مشاهده ویدیو آموزشی سامانه بیتا جهت ارسال صورتحساب سامانه مؤدیان
این ویدیو بهصورت مرحلهبهمرحله، روش دریافت خروجی از بیتا، بارگذاری در درسان و رفع خطاهای متداول را آموزش میدهد.
الگوی پیشنهادی: بارنامه بیتا – کلی
نوع صورتحساب: نوع 1 (بارنامه)
تبدیلهای خودکار: حدود 95٪
اگر در ارسال صورتحساب الگوی بارنامه (خصوصاً خروجیهای بیتا) با خطاهایی مانند «ردیف خالی/جمع»،
«شناسه کالای حملشده 270…»، «کد شهر مبدأ/مقصد»، «تشخیص نوع طرف حساب» یا «ابطالیها» روبهرو هستید،
این ویدیو و توضیحات زیر دقیقاً برای همین سناریو تهیه شده است. مراحل را به ترتیب انجام دهید.
1) دریافت خروجی صحیح از سامانه بیتا (پایهی جلوگیری از خطا)
- در سامانه حمل وارد مسیر گزارشات → جزئیات بارنامه شوید.
- بازه زمانی موردنظر را انتخاب کنید.
- حتماً گزارش «پیشفرض» را انتخاب کنید؛ اگر گزارش سفارشی دیگری ساختهاید، برای این الگو ضروری نیست.
- خروجی را به صورت Excel دریافت کنید.
نکته بسیار مهم (سطر جمع)
بیتا در انتهای فایل اکسل معمولاً یک سطر «جمع/تجمیع» اضافه میکند. این سطر در بارگذاری دستهای باعث خطا میشود
(مثلاً «ردیف X نمیتواند خالی باشد»). قبل از بارگذاری، آخرین ردیف/ردیفهای تجمیعی را حذف کنید.
2) بارگذاری در نرمافزار واسط درسان
- از منوی بارگذاری، گزینه بارگذاری دستهای را انتخاب کنید.
- فایل اکسل خروجی بیتا را انتخاب نمایید.
- در انتخاب الگو، دقیقاً گزینه «الگوی بارنامه بیتا – کلی» را انتخاب کنید.
- ثبت را انجام دهید تا ردیفها وارد پیشنویس شوند.
3) رفع خطاهای متداول پس از بارگذاری
الف) خطای «ردیف خالی» یا «خطای سطر انتهایی»
- علت رایج: وجود سطر «جمع» یا ردیفهای غیر دیتای بیتا در انتهای اکسل.
- راهحل: آخرین ردیف/ردیفهای تجمیعی را حذف کنید و دوباره بارگذاری نمایید.
ب) خطای «شناسه کالای حملشده» (کدهای 270…)
شناسههای درجشده در خروجی بیتا معمولاً با 270 شروع میشوند. این شناسهها مربوط به سامانه حمل (لوجستیک) هستند
و بهصورت مستقیم با سامانه مؤدیان سازگار نیستند.
- در درسان، حدود 95٪ این موارد قبلاً شناسایی و بهصورت خودکار تبدیل شدهاند.
- اگر چند ردیف خطا داد (نمونههای رایج: ردیفهای مشخصی از فایل)، همان ردیفها را بررسی کنید.
- شرح بار/کالا معمولاً در فایل آمده است؛ همان را مبنا قرار دهید (مثلاً «اوره صنعتی»، «مواد اولیه چسب» و …).
- در درسان، از جستجوی شناسه کالا/خدمت سامانه مؤدیان، شناسه صحیح را انتخاب و ثبت کنید.
توصیه
اگر بین چند گزینه مردد بودید، معمولاً انتخاب شناسهای که عدد کوچکتری دارد مناسبتر است.
پ) ردیفهای ابطالی
- در برخی خروجیها ممکن است ردیفهایی با وضعیت ابطالی وجود داشته باشد.
- این ردیفها نباید وارد بارگذاری شوند و لازم است قبل از ایمپورت از اکسل حذف گردند.
4) تشخیص نوع طرف حساب (حقیقی / حقوقی / مشارکت مدنی)
در الگوی بیتا، نوع طرف حساب در درسان بهصورت خودکار محاسبه میشود (بر اساس طول و ساختار شناسهها).
نمونه منطق اجرایی:
- حقیقی: کد ملی 10 رقمی (معمولاً همراه با کد پستی).
- حقوقی: شناسه/کد 11 رقمی (در شرایط متداول).
- مشارکت مدنی: برخی شناسههای 11 رقمی با الگوی مشخص.
هشدار مهم (بارنامه نوع 1)
در صورتحساب نوع 1 (بارنامه)، صدور برای مصرفکننده نهایی امکانپذیر نیست.
اگر اطلاعاتی مثل کد ملی و کد پستی ناقص باشد، طرف حساب ممکن است در حکم مصرفکننده تشخیص داده شود و ارسال با خطا مواجه گردد.
5) تبدیل کد شهر مبدأ و مقصد (اتوماتیک در درسان)
کدهای شهر در بیتا با استاندارد سامانه مؤدیان متفاوت است. در الگوی اختصاصی درسان، این کدها برای هزاران شهر
از پیش تبدیل و نقشهگذاری شدهاند؛ بنابراین نیازی به اصلاح دستی ندارید.
6) مقادیر پیشفرض (Default) در الگو
این موارد در الگوی پیشفرض برای کاهش خطا و افزایش سرعت ثبت، ثابت/دیفالت شدهاند:
- موضوع صورتحساب: فروش
- نرخ مالیات بر ارزش افزوده: 0 (مطابق بارنامه)
- نوع بارنامه: جادهای
- شناسه خدمت ثابت: حمل و نقل عمومی بار/مسافر
- نام خدمت در سطرها: خدمات حمل و نقل (قابل تغییر)
- کالا/خدمت حسابداری: معمولاً یک خدمت ثابت حملونقل
7) شخصیسازی الگو (طبق نیاز شرکت شما)
اگر با برخی دیفالتهای الگو موافق نیستید یا سیاست داخلی شرکت متفاوت است، میتوانید الگو را کپی کنید و تغییرات دلخواه را اعمال نمایید.
موارد پرکاربرد برای شخصیسازی:
- شماره فاکتور: میتواند به جای «شماره حواله»، برابر با شماره بارنامه تنظیم شود.
- نام خدمت/کالا: میتوانید متن «خدمات حمل و نقل» را مطابق ادبیات شرکت تغییر دهید.
- سایر ستونها: در صورت نیاز به تغییر ستونهای ورودی، الگوی کپیشده را ویرایش کنید تا با خروجی اکسل شما منطبق شود.
8) نکات اجرایی برای ارسال سریعتر و بدون اتلاف وقت
- قبل از بارگذاری، همیشه انتهای اکسل را بررسی کنید (سطر جمع/ابطالیها).
- اگر چند ردیف شناسه نامشخص بود، ابتدا آنها را از روی شرح بار شناسایی کنید و سپس شناسه مؤدیان را انتخاب نمایید.
- پس از اولین اصلاح، الگوی کپیشده خودتان را ذخیره کنید تا دفعات بعد سریعتر انجام شود.
- هدف درسان در این الگو: کاهش ثبت دستی و امکان ارسال گروهی با حداقل خطا.
جمعبندی
- با الگوی اختصاصی بیتا در درسان، حدود 95٪ تطبیقها بهصورت خودکار انجام میشود.
- نیاز به بررسی دستی فقط در موارد شناسههای نامشخص یا اطلاعات ناقص طرف حساب است.
- الگو قابل ویرایش و قابل شخصیسازی مطابق فرآیندهای شرکت شماست.
- امکان ایمپورت سریع و ارسال گروهی صورتحسابها با کمترین اتلاف وقت فراهم است.
لینکهای کاربردی درسان (مالی و مالیاتی)
