزایا و کسورات غیرمستمر، متناسب با اتفاقات همان ماه، در کارکرد ماهانه وارد می‌شوند.

ت

بیمه تکمیلی

بیمه تکمیلی هم بخش تخصصی برای تعریف و قسط‌بندی دارد و هم در صورت نیاز می‌تواند به‌صورت مبلغ ریالی در کارکرد ماهانه ثبت شود.

4

منطق محاسبه آیتم‌ها به زبان ساده

هر آیتم محاسباتی از سه بخش تشکیل می‌شود. انتخاب درست این سه بخش تعیین می‌کند مبلغ نهایی بر اساس روز، ساعت یا مبلغ ثابت چگونه محاسبه شود.

1

متغیر ضرب‌شونده

مقداری که در کارکرد وارد می‌شود؛ مانند تعداد روز، ساعت اضافه‌کار، تعداد مأموریت یا مقدار یک شاخص دیگر.

×

2

صورت کسر یا مبنای مبلغ

فرمول یا مبلغ پایه؛ مانند حقوق پایه، حقوق پایه به‌علاوه پایه سنوات یا یک نرخ ریالی ثابت.

÷

3

مخرج کسر

مبنای قرارداد برای تبدیل مبلغ؛ مانند 30 روز، 31 روز، ساعت ماهانه، ماه کامل یا سال.

نمونه محاسبه روزانه

اگر متغیر «روز کارکرد» و مبنای مبلغ «حقوق پایه + پایه سنوات» باشد، سامانه ابتدا مبلغ روزانه را بر اساس مخرج قرارداد محاسبه می‌کند و سپس آن را در تعداد روزهای ثبت‌شده ضرب می‌کند.

ریال ثابت را دقیق تعریف کنید:

هنگام تعریف مبلغ ثابت مشخص کنید رقم واردشده مربوط به «یک روز» است یا «ماه کامل». انتخاب نادرست این گزینه، مخرج کسر و مبلغ نهایی را تغییر می‌دهد.

5

ثبت اضافه‌کار و آیتم‌های وابسته به زمان

پس از فعال‌سازی اضافه‌کار، فیلد ساعت در فرم کارکرد و ستون مربوط در قالب اکسل در دسترس قرار می‌گیرد.

ساعات اضافه‌کار را می‌توان برای هر کارمند به‌صورت دستی ثبت کرد.
برای تعداد زیاد کارکنان، ساعات را در فایل اکسل وارد و سپس ایمپورت کنید.
مبنای محاسبه اضافه‌کار بر اساس تنظیمات آیتم و مؤلفه‌های «به تبع شغل» یا «فوق‌العاده» تعیین می‌شود.
پیش از محاسبه، ساعت واردشده و فرمول انتخاب‌شده را با قرارداد و ضوابط شرکت تطبیق دهید.

6

کنترل ترک کار، قرارداد و ردیف‌های پیمان

بخش کارکرد فقط برای ورود اعداد نیست؛ برخی تغییرات مهم استخدامی و قراردادی نیز از همین مسیر کنترل و در پرونده کارمند ثبت می‌شود.

ثبت ترک کار

اگر کارکرد کارمند کمتر از ماه کامل باشد و علت «ترک کار» انتخاب شود، سامانه تاریخ پایان کار را درخواست می‌کند. پس از تأیید، تاریخ پایان قرارداد به‌صورت خودکار اصلاح و در پرونده کارمند ثبت می‌شود.

چند ردیف پیمان یا مرکز هزینه

یک کارمند می‌تواند در یک ماه میان چند ردیف پیمان یا مرکز هزینه فعالیت داشته باشد؛ برای نمونه 10 روز در یک پیمان و 21 روز در پیمان دیگر. کارکرد هر ردیف جداگانه ثبت و محاسبه می‌شود.

کنترل جمع روزهای ماه

هنگام توزیع کارکرد میان چند ردیف، مجموع روزهای ثبت‌شده را کنترل کنید تا بیشتر از ظرفیت همان ماه یا مغایر با وضعیت قرارداد نباشد.

کنترل پیام‌های سامانه

هشدارهای نمایش‌داده‌شده در فهرست کارکرد را پیش از نهایی‌سازی بررسی کنید؛ این پیام‌ها معمولاً به نقص قرارداد، کارکرد ناقص یا اطلاعات نیازمند تأیید مربوط هستند.

7

ثبت، محاسبه و نهایی‌سازی حقوق

پس از تکمیل کارکرد همه کارکنان، محاسبات را اجرا و نتیجه را پیش از نهایی‌سازی کنترل کنید.

1

ثبت اطلاعات کارکرد

مقادیر روز، ساعت، مزایا، کسورات و اطلاعات پیمان هر کارمند را ذخیره کنید.
2

ثبت و محاسبه

سامانه مبلغ هر آیتم را با توجه به قرارداد، فرمول، مبنای روز و ساعت و مقادیر کارکرد محاسبه می‌کند.
3

بازبینی محاسبات

حقوق پایه، مزایا، اضافه‌کار، کسورات، بیمه و مالیات را برای موارد نمونه و کارکنان دارای شرایط خاص کنترل کنید.
4

نهایی‌سازی

پس از اطمینان از صحت اطلاعات، دوره را نهایی کنید تا گزارش‌ها و خروجی‌های بعدی بر اساس اطلاعات تأییدشده تهیه شوند.

8

چک‌لیست پیش از نهایی‌سازی کارکرد

این کنترل کوتاه، احتمال مغایرت در محاسبه حقوق و خروجی‌های بیمه و مالیات را کاهش می‌دهد.

قرارداد فعال و اطلاعات پایه همه کارکنان کنترل شده است. روزهای کارکرد و تاریخ ترک کار با وضعیت واقعی کارکنان تطبیق دارد. ساعات اضافه‌کار و سایر مقادیر متغیر بررسی شده است. مزایا و کسورات مستمر و غیرمستمر در محل صحیح ثبت شده‌اند. مجموع کارکرد کارکنان دارای چند ردیف پیمان کنترل شده است. فایل اکسل بدون تغییر در عنوان و ساختار ستون‌ها ایمپورت شده است. پیام‌ها و هشدارهای سامانه پیش از نهایی‌سازی برطرف شده‌اند. محاسبات چند کارمند نمونه با قرارداد و اسناد کارکرد تطبیق داده شده است.

مرحله بعد از ثبت کارکرد

پس از نهایی‌سازی، اطلاعات آماده استفاده در گزارش‌های حقوق و دستمزد، فیش حقوقی، خروجی‌های بیمه و سایر گزارش‌های استاندارد سامانه خواهد بود. نحوه تهیه این خروجی‌ها در آموزش‌های بعدی بررسی می‌شود.

ثبت نظر