آئین‌نامه قانون دفاتراسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران

شماره 100/1302/9000 1400/01/14

جناب آقای دکتر اکبرپور

رییس محترم هیات مدیره و مدیرعامل روزنامه رسمی کشور

تصویر آئین‌نامه شماره 100/583/9000 مورخ 1400/01/10 ریاست محترم قوه قضاییه در خصوص «قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران» جهت درج در روزنامه رسمی به پیوست ایفا می‌گردد.

مدیرکل دبیرخانه قوه قضاییه ـ دکتر محسن محدث

شماره 100/583/9000 1400/01/10

آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران

در اجرای ماده 75 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران و بنا به پیشنهاد رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، "آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران" به شرح مواد آتی است.

فصل اول: کلیات

مبحث اول: اختصارات و تعاریف

ماده 1ـ معانی اصطلاحات و اختصارات آئین‌نامه به شرح زیر می‌باشد:

الف ـ سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور؛

ب ـ قانون: قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1354/04/25 با اصلاحات و الحاقات بعدی؛

پ ـ کانون: کانون سردفتران و دفتریاران مرکز (تهران) و یا هر کانونی که بر اساس ماده (58) قانون در مراکز استان‌ها ایجاد می‌شود؛

ت ـ آئین‌نامه: آئین‌نامه قانون؛

ث ـ دفترخانه: دفترخانه اسناد رسمی موضوع ماده 1 قانون؛

ج ـ سردفتر: شخص موضوع ماده 2 قانون که اداره امور دفترخانه اسناد رسمی را بر عهده دارد؛

چ ـ دفتریار: شخص موضوع ماده 3 قانون که جهت معاونت سردفتر به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر قانون انتخاب می‌شود؛

ح ـ هیات: هیاتی که به منظور مصاحبه با داوطلبان سردفتری و انتخاب سردفتران توسط رییس قوه قضاییه انتخاب می‌شود؛

خ ـ دفتر: دفتر الکترونیکی که اسناد رسمی در آن ثبت می‌شود که این دفتر جایگزین دفتر موضوع ماده 18 قانون است و به صورت برخط (آنلاین) در دسترس سازمان می‌باشد؛

د ـ دادگاه: دادگاه انتظامی سردفتران و دفتریاران؛

ذ ـ دادستان: دادستان انتظامی سردفتران و دفتریاران؛

ر ـ اصحاب سند: اشخاص متقاضی تنظیم سند در دفترخانه.

ماده 2ـ سازمان می‌تواند بخشی از وظایف خود غیر از امور حاکمیتی موضوع ماده 8 قانون مدیریت خدمات کشوری مصوب 1386 با اصلاحات بعدی را به دفترخانه ها واگذار نماید. تعرفه حق‌الزحمه دفترخانه ها، بابت ارایه خدمات واگذار شده توسط سازمان تهیه می‌شود و به تصویب رییس قوه قضاییه می‌رسد.

مبحث دوم : پذیرش سردفتر

ماده 3 ـ سازمان مکلف است پس از کسب اجازه از رییس قوه قضاییه ، جهت رفع نیاز مناطقی که به موجب مقتضیات محلی، اقتصادی، میزان کار و تعداد مراجعان به دفاتر، نیاز به تاسیس دفترخانه دارد، پس از اعلام عمومی، به نحو مقتضی، به شرح زیر نسبت به پذیرش سردفتر اقدام نماید:

الف ـ اعلام عمومی مهلت ثبت نام و شرایط عمومی و اختصاصی لازم جهت ثبت نام داوطلبان؛

ب ـ ثبت نام از واجدین شرایط در مهلت مقرر؛

پ ـ برگزاری آزمون کتبی تستی؛

ت ـ مصاحبه با ثبت نام کنندگان، توسط هیات، پس از پایان مهلت تعیین شده و پذیرش سردفتران مورد نیاز پس از طی مراحل گزینش.

تبصره1ـ حداقل نصاب نمره قبولی در مرحله آزمون کتبی برای مناطق مختلف، توسط سازمان تعیین می‌شود.

تبصره2ـ شرکت سردفتر در دوره‌های آموزشی که در ابتدای شروع به کار و یا در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود الزامی است.

تبصره3ـ داوطلبان هنگام ثبت نام در آزمون سردفتری نباید در هیچ یک از مشاغل مصرح در ماده 15 قانون اشتغال داشته باشند و چنانچه رییس سازمان احراز نماید فردی بدون رعایت این ماده پذیرفته شده یا پس از صدور ابلاغ به یکی از مشاغل مذکور اشتغال یافته است، ابلاغ وی را لغو می‌نماید.

تبصره4ـ تدریس در دانشگاه مانع شغل سردفتری نیست، مشروط به اینکه مستخدم دولت و یا عضو هیات علمی دانشگاه‌ها و موسسات آموزش عالی نبوده و با اذن رییس سازمان باشد.

تبصره5 ـ پذیرش سردفتر محدود به زمان خاص نمی باشد و سازمان می‌تواند بر حسب نیاز به صورت سالانه نسبت به پذیرش سردفتر مطابق مقررات اقدام نماید.

تبصره6 ـ نحوه جذب سردفتر براساس این ماده ، نافی صلاحیت رییس قوه قضاییه برای جذب سردفتر براساس ماده 2 قانون نخواهد بود.

مبحث سوم : تاسیس دفترخانه

ماده 4 ـ سردفتر مکلف است حداکثر ظرف مدت سه ماه پس از ابلاغ پیام الکترونیکی حکم انتصاب سردفتری خود، نسبت به تاسیس دفترخانه و شروع به کار در محدوده محلی که در حکم تعیین شده است، اقدام نماید و در صورت عدم انجام این تکلیف حکم مذکور کان لم یکن تلقی می‌شود.

تبصره1ـ پس از تعیین محل استقرار دفترخانه و تایید آن از طرف اداره ثبت مربوط، هرگونه جابجایی در همان محل، منوط به تایید اداره ثبت همان محل است.

تبصره2ـ تغییر محل دفترخانه از محل تعیین شده، اعم از شهر یا شهرستان یا بخش در حکم سردفتر، به محل دیگر منوط به موافقت و صدور حکم توسط رییس سازمان مطابق دستورالعمل مصوب سازمان است.

تبصره3ـ در صورت ضرورت، رییس سازمان به طور موقت برای سردفتر ابلاغ دفتر سیار در شهر یا محل دیگر صادر می‌کند و با رفع ضرورت، ابلاغ مذکور لغو خواهد شد.

ماده 5 ـ محل دفترخانه باید به‌گونه‌ای باشد که دسترسی و حضور افراد توان خواه و سالمند به سهولت صورت گیرد. مساحت محل دفترخانه با توجه به محل قرار گرفتن و تعداد مراجعان با نظر سازمان تعیین می‌شود و در هر صورت مساحت آن نباید کمتر از 50 متر مربع باشد. در آپارتمان‌هایی که فاقد آسانسور است، دفترخانه نباید در طبقات سوم به بالا مستقر شود. تاسیس دفتر در مجتمع مسکونی آپارتمانی ممنوع است، مگر سردفتر مالک باشد و رضایت کتبی سایر مالکین و بهره‌برداران را اخذ کند.

ماده 6 ـ محل دفترخــانه باید مجـهز به دوربین مداربسته با قابلیت ضبــط صدا و تصویر، کپسول آتش نشانی و مکان مطمین برای نگهداری اسناد و دفاتر ثبتی باشد. وجود دوربین مداربسته باید از قبل به اشخاص اعلام شود.

ماده 7 ـ نصب تابلو مشخصات سردفتر و دفتریار و کارکنان در دفترخانه الزامی است.

ماده 8 ـ تابلو و مهر دفترخانه باید طبق نمونه مصوب سازمان ساخته شود و قید عبارات تبلیغی و القاب در تابلو، مهر و سربرگ دفترخانه ممنوع است.

فصل دوم : انتخاب سردفتران و دفتریاران

مبحث اول : مدارک و شرایط لازم برای انتخاب

ماده 9ـ متقاضیان باید دارای شرایط مقرر در ماده 6 قانون باشند و مدارک مثبت آن را ارایه کنند. تصدیق اجتهاد موضوع بند (4) ماده (6) قانون باید متضمن نام و نام خانوادگی متقاضی و شماره ملی و تاریخ تولد وی با حروف باشد و صحت صدور آن باید به تایید رییس قوه قضاییه یا مرجع مورد تایید ایشان برسد.

تبصره ـ تصدیق‌هایی که دلالت صریح بر اجتهاد متقاضی ندارد و یا بیانگر مراتبی از تحصیلات وی باشد قابل پذیرش نیست.

ماده 10ـ سردفتر موظف است حداکثر ظرف مدت دو ماه پس از آغاز به کار، شخص واجد شرایط را برای تصدی سمت دفتریاری اول موضوع ماده (3) قانون به سازمان معرفی نمایند.

تبصره1ـ داشتن کارت پایان خدمت وظیفه عمومی یا کارت معافیت دایم از خدمت وظیفه عمومی برای آقایان الزامی است.

تبصره2ـ شخص معرفی شده توسط سردفتر در صورت قبولی در آزمون کتبی، طی مراحل گزینش، مصاحبه و احراز صلاحیت، با حکم رییس سازمان منصوب می‌شود و در صورت عدم انتخاب شخص معرفی شده به عنوان دفتریار، سردفتر مکلف است شخص دیگری را معرفی نماید. شرکت دفتریار در دوره‌های آموزشی که در ابتدای شروع به کار و یا در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود الزامی است.

تبصره3ـ در صورت انتخاب دفتریار دوم، پرداخت حقوق وی طبق مقررات بر عهده سردفتر خواهد بود.

ماده 11ـ دفتریار کفیل توسط اداره ثبت محل تعیین می‌شود و دارای حقوق و وظایف و حق‌السهم مساوی با دفتریار اصیل از حق‌التحریر است.

ماده 12ـ انتقال دفتریار از یک دفترخانه به دفترخانه دیگر با موافقت هر دو سردفتر و تایید سازمان امکان پذیر است . در مواردی که سردفتر یا دفتریار بدون دلیل موجه با انتقال مخالفت نماید، سازمان بررسی و اقدام مقتضی به عمل می‌آورد.

مبحث دوم : مراسم سوگند

ماده 13 ـ سردفتران و دفتریاران قبل از اشتغال به سردفتری و دفتریاری به شرح زیر سوگند یاد می‌کنند:

«اینجانب به عنوان سردفتر اسناد رسمی در محضر قرآن کریم به خداوند قادر متعال سوگند یاد میکنم که وظایف محوله را مطابق قوانین، مقررات و نظامات کشور جمهوری اسلامی ایران، به ویــژه قوانین و نظامات مربــوط به دفاتر اسناد رسمی به انجام رسانم و در کمال امانت داری، بیطرفی، اخلاق حرفه‌ای و حفظ حقوق مراجعان و احترام به آنان اقدام نموده و نهایت تلاش خود را به کار برم و شرافت خود را وثیقه این سوگند قرار می دهم».

ماده 14ـ مراسم سوگند با حضور رییس یا معاون امور اسناد سازمان یا مدیرکل امور اسناد و سردفتران و رییس کانون سردفتران و دفتریاران مرکز و در مراکز استان‌ها با حضور مدیرکل ثبت و رییس کانون سردفتران و دفتریاران استان برگزار می‌شود و متن سوگندنامه به امضای سردفتر یا دفتریار و حسب مورد به امضای مدیرکل امور اسناد و سردفتران یا مدیرکل ثبت استان مربوط می‌رسد و در پرونده سردفتر یا دفتریار ضبط می‌شود.

مبحث سوم: تضامین

ماده 15ـ شروع به کار سردفتران و دفتریاران اول و دوم منوط به معرفی ضامن می‌باشد و این کار باید به موجب سند رسمی انجام شود. در صورت معرفی ضامن، مسیولیت سردفتر یا دفتریار با ضامن خود تضامنی است. مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر یک میلیارد ریال، دفتریار اول پانصد میلیون ریال و دفتریار دوم سیصد میلیون ریال است. مشمولان این ماده می‌توانند به جای معرفی ضامن معادل مبالغی که مقرر گردیده به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا ضمانت نامه بانکی مبادرت کنند.

تبصره1ـ ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملکی و یا ضمانت نامه بانکی برای جبران خسارت وارده به اشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفتریاران و یا پرداخت جرایم نقدی دادگاه انتظامی است و باید این موضوع در سند رسمی تصریح شود. تبدیل تضمین مجاز می‌باشد.

تبصره2ـ چنانچه ضمانت یا وثیقه یا ضمانت نامه بانکی به جهتی از بین برود یا کلا یا بعضا به مصرف برسد و یا اعتبار و یا ارزش آن به نحو فاحشی کاهش یابد. سردفتر و دفتریار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف یک ماه نسبت به تبدیل ضمانت یا ایداع وثیقه یا ارایه ضمانت نامه بانکی اقدام نماید. در غیر این صورت، سازمان ابلاغ او را لغو می‌نماید.

تبصره3ـ کلیه سردفتران و دفتریاران ملزم به رعایت تطبیق تضمین خود با آئین‌نامه خواهند بود.

تبصره4ـ رییس سازمان می‌تواند در صورت اقتضا هر سه سال متناسب با شاخص بهای کالاها و خدمات مصرفی که توسط بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران به طور رسمی اعلام می‌شود، تعدیل مبالغ تضمین را به رییس قوه قضاییه پیشنهاد نماید.

فصل سوم : انتخابات کانون

ماده 16ـ پنج ماه قبل از پایان هر دوره کانون سردفتران و دفتریاران، رییس سازمان تاریخ انقضای آن دوره را به رییس قوه قضاییه اعلام می‌نماید تا نسبت به تشکیل هیات نظارت بر انتخابات کانون اقدام شود.

تبصره ـ هیات مدیره کانون موظف است شش ماه قبل از انقضا هر دوره مراتب را جهت اجرای این ماده به رییس سازمان اعلام نماید.

ماده 17ـ هیات نظارت در استان تهران مرکب از معاون امور اسناد، مدیرکل امور اسناد و سردفتران، مدیرکل حفاظت و اطلاعات، مدیرکل بازرسی و نظارت بر عملکرد سازمان، دو نفر سردفتر و یک نفر دفتریار شاغل که بیش از ده سال سابقه سردفتری و یا دفتریاری داشته باشند و در دیگر استان‌ها متشکل از مدیرکل، معاون اسناد، رییس حفاظت و اطلاعات، رییس بازرسی و دو نفر سردفتر و یک نفر دفتریار همان استان با انتخاب رییس قوه قضاییه خواهد بود.

تبصره ـ چنانچه در مرکز استانی برای این منظور سردفتر و دفتریار با سابقه بیش از ده سال به حد لازم وجود نداشته باشد، سابقه بیش از پنج سال کفایت می‌کند.

ماده 18ـ سردفتران و دفتریارانی که به عضویت هیات نظارت تعیین می‌شوند حق انتخاب شدن در هیات مدیره را ندارند و همچنین اعضای هیات مدیره کانون اعم از اصلی و علی‌البدل به عضویت هیات نظارت بر انتخابات تعیین نخواهند شد.

ماده 19 ـ اعضای هیات نظارت بر انتخابات باید بلافاصله جهت فراهم نمودن مقدمات انتخابات در محل کانون تشکیل جلسه داده و از میان خود یک نفر را به عنوان رییس و یک نفر را به عنوان نایب رییس و یک نفر را به عنوان دبیر انتخاب نمایند و طی اطلاعیه‌ای در سایت آگهی‌های سازمان و یا به طریقی دیگر که هیات مقتضی تشخیص دهد به سردفتران و دفتریارانی که خود را واجد شرایط عضویت در هیات مدیره کانون می‌دانند اعلام می‌نمایند تا ظرف یک هفته از تاریخ تعیین شده در اطلاعیه نامزدی خود را کتبا به دفتر هیات اعلام دارند. پس از انقضای این مدت هیات نظارت در حداقل زمان ممکن صورت اسامی داوطلبان واجد شرایط عضویت و تاریخ و ساعت شروع و ختم و محل اخذ رای را تعیین و مراتب را به طریق فوق به اطلاع سردفتران و دفتریاران حوزه انتخابیه خواهد رساند.

ماده 20ـ سردفتران و دفتریارانی که نامزدی خود را برای عضویت در هیات مدیره کانون اعلام می‌نمایند باید دارای شرایط زیر باشند:

الف ـ اشتغال به شغل سردفتری و دفتریاری؛

ب ـ حداقل ده سال سابقه سردفتری اسناد رسمی و یا دفتریاری و یا وکالت و یا قضاوت؛

پ ـ تقید به مبانی دینی و احکام اسلامی، انجام واجبات و ترک محرمات؛

ت ـ تعهد و التزام به نظام جمهوری اسلامی ایران، ولایت فقیه و قانون اساسی؛

ث ـ نداشتن پیشینه و محکومیت موثر کیفری؛

ج ـ نداشتن محکومیت انتظامی از درجه 3 به بالا در پنج سال اخیر خدمت خود؛

چ ـ داشتن حسن شهرت؛

ح ـ عدم وابستگی به رژیم منحوس پهلوی و تحکیم پایه‌های رژیم طاغوت؛

خ ـ عدم عضویت و هواداری از گروهک های غیرقانونی و معاند با جمهوری اسلامی؛

د ـ عدم اعتیاد به مسکرات، مواد مخدر و روان گردان.

تبصره1ـ احراز شرایط مذکور با هیات نظارت است. در صورت اختلاف اعضای هیات، رای اکثریت مناط اعتبار است.

تبصره2ـ هیات مکلف است سوابق نامزدها را از حفاظت و اطلاعات سازمان استعلام نماید.

تبصره3ـ استمرار شرایط مندرج در بند (پ) و (ت) ضروری است. در صورتی که صلاحیت سردفتر یا دفتریار زایل شده یا کشف شود از ابتدا فاقد شرایط بوده، رییس سازمان یا هیات نظارت نسبت به عزل آنان از هیات مدیره اقدام می‌نماید.

ماده 21ـ هیات مدیره کانون سردفتران و دفتریاران موظف است هزینه و وسایل و امکاناتی که جهت انجام و اجرای انتخابات لازم است در اختیار هیات نظارت بر انتخابات قرار دهد.

تبصره ـ هیات نظارت در صورت فراهم بودن نرم افزارها و سخت افزارهای سامانه انتخابات الکترونیکی و بنا به پیشنهاد هیات مدیره کانون، اجازه برگزاری انتخابات الکترونیکی را در تمام یا بخشی از مراحل یا مراکز صادر می‌کند. در هر صورت تایید صحت انتخابات به عهده هیات نظارت است.

ماده 22ـ هیات نظارت باید از پیش، صورت اسامی سردفتران و دفتریاران شاغل حوزه انتخابی را تهیه کند و رای دهندگان موقع دادن رای مقابل اسم خود را امضا خواهند کرد.

ماده 23 ـ هرگونه آگهی و آثار تبلیغاتی باید قبل از شروع اخذ رای از محل شعبه رای توسط هیات نظارت محو گردد.

ماده 24ـ اخذ آرا در یک روز و در مدتی که کمتر از هفت ساعت نباشد در محل کانون یا هر محلی که توسط هیات نظارت تعیین شده انجام می‌شود و هیات نظارت موظف است پس از اخذ آرا و خاتمه رای گیری بلافاصله شروع به شمارش و قرایت آرا نموده و بعد از قرایت هر رای آن را با مهر قرایت شده مشخص و در پایان نتیجه آرا قرایت شده را صورتجلسه نمایند.

تبصره ـ هرگاه قرایت همه آرا در روز اخذ رای میسر نباشد هیات نظارت پس از شمارش باقی مانده آرا صندوق محتوی آرا را لاک و مهر نموده و روز بعد بقیه آرا مذکور را به کیفیت مقرر در ماده فوق قرایت می‌نماید.

ماده 25ـ کلیه سردفتران و دفتریاران شاغل در هر استان که کانون آن تشکیل شده فقط برای کانون همان استان حق رای خواهند داشت و انتخاب کنندگان حق تعیین وکیل یا نماینده جهت دادن رای ندارند.

ماده 26ـ پس از پایان قرایت آرا و اعلام حایزان اکثریت در محل اخذ رای چنانچه نسبت به انتخابات معترضی باشد، باید اعتراض خود را ظرف سه روز از تاریخ اعلام حایزان اکثریت به دفتر هیات نظارت تسلیم نماید و هیات نظارت ظرف یک هفته نسبت به اعتراضات رسیدگی و نظر خود را اعلام می کند. این نظر قطعی است.

ماده 27ـ در صورتی که هیات نظارت بر ابطال انتخابات نظر بدهد، رییس سازمان ظرف سه ماه انتخابات را تجدید می‌کند.

ماده 28 ـ در صورت عدم وصول اعتراض و یا رد اعتراض، هیات نظارت صورت حایزان اکثریت را به ترتیب آرا و با قید تعداد آرا آن‌ها تهیه و به سازمان ارسال می‌دارد تا طبق ماده 63 قانون اعضای اصلی و علی‌البدل انتخاب شوند.

تبصره ـ در صورت عدم تشکیل کانون یا اخلال در اداره آن و یا عدم رعایت شیون، سازمان می‌تواند در طول دوره کانون اعضا اصلی و یا علی‌البدل را عزل نماید و از بین منتخبان افراد بعدی را نصب نماید.

فصل چهارم : قواعد اداری حاکم بر دفترخانه

مبحث اول : نحوه تنظیم و ثبت اسناد

ماده 29ـ ارایه کلیه خدمات در دفاتر اسناد رسمی اعم از تنظیم سند، تصدیق امضا و سایر امور محوله به استناد ماده 655 قانون آئین دادرسی کیفری مصوب 1392 با اصلاحات و الحاقات بعدی باید به صورت الکترونیکی انجام پذیرد. در اجرای ماده 7 قانون جامع حدنگار مصوب 1393 اطلاعات دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر دست نویس می‌گردد و دارای اعتبار قانونی خواهد بود. با ایجاد دفاتر الکترونیک مذکور، ثبت در دفاتر دست نویس منتفی و دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر موجود می‌شود.

ماده 30ـ سردفتر و دفتریار موظفند قبل از شروع به کار، نمونه امضای و اثر انگشت خود را در حضور رییس ثبت محل و در دو فرم مخصوص درج و ارایه نمایند که یکی از فرم ها در اداره ثبت محل و دیگری در اداره کل ثبت اسناد و املاک استان بایگانی یا اسکن خواهد شد. در طول دوره فعالیت دفاتر، تمامیت، اعتبار و انکارناپذیری سند، ارتباط سردفتران و دفتر یاران به سامانه و اقدامات قانونی آن‌ها جهت انجام امور ثبتی از طریق امضای الکترونیک و اثر انگشت خواهد بود.

تبصره ـ سازمان مکلف است ترتیبی اتخاذ نماید، تا در مواردی مانند عدم حضور سردفتر به دلیل مرخصی یا حوادث غیرمترقبه، هیچ خللی در کار دفترخانه ایجاد نشود و در هر حال این امر نباید موجب تاخیر در کار مراجعان شود.

ماده 31ـ درج شماره ملی، کد پستی، آدرس محل اقامت و شماره تلفن همراه یا آدرس پست الکترونیکی یا حساب کاربری اصحاب سند در کلیه اسناد، الزامی است. با گذشت شش ماه از تاریخ تصویب این آئین‌نامه، این اطلاعات صرفا از سامانه ثبت نام الکترونیکی (ثنا) قوه قضاییه اخذ شده و در سند درج خواهد شد و هرگونه ابلاغ به اصحاب سند به صورت الکترونیکی و از طریق سامانه ابلاغ قوه قضاییه انجام خواهد شد.

تبصره1ـ چنانچه فرد به نمایندگی از شخص حقوقی سند را امضا می‌کند. سمت امضا کننده قید می‌شود.

تبصره2ـ در مورد افــراد خارجی شمــاره گذرنامه یا کارت آمایش به جــای شماره ملی قید می‌شود.

ماده 32ـ با گذشت شش ماه از تاریخ تصویب این آئین‌نامه، ارایه هر گونه خدمت در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق که مستلزم ثبت سند در سامانه ثبت آنی یا سامانه ثبت الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق یا سایر سامانه‌های کاربری دفاتر اسناد رسمی است، منوط به ثبت نام در سامانه ثبت نام الکترونیکی (ثنا) و اخذ تصدیق الکترونیکی است.

تبصره1ـ منظور از تصدیق الکترونیکی، درج کد ارسالی به شماره تلفن همراه اعلامی شخص در سامانه ثنا و اپلیکیشن عدالت همراه، در سامانه ثبت آنی یا سامانه ثبت الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق یا سایر سامانه‌های کاربری دفاتر اسناد رسمی است.

تبصره2ـ اسناد مستثنی از حکم این ماده به موجب شیوه‌نامه‌ای تعیین می‌شود که ظرف شش ماه از تصویب این آئین‌نامه به تصویب رییس سازمان خواهد رسید.

ماده 33ـ کلیه اسناد در سامانه ثبت آنی تنظیم و در دفتر الکترونیک ثبت و بر روی اوراق 4A سفید چاپ می‌گردد. سردفتر مکلف است پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه یکتا، نسخه پشتیبان سند را از طریق سامانه چاپ و به امضای اصحاب سند و سایر اشخاصی که اخذ امضای آن‌ها در دفتر الزامی است، مطابق مقررات در نسخه مذکور اخذ کند و این نسخه را پس از امضا به مهر دفترخانه ممهور نماید.

ماده 34ـ سردفتر در محل دفترخانه و هم زمان با اخذ امضای هریک از اصحاب سند در نسخه پشتیبان مکلف است اقدامات زیر را معمول دارد:

الف ـ از طریق سامانه اثر انگشت آن‌ها را در دفتر الکترونیک اخذ و سپس با امضای الکترونیک و اثر انگشت، دفتر را تایید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ و پس از امضا به مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذی‌ربط را به آنان تحویل داده و رسید اخذ نماید.

ب ـ مفاد اسناد و قوانین و مقررات مرتبط به طرف یا طرفین معامله را حین امضا اسناد به طرفین تفیهم نماید و مراتب را ذیل نسخه پشتیبان با قید عبارت " از مفاد سند مطلع شدم" درج و به امضا آن‌ها برساند.

پ ـ ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این آئین‌نامه صدا و تصویر طرفین سند را حین تنظیم اسناد ضبط و ذخیره نماید، به نحوی که حداقل یکسال پس از تنظیم سند قابل بازخوانی باشد.

تبصره ـ قصور و تقصیر سردفتر در انجام تکالیف بندهای مذکور که موجب بروز خسارت به هر یک از طرفین شود، موجب مسیولیت خواهد بود.

ماده 35ـ پس از تنظیم سند نقل و انتقال املاک و ثبت نهایی در دفاتر و ارسال الکترونیکی به ادارات ثبت، سند تک برگ در ادارات مذکور صادر می‌شود. سازمان می‌تواند چاپ سند و تحویل آن با اخذ رسید به صاحب سند یا نماینده قانونی را به سردفتر تفویض نماید. نحوه اجرای این ماده به موجب دستورالعملی است که ظرف 3 ماه از تاریخ ابلاغ این آئین‌نامه توسط رییس سازمان تهیه و تصویب می‌گردد.

تبصره ـ سردفتران مکلفند دفاتر دفترخانه تحت تصدی خود را ظرف یک سال، مطابق شیوه‌نامه‌ای که توسط سازمان تهیه می‌شود، اسکن و داده آمایی کنند.

ماده 36 ـ سردفتر مجاز به تصدیق صحت امضای نوشته‌های مالی یعنی نوشته‌هایی که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاکننده، تعهد یا ضمانت شده و یا آن که موضوع گواهی امضا شده عین یا منفعت مال غیرمنقول و یا سهام شرکت‌های ثبت شده است، نخواهد بود.

تبصره ـ سردفتر مکلف است نسخه گواهی امضاهایی که به نحو الکترونیک به ثبت رسیده را از سامانه در قالب سند قابل حمل (PDF ) دریافت و به صورت مناسب در محل دفترخانه در قالب فایل الکترونیکی ذخیره و نگهداری نماید.

ماده 37 ـ سردفتر در هنگام تصدیق صحت امضا، موظف است مقررات مواد 64 و 66 و 67 قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 1310/12/26 را نیز رعایت نماید؛ و تصویر گواهی شده را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد اسکن و در سامانه مذکور نگهداری نماید.

ماده 38 ـ ملاک احراز هویت افراد در دفاتر اسناد رسمی شناسنامه یا کارت ملی صادره از اداره ثبت احوال و برای اتباع خارجه اصل گذرنامه یا کارت آمایش است.

ماده 39ـ درج تاریخ شمسی بر روی کلیه اسناد و قبوض و مکاتبات الزامی است.

ماده 40ـ در تنظیم اسناد معاملات املاک در جریان ثبت باید شماره پلاک، حدود و فواصل ملک مورد معامله و در مورد املاک ثبت شده مشخصات سند مالکیت، قید گردد.

ماده 41ـ در مورد فسخ معاملات و تقاضای تخلیه عین مستاجره باید قبوض اقساطی مدت باقیمانده، ضمیمه تقاضانامه شود.

ماده 42ـ تنظیم سند باید صرفا در محل دفترخانه با حضور اصحاب سند انجام شود. چنانچه یکی از اصحاب سند قادر به حضور در محل دفترخانه نباشد، پس از ارایه گواهی پزشکی معتبر مبنی بر بیماری و عدم امکان حضور وی در دفترخانه، تنظیم سند و ثبت آن در حضور نماینده دادستان عمومی و انقلاب محل انجام می‌شود.

تبصره ـ اداره کل ثبت استان مکلف است برای تنظیم و ثبت اسناد زندانیان، سردفتری را تعیین نماید. سردفتر سند را با حضور نماینده دادستان عمومی و انقلاب محل، تنظیم، ثبت و به امضای ذی نفع و نماینده مزبور می‌رساند.

ماده 43ـ تنظیم و ثبت هر نوع معامله مربوط به اموال غیرمنقول فرد دارای اختلال تام روانی و سفیه و طفل فاقد ولی قهری یا دارای ولی قهری که عدم امانت وی اثبات شده یا به هر دلیل با فرض وجود ولی برای او قیم تعیین شده باشد، در دفاتر با حضور قیم قانونی آن‌ها، بدون ارایه اجازه کتبی دادستان عمومی و انقلاب محل ممنوع است و اوراق قیم‌نامه عادی در دفترخانه ها فاقد اعتبار بوده و قابل استناد نیست.

ماده 44ـ سردفتر در مورد اقاله و فسخ معاملات باید به نحو زیر عمل کند:

الف ـ در صورتی که یکی از متعاملین متقاضی اعمال حق خیار فسخ خود باشد، سردفتر پس از رویت سند و احراز حق مزبور، نسبت به تنظیم سند فسخ اقدام و به امضا فسخ کننده رسانده و پس از اخذ اثر انگشت وی آن را در سامانه تایید نموده و سند فسخ را به اداره ثبت محل ارسال نماید.

ب ـ در صورتی که متعاملین به منظور اقاله معامله خود در دفترخانه حاضر شوند، سردفتر باید پس از تنظیم سند و ثبت اقاله در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک، مراتب را به امضای متعاملین رسانده و پس از ثبت اثر انگشت آن‌ها، در سامانه آن را تایید نموده و سند اقاله را به اداره ثبت محل ارسال نماید.

ماده 45 ـ در تنظیم اسناد معاملات اقساطی رعایت موارد زیر الزامی است:

الف ـ قبوض رسمی به تعداد اقساط صادر و شماره سند معامله و تاریخ تادیه اقساط در آن‌ها قید شده و به امضای متعهد برسد.

ب ـ قبوض مزبور باید به داین تسلیم و تعداد شماره قبوض آن در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک درج شده و به امضای متعهد له برسد.

پ ـ درصورتی که متعهد ضامن داشته باشد، باید نام و نام خانوادگی و شماره ملی ضامن در قبوض اقساطی درج شده و به امضای وی برسد.

ت ـ چنانچه قبوض اقساطی و اجاره مربوط به اصل معاملات با حق استرداد یا رهنی باشد باید در قبوض مزبور، رهنی و یا با حق استرداد بودن معامله قید شود.

تبصره ـ در تنظیم اسناد معاملات اقساطی و رهنی شماره حساب مدیون و تعداد اقساط می‌تواند جایگزین قبوض شود.

ماده 46ـ درج وکالت داین از طرف مدیون در انتقال بخشی از مال مدیون به خود، به عنوان وجه التزام، در هیچ یک از اسناد معاملات، مجاز نیست.

ماده 47ـ در تنظیم و ثبت اسناد معاملات قطعی و رهنی املاک، انتقال منافع بیش از سه سال، عقد انتفاع عمری و رقبی زاید بر سه سال، تقسیم نامه و وصیت تملیکی در مورد یک پلاک ثبتی، استعلام ثبتی، تایید سند و ارسال الکترونیکی خلاصه آن‌ها به اداره ثبت محل الزامی است و سردفتر مکلف است خلاصه معاملات و عقود مذکور را در سند مالکیت درج نماید.

ماده 48ـ برای تنظیم و ثبت اسناد معاملات وراث متوفی نسبت به ماترک، گواهینامه پرداخت مالیات بر ارث و ارایه گواهی حصر وراثت و توافق آن‌ها در سهم‌الارث الزامی است.

ماده 49ـ در صورتی که یکی از وراث متوفی صغیر باشد و قبل از صدور گواهی حصر وراثت، برای دریافت درآمد و یا پرداخت دیون و یا هزینه‌های ضروری، اقدام فوری لازم باشد، پس از موافقت دادستان محل یا دادستان مرکز استان، تنظیم سند منوط به صدور گواهی وراثت نیست.

ماده 50 ـ رعایت آئین‌نامه استملاک اتباع خارجه مصوب 1328 و آئین‌نامه چگونگی تملک اموال غیرمنقول توسط اتباع خارجی غیرمقیم در جمهوری اسلامی ایران مصوب 1374 در تنظیم و ثبت اسناد معاملات قطعی املاک، رهنی و اجاره برای اتباع بیگانه الزامی است.

ماده 51 ـ تنظیم و ثبت اسناد معاملات غیرمنقول برای اتباع ایران که ترک تابعیت نموده اند و مطابق قانون حق خرید اموال غیرمنقول در ایران را ندارند، ممنوع است.

ماده 52 ـ تنظیم و ثبت اسناد در مورد انتقال املاک موقوفه و تبدیل به احسن آن منوط به رعایت قانون اوقاف مصوب 1354 و ارایه اجازه کتبی سازمان اوقاف و امور خیریه در حدود قانون تشکیلات و اختیارات سازمان حج و اوقاف و امور خیریه مصوب 1363 با اصلاحات و الحاقات بعدی آن می‌باشد.

ماده 53 ـ تنظیم و ثبت معاملات و اسناد مربوط به اشخاص حقوقی خصوصی، عمومی و دولتی قبل از احراز شخصیت حقوقی و اختیارات نمایندگان صاحب صلاحیت آن‌ها از طریق سامانه‌های مربوط ممنوع است و درج شناسه ملی اشخاص حقوقی و کد پستی ایشان در اسناد مذکور الزامی است.

ماده 54 ـ در صورت تقاضای رونوشت مصدق اسناد ثبت شده، سردفتر مکلف است آن را صرفا به صاحبان اسناد و اشخاص ذینفع مستقیم در معامله و یا قایم مقام قانونی آن‌ها، تسلیم نماید. چنانچه درخواست رونوشت مربوط به اسناد ناقص باشد، با قید و تصریح به نقص سند بلامانع است.

تبصره ـ تسلیم رونوشت به اشخاصی غیر از اشخاص مذکور در این ماده در صورت ارایه مجوز از مرجع ذی صلاح قضایی مجاز است.

ماده 55 ـ کفیل دفترخانه‌ای که سردفتر آن فوت یا بازنشسته، یا به انفصال دایم محکوم گردیده یا غیبت غیرموجه نموده و یا بیش از 10 روز از خاتمه ایام انفصال موقت از سردفتری وی سپری شده، لیکن به دلیل عدم اجرای تکلیف مذکور در ماده 49 قانون، شروع به اشتغال مجدد نکرده است، حق تنظیم و ثبت سند جدید در آن دفترخانه را ندارد و تکمیل اسناد ناقص آن دفترخانه نیز منوط به کسب اجازه از ثبت محل است.

ماده 56 ـ حق‌الثبت باید قبل از تایید نهایی سند وسیله دستگاه کارتخوان (POS ) مورد تایید سازمان یا سایر روش‌های پرداخت الکترونیک تعبیه شده در سامانه ثبت الکترونیک اسناد پرداخت گردد. چنانچه قبل از امضا و تایید نهایی سند، طرفین از انجام معامله صرف نظر نمایند، حق‌الثبت ماخوذه با تایید سردفتر و برابر مقررات مسترد می‌شود. ولی در صورت ثبت و تایید نهایی سند حق‌الثبت مسترد نخواهد شد.

ماده 57 ـ اخذ حق‌التحریر به میزان معامله اصلی مجاز است و دریافت حق‌التحریر نسبت به متفرعات معامله ممنوع و همچنین سردفتر مجاز به اخذ وجه یا مالی بیش از میزان مندرج در تعرفه حق‌التحریر نمی باشد.

تبصره1ـ مبنای محاسبه و اخذ حق‌التحریر اسناد معاملات قطعی غیرمنقول بر اساس مبلغی معادل ارزش معاملاتی اعلام شده از طرف وزارت امور اقتصادی و دارایی خواهد بود. طریقه وصول حق‌التحریر مطابق روش مذکور در ماده 56 آئین‌نامه است.

تبصره2ـ سردفتر باید پانزده درصد سهم دفتریار اول را از حق‌التحریر هر سند تنظیم شده به حساب او واریز نماید.

ماده 58 ـ سازمان موظف است ماهانه براساس شاخص‌های نظیر میزان رضایت مندی مراجعین، گزارش‌های بازرسی، تعداد و نوع تخلفات انتظامی، محکومیت‌های کیفری و میزان اجرای مقررات و نظامات، نسبت به رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی اقدام و نتیجه را جهت اطلاع عموم در پرتال سازمان قرار دهد. شیوه نامه اجرای این ماده ظرف مدت 6 ماه پس از تصویب آئین‌نامه تهیه و به تصویب رییس سازمان خواهد رسید.

مبحث دوم: حضور و مرخصی سردفتران و دفتریاران

ماده 59 ـ سردفتران و دفتریاران مکلفند در وقت اداری که کمتر از 44 ساعت در هفته نباشد، در دفترخانه حضور داشته باشند. سازمان می‌تواند در صورت ضرورت و افزایش حجم کار برنامه کشیک دفاتر را پیش بینی و ابلاغ کند.

ماده 60 ـ سردفتر یا دفتریار به شرح زیر مجاز به استفاده از مرخصی می‌باشد:

الف ـ مرخصی استحقاقی:

1ـ میزان مرخصی سالانه یک ماه در سال و مدت مرخصی ساعتی حداکثر 3 ساعت در روز است و نباید از 96 ساعت در سال تجاوز نماید.

2ـ تقاضای مرخصی از طریق اتوماسیون به اداره ثبت محل ارسال می‌شود و پس از تعیین دفتریار واجد شرایط سردفتری یا کفیل، در صورت موافقت مدیرکل ثبت استان یا رییس ثبت محل به صورت الکترونیکی به متقاضی ابلاغ می‌شود.

3 ـ در صورتی که سردفتر یا دفتریار از مرخصی استفاده نکند مرخصی مزبور برای او ذخیره می‌شود و می‌تواند از مجموع آن‌ها به شرط آنکه از 4 ماه تجاوز نکند یکجا یا به دفعات استفاده کند.

تبصره1ـ سردفتری که به عنوان عضو اصلی هیات مدیره کانون انتخاب می‌شود با درخواست سردفتر متقاضی و تصویب و پیشنهاد هیات مدیره کانون و موافقت رییس سازمان، در مدت عضویت، با حفظ سمت از اشتغال در دفترخانه معذور است و در این مدت دفترخانه به کفالت اداره می شــود. مدت معذوریت جز سابقه اشتغال محسوب و درآمد دفترخانه پس از کسر هزینه ها بین کفیل و سردفتر معذور بالسویه تقسیم می‌شود. حق‌الزحمه سردفتر معذور بابت ایام معذوریت، با تصویب هیات مدیره کانون مربوط و پس از موافقت سازمان قابل پرداخت است.

تبصره2ـ مدت زمانی که سردفتر یا دفتریار جهت انجام اموری که توسط سازمان و یا کانون به آن‌ها محول می‌شود و در دفتر حضور ندارد جز ایام مرخصی آن‌ها محاسبه نمی گردد.

ب ـ مرخصی تحصیلی:

1 ـ سردفتران و دفتریارانی که در هر یک از رشته‌های تحصیلی حقوق قضایی، علوم ثبتی، الهیات و معارف اسلامی با گرایش فقه و مبانی حقوق اسلامی در مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری در یکی از مراکز دانشگاه آزاد اسلامی و یا موسسات آموزش عالی و دانشگاه‌های داخل یا خارج کشور مورد تایید وزارت علوم و تحقیقات و فناوری و یا در سطح چهار و بالاتر در حوزه‌های علمیه پذیرفته می‌شوند، می‌توانند از مرخصی تحصیلی استفاده نمایند.

تبصره1ـ حکم مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران پس از بررسی و تایید مدارک دال بر پذیرش آنان در مراکز مربوط، با رعایت آئین‌نامه صادر خواهد شد.

تبصره2ـ سردفتران و دفتریارانی که دارای محکومیت موثر کیفری و محکومیت قطعی انتظامی از درجه 3 به بالا موضوع ماده 38 قانون دفاتر اسناد رسمی در پنج سال اخیر می‌باشند مشمول مزایای این ماده نخواهند بود.

2ـ اعطا مرخصی به سردفتران و دفتریاران صرفا برای یک بار و برای یک مقطع تحصیلی امکان پذیر خواهد بود و در آن مدت سردفتر و دفتریار استحقاق مرخصی سالانه را نخواهد داشت. حداکثر مدت مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران در مقطع کارشناسی ارشد دو سال و در مقطع دکتری سه سال می‌باشد و تمدید آن منوط به تایید و موافقت سازمان خواهد بود. مدت ایام مرخصی تحصیلی جز سنوات خدمت سردفتر و دفتریار اول محاسبه نمی گردد.

تبصره ـ سازمان می‌تواند در صورت صلاحدید طبق مقررات با ادامه تحصیل متقاضی در یک مقطع تحصیلی بالاتر نیز موافقت نماید.

3 ـ نظارت بر نحوه تحصیل سردفتر و دفتریار در طول مدت مرخصی از حیث اشتغال به تحصیل با سازمان و کانون سردفتران و دفتریاران خواهد بود و سردفتر یا دفتریار مشغول به تحصیل موظف است که در پایان هر ترم گزارشی از وضعیت تحصیلی خود را به سازمان و کانون ارایه نماید.

4 ـ صدور ابلاغ مرخصی تحصیلی مشروط به رسیدگی به دوران تصدی و اعلام نتیجه بازرسی امور مالی دفترخانه و ارایه گواهی تسویه حساب امور مالی و مالیاتی سردفتر و یا دفتریار خواهد بود.

5 ـ در مدت مرخصی تحصیلی سردفتر، کفیل دفترخانه از بین دفتریاران واجد شرایط سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی توسط اداره کل ثبت استان مربوط تعیین می‌گردد؛ و درآمد دفترخانه پس از وضع هزینه ها و کسورات قانونی بین سردفتر و کفیل بالسویه تقسیم خواهد شد.

6 ـ در صورت اتمام تحصیل، انصراف، اخراج یا قطع رابطه تحصیلی به هر علت و همچنین عدم گزارش بند 3 قسمت (ب) این ماده سردفتر یا دفتریار موظف است حداکثر ظرف ده روز مراتب را به سازمان اعلام تا نسبت به لغو مرخصی و تحویل و تحول امور سردفتری یا دفتریاری و شروع به کار اقدام گردد. در غیر این صورت، برابر مقررات اقدام می‌شود.

ماده 61 ـ در صورتی که سردفتر یا دفتریار به علت بیماری قادر به انجام وظیفه نباشد، می‌تواند با ارسال گواهی پزشک معالج به واحد ثبتی محل، مرخصی استعلاجی درخواست نماید. چنانچه مدت بیماری بیش از یک ماه به طول انجامد، صدور مجوز استفاده از مرخصی استعلاجی منوط به ارایه تاییدیه کمیسیون پزشکی موضوع ماده (86) آئین‌نامه خواهد بود.

تبصره ـ مدت مرخصی زایمان (یک یا دوقلو) بانوان شاغل در دفاتر نه ماه تمام با پرداخت حقوق و فوق‌العاده‌های مربوط می‌باشد

ماده 62 ـ مجوز استفاده از مرخصی استحقاقی یا استعلاجی برای خروج از کشور مشروط به اعلام نتیجه بازرسی از دفترخانه و ارایه گواهی تصفیه حساب است.

تبصره ـ در موارد اضطراری که انجام بازرسی ممکن نیست، مجوز فوق‌الذکر پس از تعهد کفیل به پرداخت بدهی‌های احتمالی سردفتر یا پس از اخذ تضمین کافی از سردفتر، توسط سازمان صادر می‌شود.

ماده 63 ـ ثبت محل مکلف است در موارد مرخصی، معذوریت و تعلیق و انفصال موقت سردفتر، از میان دفتریاران واجد شرایط سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی، کفیل دفترخانه را تعیین نماید.

ماده 64 ـ در صورت انفصال، تعلیق یا معذوریت سردفتر چنانچه دفترخانه منحصر به فرد و فاقد دفتریار واجد شرایط باشد، کفالت دفترخانه به سردفتر یکی از دفترخانه های نزدیک به محل دفترخانه مذکور، واگذار می‌گردد. در صورت عدم تعیین کفیل، به طور موقت دفاتر، اسناد و مدارک ثبتی دفترخانه به اداره ثبت محل تحویل می‌شود.

فصل پنجم : تخلفات سردفتران و دفتریاران و تعقیب انتظامی آن‌ها

مبحث اول : تخلفات و تنبیهات

ماده 65 ـ تخلفات سردفتران