آئین‌نامه مالی و معاملاتی سازمان‌های مناطق آزاد تجاری - صنعتی

وزارت امور اقتصادی و دارایی
دبیرخانه شورای هماهنگی مناطق آزاد تجاری - صنعتی و ویژه اقتصادی

وزیران عضو شورای هماهنگی مناطق آزاد تجاری - صنعتی و ویژه اقتصادی در جلسه مورخ 1391/11/29 به استناد بند (الف) ماده (4) قانون چگونگی اداره مناطق آزاد تجاری - صنعتی جمهوری اسلامی ایران - مصوب 1372- و با رعایت تصویب‌نامه شماره 159176/ت 43505 هـ مورخ 1388/08/10، آئین‌نامه مالی و معاملاتی سازمان‌های مناطق آزاد تجاری - صنعتی را به شرح زیر تصویب نمودند:

«آئین‌نامه مالی و معاملاتی سازمان‌های مناطق آزاد تجاری - صنعتی»

فصل اول - تعاریف

ماده 1- اصطلاحات مورد استفاده در این آئین‌نامه در معانی مشروح زیر به کار می‌روند:

الف - شورا: شورای هماهنگی مناطق آزاد تجاری - صنعتی و ویژه اقتصادی

ب - سازمان: سازمان‌های مناطق آزاد تجاری - صنعتی.

پ - شبکه: شبکه اطلاع‌رسانی معاملات مناطق آزاد.

ت - فعالیت‌های جاری: عملیات و خدمات مستمر و مشخصی که برای رسیدن به هدف‌های برنامه در یک سال اجرا می‌شود.

ث - طرح عمرانی و مخارج سرمایه‌ای: مجموعه عملیات و خدمات مشخصی که شامل هزینه‌های دوره مطالعه و یا اجرا است و برای دستیابی به اهداف سازمان بر اساس مطالعات توجیهی، فنی، اقتصادی و اجتماعی در مدت معین و با اعتبار مشخص به صورت سرمایه‌گذاری، پس از تصویب بودجه توسط مجمع عمومی انجام می‌گیرد و می‌تواند تمام یا قسمتی از هزینه‌های اجرایی آن از محل منابع درآمد سازمان و یا بودجه عمومی دولت و یا اعتبارات کمک‌ها تأمین شود.

ج - فعالیت‌های سرمایه‌گذاری: مجموعه عملیات مشخصی که در جهت اهداف سازمان، تجهیز، بهبود و گسترش فعالیت‌های سازمان یا رفاه کارکنان با مطالعه توجیهی، فنی و اقتصادی صورت می‌گیرد. این‌گونه فعالیت‌ها باید در بودجه سالانه به تصویب مجمع عمومی برسد.

چ - بودجه تفصیلی: برنامه مالی سازمان که برای یک سال مالی تهیه می‌شود و حاوی پیش‌بینی دریافت‌ها و منابع مالی سازمان از هر محل ممکن و برآورد مصارف مالی سازمان برای اجرای برنامه‌های عملیاتی سالانه و پرداخت تعهدات معوق سازمان در قالب برنامه‌های مختلف در موعد مقرر می‌باشد.

ح - مناقصه: فرایندی رقابتی برای تأمین کیفیت مورد نظر (طبق اسناد مناقصه) که در آن تعهدات موضوع معامله به مناقصه‌گری که کمترین قیمت متناسب را پیشنهاد کرده باشد، واگذار می‌شود.

خ - مزایده: فرایندی رقابتی برای فروش کالا، خدمات یا حقوق متعلق به سازمان که در آن موضوع معامله به مزایده‌گری که بیشترین قیمت را پیشنهاد کرده باشد، واگذار می‌شود.

د - مناقصه‌گزار: سازمان که بر اساس آئین‌نامه، مناقصه را برگزار می‌نماید.

ذ - مناقصه‌گر: شخص حقیقی یا حقوقی که اسناد مناقصه را دریافت و در مناقصه شرکت می‌کند.

ر - کمیسیون معاملات: هیأتی که فرایند برگزاری، تعیین برنده، اتخاذ تصمیم در خصوص تجدید و یا لغو مناقصه/مزایده و سایر وظایف مربوط در این آئین‌نامه را بر عهده دارد.

ز - کمیته فنی بازرگانی: هیأتی با حداقل سه عضو خبره فنی بازرگانی صلاحیت‌دار که از سوی مدیرعامل و رئیس هیأت‌مدیره انتخاب می‌شود و ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها و سایر وظایف مقرر در این آئین‌نامه را بر عهده می‌گیرد.

ژ - ارزیابی کیفی مناقصه‌گران: ارزیابی توان انجام تعهدات مناقصه‌گران که از سوی مناقصه‌گزار یا به تشخیص وی توسط کمیته فنی بازرگانی انجام می‌شود.

س - ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها: فرایندی که در آن مشخصات، استانداردها، کارایی، دوام و سایر ویژگی‌های فنی بازرگانی پیشنهادها بررسی، ارزیابی و پیشنهادهای قابل قبول برگزیده می‌شود.

ش - ارزیابی مالی: فرایندی که در آن مناسب‌ترین قیمت به شرح مندرج در مواد بعدی این آئین‌نامه، از بین پیشنهادهایی که از نظر فنی بازرگانی پذیرفته شده‌اند، برگزیده می‌شود.

ص - ارزیابی شکلی: بررسی کامل بودن اسناد و مدارک و امضای آن‌ها، غیر مشروط و خوانا بودن پیشنهاد قیمت.

ض - انحصار: یگانه بودن متقاضی شرکت در معامله که به طرق زیر تعیین می‌شود:

1- اعلام هیات وزیران برای کالاها و خدماتی که در انحصار دولت است.

2- انتشار آگهی عمومی و یا ارائه مستندات مبنی بر ایجاب تنها یک متقاضی برای انجام معامله.

ط - برنامه زمانی مناقصه: سندی که در آن زمان و مهلت برگزاری مراحل مختلف مناقصه، مدت اعتبار پیشنهادها و زمان انعقاد قرارداد مشخص می‌شود.

فصل دوم - امور مالی

ماده 2- رویه‌ها و نمونه اسنادی که برای ثبت دریافت‌ها و پرداخت‌ها و سایر عملیات مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد و مدارک و دفاتر و روش طبقه‌بندی و نگهداری حساب‌ها و تهیه و تنظیم اسناد و دفاتر و صورت‌ها و گزارش‌های مالی سازمان بر اساس قانون تجارت و اصول و موازین پذیرفته شده حسابداری در چهارچوب سیستم نقدی - تعهدی می‌باشد که به موجب دستورالعملی توسط دبیرخانه شورا ابلاغ می‌شود.

ماده 3- سازمان در حد نیاز تعدادی حساب اصلی پرداخت به منظور استفاده از اعتبارات وجوه مصوب در بودجه سالیانه نزد بانک‌های مجاز افتتاح می‌نماید و می‌تواند در خصوص افتتاح سایر حساب‌های مورد نیاز برای پرداخت و یا ادامه استفاده از حساب‌های پرداخت موجود با رعایت مقررات این آئین‌نامه اقدام نماید.

ماده 4- سازمان موظف است به منظور تمرکز درآمدهای خود و واحدهای اجرایی تابعه به تعداد عناوین درآمدها، حساب‌های بانکی جداگانه غیر قابل برداشت (بدون دسته چک) در بانک‌های مجاز افتتاح نماید. سازمان و واحدهای اجرایی موظفند درآمدهای خود را به تفکیک درآمد به حساب مشخص شده واریز نمایند.

تبصره - انتقال وجوه درآمد سازمان با دستور کتبی مدیرعامل و رئیس هیأت‌مدیره به اتفاق یکی از اعضای هیأت‌مدیره به بانک و صرفاً به منظور واریز وجه درآمد به حساب‌های پرداخت موضوع ماده (3) مجاز است.

ماده 5- به منظور تمرکز وجوهی که به عنوان سپرده، وجه‌الضمان، وثیقه، ودیعه و یا نظایر آن به صورت نقدی دریافت می‌شود، حساب بانکی خاصی توسط سازمان در یکی از بانک‌های مجاز افتتاح می‌گردد. سازمان موظف است وجوهی را که تحت عناوین یاد شده دریافت می‌دارد به این حساب واریز نماید. برداشت از حساب مذکور به منظور استرداد وجوه یاد شده به واریزکننده یا ضبط آن به نفع سازمان با رعایت مفاد این آئین‌نامه خواهد بود. در خصوص موارد غیر نقدی سازمان موظف است اسناد مربوط را در صندوق مخصوصی در امور مالی نگهداری و نسبت به ثبت آن در دفاتر مربوط اقدام نماید.

تبصره - مدیرعامل و رئیس هیأت‌مدیره با مسئولیت خود می‌تواند در صورت نیاز از وجوه این حساب جهت انجام امور سازمان استفاده نماید، به شرط اینکه در زمان استرداد و تسویه حساب وجه مربوط قابل تأدیه باشد.

ماده 6- مدیر امور مالی سازمان به پیشنهاد معاونت توسعه مدیریت و با حکم مدیرعامل منصوب می‌شود و علاوه بر انجام وظایف سازمانی، اجرای وظایف زیر را نیز بر عهده دارد:

الف - تهیه و تدوین صورت‌های مالی سازمان منطبق بر عملیات امور مالی و محاسباتی و نگهداری و تنظیم حساب‌ها و تهیه گزارش‌های ادواری و موردی مورد نیاز مدیریت.

ب - نظارت و هماهنگی در اجرای قوانین و مقررات حاکم بر عملیات مالی سازمان و حفظ و حراست از اسناد و دفاتر مالی.

پ - نگهداری و تحویل و تحول وجوه نقد و سپرده‌ها و اوراق بهادار و پیگیری و نظارت مستمر بر وصول به موقع درآمدهای سازمان و واحدهای مالی تحت نظر.

ت - نظارت بر عملکرد مسئولین امور مالی واحدهای اجرایی.

ث - شناسایی و نگهداری حساب مقداری و ریالی اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات و دارایی سازمان.

ج - اجرای کدینگ (طبقه‌بندی) حساب‌ها، بر اساس شکل متحد، به منظور ایجاد وحدت رویه و قابلیت مقایسه گزارش‌های مالی سازمان‌ها بر اساس دستورالعمل‌های مربوط.

تبصره - مدیر امور مالی سازمان می‌تواند برای انجام امور مالی واحدهای اجرایی سازمان، نماینده‌ای را تحت عنوان عامل مالی انتخاب نماید. عامل مالی واحد اجرایی فردی است دارای مدرک دانشگاهی مرتبط با امور مالی که بنا به پیشنهاد مدیر امور مالی سازمان و ابلاغ معاون توسعه مدیریت، به این سمت منصوب می‌شود و انجام وظایف و مسئولیت‌های مالی و معاملاتی واحدهای اجرایی ذی‌ربط را به عهده می‌گیرد.

ماده 7- مسئولیت تشخیص، انجام تعهد، تسجیل و حواله به عهده مدیرعامل و رئیس هیأت‌مدیره و یا مقام مجاز از طرف آن‌ها و مسئولیت تأمین اعتبار و تخصیص بر اساس بودجه مصوب به عهده مدیر بودجه و مسئولیت تطبیق پرداخت با قانون، اساسنامه و این آئین‌نامه به عهده امور مالی سازمان می‌باشد.

تبصره - اختیارات و مسئولیت‌های موضوع این ماده با رعایت سایر مقررات مربوط حسب مورد مستقیماً و بدون واسطه از طرف مقامات یاد شده به سایر مقامات سازمان کلاً یا بعضاً قابل تفویض خواهد بود، ولی در هیچ مورد تفویض اختیار و مسئولیت موجب سلب اختیار و مسئولیت از تفویض‌کننده نخواهد شد.

ماده 8- پرداخت‌های سازمان و یا واحدهای اجرایی، بجز در مواردی که در این آئین‌نامه و یا سایر مقررات مورد عمل، ترتیب دیگری برای آن مقرر شده است، باید از طریق حساب‌های بانکی مربوط و به وسیله چک انجام گیرد و گواهی بانک حاکی از موارد زیر باشد:

الف - انتقال وجه به حساب ذی‌نفع

ب - پرداخت وجه به ذی‌نفع یا قائم‌مقام قانونی او

پ - حواله در وجه ذی‌نفع یا قائم‌مقام قانونی او

تبصره - در موارد استثنایی که با تشخیص و مسئولیت مدیرعامل و رئیس هیأت‌مدیره یا مقام مجاز از طرف آن‌ها اخذ امضا از گیرنده وجه مقدور یا به مصلحت نباشد، تأیید آن‌ها مبنی بر پرداخت وجه به ذی‌نفع (به صورت چک یا نقد) رسید دریافت‌کننده وجه تلقی و سند قابل احتساب به هزینه قطعی است.

ماده 9- به منظور ایجاد سهولت در پرداخت هزینه‌ها، وجوه لازم به عنوان تنخواه‌گردان پرداخت به واحدهای تدارکاتی و کارپردازان و یا مأموران خرید واگذار می‌گردد. باقی‌مانده تنخواه‌گردان پرداخت باید حداکثر تا پایان سال مالی تسویه گردد. نحوه واگذاری، میزان و موارد استفاده از تنخواه‌گردان پرداخت به موجب دستورالعملی است که توسط دبیرخانه شورا ابلاغ می‌شود.

تبصره - برای پرداخت تنخواه‌گردان، اخذ وثیقه به میزان تنخواه ضروری است. چنانچه دریافت‌کننده تنخواه دارای مطالبات سنوات پایان خدمت باشد، به میزان مطالبات یاد شده اخذ وثیقه لازم نبوده و برای مازاد بر آن، وثیقه دریافت می‌شود. تسویه سنوات پایان خدمت تنخواه‌داران منوط به تسویه تنخواه آن‌ها می‌باشد.

ماده 10- در مواردی که لازم است قبل از انجام تعهد بر اساس شرایط مندرج در قرارداد طبق مقررات وجهی پرداخت شود، می‌توان به تشخیص مقامات مجاز مبلغی به عنوان پیش‌پرداخت با اخذ تضمین معتبر و کافی تأدیه نمود. پیش‌پرداخت‌ها به ترتیبی که در قرارداد مشخص شده و یا پس از تحویل کالا یا کار باید تسویه شود.

ماده 11- در مواردی که بنا به عللی تسجیل و یا تهیه اسناد و مدارک لازم برای پرداخت تمام دین مقدور نبوده و یا پرداخت تمام وجه مورد تعهد میسر نباشد، می‌توان قسمتی از وجه تعهد انجام شده را تحت عنوان علی‌الحساب به تشخیص مسئولان مجاز پرداخت نمود.

ماده 12- برای آن مقدار از هزینه‌هایی که تا پایان سال مالی تعهد شده، ولی پرداخت نشده است، ذخیره مناسب در حساب‌ها منظور می‌شود و این هزینه‌ها در سال مالی بعد، از محل ذخیره‌های ایجاد شده قابل پرداخت است.

ماده 13- اسناد هزینه و خریدهای انجام شده حسب مورد باید مدارک مثبته زیر را به همراه داشته باشند:

الف - خریدهای داخلی

1- درخواست خرید

2- فاکتور خرید

3- رسید انبار (در موارد ضروری صورت‌جلسه تحویل کالا به منزله صدور رسید انبار خواهد بود)

4- مدارک مربوط به مناقصه یا ترک تشریفات مناقصه حسب مورد

5- دستور پرداخت

6- تأییدیه درخواست‌کننده مبنی بر مطابقت شرایط فنی با درخواست اولیه خرید

7- تصویر قرارداد در مورد خریدهای در قالب قرارداد.

ب - خریدهای خارجی

1- درخواست خرید

2- اعلامیه بانک و در موارد جزئی صورت حساب فروشنده

3- مدارک ترخیص کالا

4- رسید انبار (در مورد ضروری صورت‌مجلس تحویل کالا به منزله صدور رسید انبار می‌باشد)

5- مدارک مربوط به مناقصه یا ترک تشریفات مناقصه حسب مورد

6- دستور پرداخت

7- تأییدیه درخواست‌کننده مبنی بر مطابقت شرایط فنی با درخواست اولیه خرید

8- تصویر قرارداد در مورد خریدهای در قالب قرارداد

ج - خدمات قراردادی

1- قرارداد

2- مدارک انجام مناقصه و ترک تشریفات مناقصه حسب مورد

3- صورتحساب و یا صورت‌وضعیت حسب مورد

4- ابلاغ افزایش یا کاهش کار

5- تأییدیه مدیرعامل و رئیس هیأت‌مدیره یا مقام مجاز از طرف آن‌ها مبنی بر انجام موضوع قرارداد حسب شرایط قرارداد

6- ارائه تسویه حساب طرف قرارداد از سوی مراجع قانونی ذی‌ربط حسب مورد (سازمان تأمین اجتماعی، وزارت امور اقتصادی و دارایی و غیره)

7- ارائه مستندات مبنی بر پرداخت به ذی‌نفع

د - پرداخت‌های پرسنلی از قبیل حقوق و مزایا، اضافه کار، حق‌الزحمه کار، حق‌التدریس، حق حضور در جلسه، مأموریت‌ها و کارانه:

1- دستور پرداخت

2- اخذ گواهی انجام کار جهت تغییرات مقداری و ریالی ماهیانه از سوی مدیرعامل و رئیس هیأت‌مدیره و یا مقام مجاز از طرف آن‌ها

3- رسید دریافت وجه و یا گواهی بانک حاکی از پرداخت وجه به ذی‌نفع.

هـ - هزینه‌های خارج از کشور مأمورین اعزامی با اخذ مجوز از مراجع ذی‌صلاح و صدور حکم توسط مدیرعامل و رئیس هیأت‌مدیره و یا مقام مجاز از طرف آن‌ها با ارائه مدارک مستند قابل پرداخت خواهد بود.

و - سایر هزینه‌ها شامل دعوت، پذیرایی، هدایا، تشریفات سازمان، ورزش کارکنان، مسابقات کارکنان، خرید کتب و مجلات (چاپی و الکترونیکی)، بلیط الکترونیکی، بلیط هواپیما و کارگاه‌های آموزشی که بر اساس درخواست مراجع ذی‌ربط انجام می‌پذیرد، بدون رعایت موارد مندرج در این آئین‌نامه و بر اساس صورتحساب‌ها و یا دستورالعمل‌های اجرایی حسب مورد به گواهی مدیرعامل و رئیس هیأت‌مدیره و یا مقام مجاز از طرف آن‌ها در چهارچوب بودجه مصوب قابل پرداخت خواهد بود.

تبصره - مدیرعامل و رئیس هیأت‌مدیره می‌تواند در مواردی که در این آئین‌نامه پیش‌بینی نشده است، مدارک مورد نیاز را تعیین نماید.

ماده 14- پرداخت کمک یا اعانه به صورت نقدی یا غیر نقدی به افراد و مؤسسات دولتی یا غیر دولتی در چهارچوب بودجه مصوب و با دریافت رسید از دریافت‌کننده به حساب هزینه قطعی منظور خواهد شد. دستورالعمل‌های مورد نیاز در اجرای این ماده توسط دبیرخانه شورا ابلاغ می‌شود.

ماده 15- دیون سازمان عبارت است از بدهی‌های قابل پرداخت سال‌های گذشته که به یکی از طرق زیر بدون اختیار سازمان ایجاد شده باشد:

الف - احکام قطعی صادره از طرف مراجع صالح.

ب - انواع بدهی به وزارتخانه‌ها و مؤسسات و شرکت‌های دولتی ناشی از خدمات انجام شده مانند حق اشتراک برق و آب، هزینه‌های مخابراتی، پست و هزینه‌های مشابه که خارج از اختیار سازمان ایجاد شده باشد.

ج - سایر بدهی‌هایی که خارج از اختیار سازمان ایجاد شده باشد.

د - سایر پرداخت‌های پرسنلی و غیر پرسنلی در صورت وجود اعتبار.

فصل سوم - بودجه و منابع مالی درآمد

ماده 16- سازمان موظف است برنامه اجرایی سالانه‌ای را در قالب دستورالعمل ابلاغی دبیرخانه شورا تهیه و در آن برنامه عملیاتی سازمان را برای مدت یک سال در قالب برنامه استراتژیک (راهبردی) (شامل فعالیت‌های هزینه‌ای و طرح‌های عمرانی و سرمایه‌گذاری در راستای دستیابی به اهداف تعیین شده) پیش‌بینی و به نحو مناسب در بودجه تفصیلی سازمان منعکس نماید.

ماده 17- منابع مالی سازمان شامل بودجه هزینه‌ای، طرح‌های عمرانی و اعتبارات عمومی دولت و کمک منظور شده در قوانین بودجه سنواتی و یا وجوه درآمدها و دیگر وجوه حاصل از تسویه مطالبات سنواتی، مانده بودجه مصرف نشده سال‌های قبل و سایر منابع و هدایا و کمک‌های مردمی و تسهیلات بانکی می‌باشد.

تبصره 1- اعتبارات مورد نیاز سازمان از محل منابع عمومی دولت برای هر سال باید در سال قبل بر اساس موضوع و بهای تمام شده خدمات توسط سازمان برآورد و توسط دبیرخانه شورا برای تصویب به مجمع عمومی ارائه تا در بودجه کل کشور پیش‌بینی شود.

تبصره 2- چنانچه وجوه درآمدی بر اساس برآوردهای غیر قطعی اولیه اخذ و به حساب درآمد سازمان منظور شده باشد، پس از قطعی شدن محاسبات، ظرف دو ماه تعدیلات لازم در حساب‌های سازمان معمول و وجوه مازاد مسترد و در صورت نیاز به انعکاس در بودجه سالیانه، مراتب طی بودجه اصلاحی به مجمع عمومی ارائه می‌شود.

ماده 18- تخصیص منابع به واحدهای اجرایی بر اساس سیاست‌گذاری مجمع عمومی سازمان و بر مبنای درآمدهای وصولی و تخصیص منابع اعلام شده از محل منابع مندرج در بودجه تفصیلی و در راستای عملیات هزینه‌ای و عمرانی سازمان توسط کارگروهی مرکب از مدیرعامل و رئیس هیأت‌مدیره، معاون توسعه مدیریت، مدیر امور مجامع و حسابرسی داخلی، مدیر امور مالی و مدیر امور بودجه با توجه به عملکرد واحدها تعیین و توسط معاون توسعه مدیریت ابلاغ می‌گردد. واحدهای اجرایی موظفند بر اساس برنامه و بودجه تخصیص یافته اقدام نمایند و رئیس واحد اجرایی در این مورد در مقابل مدیرعامل و رئیس هیأت‌مدیره مسئول خواهد بود.

ماده 19- در صورت تغییر در برنامه‌های اجرایی سازمان و یا تغییر در منابع پیش‌بینی شده، تهیه و تنظیم اصلاحیه بودجه تفصیلی با در نظر گرفتن ضوابط و مقررات و تصویب مجمع عمومی امکان‌پذیر خواهد بود. در پرداخت‌ها اولویت با پرداخت‌های پرسنلی و مأموریت‌های اصلی سازمان است.

ماده 20- چنانچه بودجه سازمان در شروع سال مالی به تصویب مجمع عمومی نرسیده باشد تا زمان تصویب و ابلاغ بودجه و به منظور جلوگیری از هرگونه وقفه‌ای در انجام امور سازمان با هماهنگی دبیرخانه شورا بر مبنای بودجه مصوب سال قبل اقدام خواهد شد.

ماده 21- هدایا، وقف و کمک‌ها با در نظر گرفتن نیات اهداکننده و واقف برابر دستورالعمل ابلاغی توسط دبیرخانه شورا به مصرف خواهد رسید.

فصل چهارم - معاملات

ماده 22- معاملات از نظر نصاب (قیمت معامله) به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند:

الف - معاملات کوچک: معاملاتی که به قیمت ثابت سال 1391 کمتر از مبلغ یکصد میلیون (000/000/100) ریال باشد.

ب - معاملات متوسط: معاملاتی که مبلغ مورد معامله بیش از سقف مبلغ معاملات کوچک بوده و از ده برابر سقف یاد شده تجاوز ننماید.

پ - معاملات عمده: معاملاتی که مبلغ برآورد اولیه آن‌ها بیش از ده برابر سقف ارزش مبلغ معاملات کوچک باشد.

تبصره 1- دبیرخانه شورا در ابتدای هر سال نصاب معاملات را برای تصویب به شورا پیشنهاد می‌نماید.

تبصره 2- مبنای نصاب در خرید برای معاملات کوچک و متوسط مبلغ مورد معامله و در معاملات عمده مبلغ برآورد، طبق نظر بالاترین مسئول واحد خرید است.

تبصره 3- مبنای نصاب در فروش، مبلغ ارزیابی کارشناس منتخب کمیسیون معاملات است.

تبصره 4- مبلغ یا برآورد معاملات مشمول هر یک از نصاب‌های یاد شده نباید با تفکیک اقلامی که به طور متعارف یک مجموعه واحد تلقی می‌شوند، به نصاب پایین‌تر برده شود.

ماده 23- مناقصه‌ها از نظر مراحل بررسی به انواع زیر دسته بندی می‌شوند:

الف - یک مرحله‌ای: فرایندی که در آن به تشخیص بالاترین مقام سازمان یا مقام مجاز از طرف وی نیاز به ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها نباشد. در این فرایند پاکت‌های پیشنهاد مناقصه‌گران در یک جلسه گشوده و در همان جلسه برنده تعیین می‌شود.

ب - دو مرحله‌ای: فرایندی که در آن به تشخیص بالاترین مقام سازمان یا مقام مجاز از طرف وی بررسی فنی بازرگانی پیشنهادها لازم باشد. در این حالت کمیته فنی بازرگانی تشکیل و پیشنهادها را ارزیابی و نتایج ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها را به کمیسیون معاملات گزارش می‌کند تا بر اساس مفاد این آئین‌نامه برنده مناقصه تعیین گردد.

ماده 24- مناقصه از نظر روش دعوت مناقصه‌گران به انواع زیر طبقه‌بندی می‌شوند:

الف - مناقصه عمومی: فرایندی که از طریق آگهی عمومی از مناقصه‌گران دعوت می‌شود.

ب - مناقصه محدود: فرایندی که بر اساس درخواست واحد متقاضی و ذکر ادله و به تشخیص و موافقت بالاترین مقام سازمان، محدودیت برگزاری مناقصه تأیید می‌شود. در این صورت فراخوان مناقصه از طریق ارسال دعوت‌نامه برای مناقصه‌گران صلاحیت‌دار به اطلاع آنان می‌رسد.

ماده 25- تصمیم‌گیری در مورد معاملات عمده بر عهده کمیسیون معاملات است که از اعضای زیر تشکیل می‌شود:

1- مدیرعامل یا نماینده وی.

2- معاون توسعه مدیریت سازمان یا شخصی که وظیفه اداری و مالی را بر عهده دارد.

3- مسئول فنی سازمان یا واحدی که مناقصه به درخواست وی برگزار می‌شود.

4- مدیر امور حقوقی سازمان.

5- مدیر نظارت و ارزیابی عملکرد.

تبصره 1- کمیسیون با حضور چهار نفر از اعضای یاد شده رسمیت یافته و تمام اعضای حاضر موظف به ابراز نظر بوده و تصمیمات کمیسیون با رأی اکثریت اعضا معتبر خواهد بود.

تبصره 2- دبیرخانه کمیسیون معاملات می‌تواند حسب مورد از سایر کارشناسان و متخصصین فنی، مالی و حقوقی که هیچ‌گونه منافعی در موضوع معامله یا انعقاد قرارداد نداشته باشند، برای حضور در جلسات کمیسیون و برای اظهارنظر (بدون حق رأی) دعوت نماید.

ماده 26- وظایف کمیسیون معاملات به شرح زیر است:

الف - تشکیل جلسات کمیسیون معاملات در موعد مقرر در فراخوان.

ب - بررسی پیشنهادها از نظر کامل بودن مدارک و امضای آن‌ها و خوانا و غیر مشروط بودن پیشنهادهای قیمت (ارزیابی شکلی).

پ - ارجاع بررسی فنی پیشنهادها به کمیته فنی بازرگانی در فرایندهای دو مرحله‌ای.

ت - ارزیابی پیشنهادها و تعیین پیشنهادهای قابل قبول طبق شرایط تعیین شده در اسناد.

ث - تعیین برندگان اول و دوم طبق شرایط این آئین‌نامه.

ج - تنظیم صورت‌جلسات مناقصه.

چ - تصمیم‌گیری درباره تجدید یا لغو مناقصه.

ماده 27- فرایند برگزاری مناقصه حسب مورد به ترتیب شامل مراحل زیر است:

الف - تأمین منابع مالی برای انجام موضوع مناقصه.

ب - تعیین نوع مناقصه در معاملات بزرگ (یک مرحله‌ای یا دو مرحله‌ای، عمومی یا محدود)

پ - تهیه اسناد مناقصه

ث - فراخوان مناقصه

ت - ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در صورت لزوم

ج - ارزیابی پیشنهادها

چ - تعیین برنده مناقصه

ح - انعقاد قرارداد

ماده 28- منابع مالی در مناقصه به شرح زیر تأمین می‌شود:

الف - انجام معامله به هر طریق مشروط بر آن اساس است که سازمان به نحو مقتضی نسبت به پیش‌بینی منابع مالی معامله در مدت قرارداد اطمینان حاصل نموده و مراتب در اسناد مرتبط قید شده باشد.

ب - موضوع پیش‌بینی مالی و نحوه ضمان تأخیر تعهدات برای انجام معامله باید به صراحت در شرایط و اسناد مناقصه از سوی سازمان قید و تعهد شود.

ماده 29- مناقصه به یکی از روش‌های زیر انجام می‌شود:

الف - در معاملات کوچک، کارپرداز یا مأمور خرید با مسئولیت خود و پس از تحقیق کامل در مورد بهای کالا یا اجرت انجام کار، با رعایت صرفه و صلاح سازمان و اخذ صورتحساب (فاکتور) مشخص، معامله را با تأمین کیفیت به کمترین بهای ممکن انجام می‌دهد و موضوع را با ذکر نام و نام خانوادگی خود تأیید و امضا می‌نماید.

ب - در معاملات متوسط، مأمور خرید باید حداقل از سه نفر از فروشندگان کالا یا انجام دهندگان خدمت، روی برگ جداگانه استعلام بهای کتبی به عمل آورد و در آن، نوع کالا یا خدمت مورد معامله، مقدار و مشخصات آن را به طور کامل تعیین و فروشنده کالا یا خدمت، بهای پیشنهادی را با قید اعتبار بهای اعلام شده تصریح و با ذکر کامل نشانی خود و درج تاریخ امضا نماید. مأمور خرید باید زیر برگ‌های استعلام بها اعلام نماید که استعلام به وسیله او به عمل آمده است و با قید نام، نام خانوادگی، سمت و تاریخ، امضا و به بالاترین مسئول واحد خرید ارائه نماید. مسئول مذکور پس از بررسی انجام معامله با کمترین بهای اعلام شده و رعایت صرفه و صلاح سازمان، طرف معامله را تعیین می‌نماید.

تبصره - در مواردی که فروشنده یا انجام‌دهنده کار در محل، کمتر از سه نفر باشند، مأمور خرید باید ضمن اخذ استعلام بها از اشخاص موجود در محل، مراتب را به صورت کتبی جهت اخذ نظر مدیرعامل یا مقام مجاز از طرف وی، به مسئول خود گزارش دهد و در صورت تأیید موضوع توسط مقام مجاز نسبت به انجام معامله با رعایت صرفه و صلاح سازمان اقدام نماید.

پ - معاملات عمده سازمان بنا به پیشنهاد مدیرعامل و تصویب هیأت‌مدیره از طریق مناقصه عمومی یا محدود یا ترک تشریفات مناقصه انجام می‌پذیرد.

ماده 30- ارزیابی کیفی به شرح زیر انجام می‌گیرد:

الف - در ارزیابی کیفی مناقصه‌گران موارد زیر باید لحاظ شود:

1- تضمین کیفیت خدمات و محصولات.

2- داشتن تجربه و دانش در زمینه مورد نظر.

3- حسن سابقه.

4- داشتن پروانه کار یا گواهی‌نامه صلاحیت، در صورت لزوم.

5- توان مالی متقاضی برای انجام موضوع معامله، در صورت لزوم.

ب - مراحل ارزیابی کیفی مناقصه‌گران به شرح زیر است:

1- تعیین معیارهای ارزیابی و اهمیت نسبی معیارها.

معیارهای ارزیابی متناسب با موضوع معامله تعیین خواهد شد. این معیارها شامل مواردی همچون سابقه اجرایی و تجربه انجام کارهای مشابه یا در دست اقدام، حسن سابقه و رضایت در کارهای قبلی، خلاقیت‌ها و نوآوری در کارهای مشابه، داشتن تجهیزات و ماشین‌آلات و لوازم کار آماده به کار یا در دسترس، مدیریت کارآمد و سامانه مدیریتی مناسب و نظام کیفی انجام کار، کفایت کادر فنی و عناصر کلیدی از نظر دانش و تجربه، میزان سرمایه و توان مالی و پشتیبانی، با اولویت بومی بودن پیمانکار و داشتن تجربه در محل اجرای پروژه (امکانات ارائه خدمات پس از فروش در مورد تجهیزات، نرم‌افزار و موارد مشابه) و ظرفیت اجرایی (با توجه به سایر کارهای در دست انجام و برآوردهای مقداری و ریالی کالا، خدمت یا حقوق) خواهد بود.

2- تهیه اسناد ارزیابی.

3- دریافت، تکمیل و ارسال اسناد ارزیابی از سوی متقاضیان.

4- ارزیابی اسناد دریافت شده و تعیین امتیاز هر یک از مناقصه‌گران و رتبه‌بندی آن‌ها.

5- تهیه و اعلام اسامی مناقصه‌گران صلاحیت‌دار، امتیازات و رتبه آن‌ها (تهیه فهرست کوتاه).

6- مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.

تبصره - سازمان باید با رعایت اصل رقابت بین تمامی مناقصه‌گران نسبت به تشخیص صلاحیت و رتبه‌بندی اشخاص و تهیه فهرست واجدین صلاحیت و ظرفیت اجرایی آن‌ها برای انجام امور مختلف اقدام نماید.

ماده 31- فراخوان مناقصه به شرح زیر است:

الف - مفاد فراخوان حداقل باید شامل موارد زیر باشد:

1- نام و نشانی سازمان برای ارسال و یا ارائه مدارک و نظایر آن.

2- نوع، کمیت و کیفیت کالا، خدمات یا حقوق.

3- محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل پیشنهادها و گشایش آن‌ها.

4- در فراخوان درج شود که به پیشنهادهای فاقد امضا، مشروط، مخدوش و پیشنهادهایی که بعد از انقضای مدت مقرر در فراخوان واصل می‌شود، مطلقاً ترتیب اثر داده نخواهد شد.

5- مبلغ برآورد شده معامله و مبانی آن (در صورتی که تعیین آن میسر و اعلام آن به مصلحت باشد). در مواردی که فهرست بهای پایه وجود دارد، برآورد مربوط طبق فهرست یاد شده تهیه می‌شود.

6- نوع و مبلغ سپرده (تضمین شرکت در مناقصه به صورت مقطوع).

7- در فراخوان درج شود که پیشنهاددهنده موظف است معادل مبلغ سپرده، تضمین‌های معتبر تسلیم یا مبلغ یاد شده را به حساب بانکی سازمان واریز و یا چک بانکی تضمینی در وجه سازمان تهیه و حسب مورد ضمانت‌نامه یا رسید واریز وجه یا چک بانکی را ضمیمه پیشنهاد به سازمان تسلیم نماید و به پیشنهادهای فاقد سپرده، سپرده‌های مخدوش یا کمتر از میزان مقرر، چک شخصی و نظایر آن، ترتیب اثر داده نخواهد شد.

8- در فراخوان درج شود که سایر اطلاعات و جزئیات مربوط در اسناد مناقصه مندرج است.

9- ذکر ترتیب دریافت اسناد مناقصه.

ب - فراخوان باید از طریق شبکه و به تشخیص مقام مجاز حداقل دو تا سه نوبت در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار کشوری یا استان مربوط (با ذکر چگونگی دسترسی به جزئیات اطلاعات مربوط در شبکه) منتشر گردد. سازمان می‌تواند علاوه بر موارد مذکور از طریق سایر رسانه‌های گروهی و ارتباط جمعی و پایگاه‌های اطلاع‌رسانی نیز فراخوان را منتشر نماید.

تبصره - در صورتی که نیاز به برگزاری مناقصه بین‌المللی باشد یا استفاده از تسهیلات اعتباری خارجی مطرح باشد، باید با کسب مجوزهای مربوط در خصوص تسهیلات اقدام و در مورد برگزاری مناقصه بین‌المللی، آگهی مناقصه مربوط در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار و حداقل یک نوبت در یکی از روزنامه‌های انگلیسی زبان داخلی و یک مجله یا روزنامه بین‌المللی مرتبط با موضوع، منتشر شود.

ماده 32- احکام زیر در خصوص اسناد مناقصه الزامی است:

الف - تمامی اسناد مناقصه باید به طور یکسان به همه داوطلبان تحویل شود.

ب - اسناد مناقصه باید در موارد زیر تصریح داشته باشد:

1- نام و نشانی مناقصه‌گزار.

2- نوع و مبلغ سپرده/تضمین شرکت در مناقصه.

3- محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل پیشنهادها و گشایش آن‌ها.

تبصره - ذکر عبارت «مجاز بودن حضور پیشنهاددهندگان در جلسه گشایش پاکت پیشنهادها» و حداکثر زمانی که برای بررسی پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه لازم است، ضرورت دارد.

4- روش تهیه و مهلت مقرر برای تسلیم پیشنهادها و تعداد نسخه‌های آن‌ها.

5- بهای پیشنهادی باید به مبلغ مشخص و یا بر اساس درصد کسری یا اضافه نسبت به واحد بهای اعلام شده یا میزان کالا، خدمت یا حقوق مورد نظر تعیین و در پاکت‌های لاک و مهر شده به طور محرمانه به دبیرخانه سازمان تسلیم شود. پاکت‌های یاد شده فقط در جلسه کمیسیون معاملات گشوده خواهد شد.

6- مبلغ پیش‌پرداخت و تضمین حسن انجام کار.

7- مدت اعتبار پیشنهادها.

8- شرح کار، مشخصات فنی بازرگانی، استانداردها، نوع، کمیت و کیفیت کالا، خدمت یا حقوق.

تبصره - مشخصات نباید بیانگر انتخاب یک شخص (حقیقی یا حقوقی) و یا کشور خاص باشد.

9- برنامه‌ریزی برای انجام کار یا تحویل کالا، خدمت یا حقوق (ترتیب حمل، بیمه و میزان خسارت در صورت تأخیر و نظایر آن).

10- معیارها و روش ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.

11- مبانی و روش تعیین برنده مناقصه با ذکر نحوه تأثیرگذاری ارزیابی فنی بازرگانی بر قیمت پیشنهادی، در مواردی که مناسب‌ترین پیشنهاد از طریق ارزیابی فنی بازرگانی و مالی پیشنهادها تعیین می‌گردد.

12- متن قرارداد شامل موافقت‌نامه، شرایط عمومی و خصوصی و ضمایم آن.

13- صورت‌جلسات و توضیحات موضوع ماده (36).

14- سایر اسنادی که به تشخیص سازمان لازم باشد.

15- تصریح به اینکه سازمان اختیار دارد مقدار کالا، خدمت یا حقوق مورد معامله را تا بیست و پنج درصد افزایش یا کاهش دهد.

16- اعلام تکالیف قانونی سازمان در مورد کسور قانونی مربوط به قرارداد و تکالیف طرف معامله در ارتباط با بیمه، مالیات و عوارض متعلق به قرارداد.

تبصره - در صورتی که سازمان، ثبت قرارداد را در دفاتر اسناد رسمی ضروری تشخیص دهد، در فراخوان درج شود که هزینه ثبت قرارداد و پرداخت مالیات و هرگونه عوارض طبق قوانین و مقررات به عهده برنده مناقصه خواهد بود.

17- ذکر عبارت «در صورتی که برنده مناقصه حاضر به انعقاد قرارداد و انجام معامله در محل پیش‌بینی شده در اسناد مناقصه نشود، سپرده او ضبط و با نفر دوم برنده مناقصه، معامله انجام می‌شود و سپرده او نیز در صورتی که از انعقاد قرارداد و یا انجام معامله در مهلت مقرر امتناع ورزد، ضبط خواهد شد. قبل از انعقاد قرارداد یا تسلیم ضمانت انجام تعهدات از طرف برنده مناقصه، سپرده نفر دوم مسترد نخواهد شد».

18- میزان ضمانت انجام تعهدات و ترتیب دریافت و استرداد آن.

19- درج مفاد بند «چ» ماده (39).

20- ذکر عبارت «برنده مناقصه حق واگذاری تمام و یا بخشی از موضوع معامله را بدون موافقت کتبی سازمان به دیگری ندارد» ضروری است.

ماده 33- در مواردی که محدودیت برگزاری مناقصه عمومی با ذکر ادله توسط واحد متقاضی گزارش و رعایت صرفه و صلاح سازمان در انجام معامله به صورت مناقصه محدود توسط مدیرعامل تأیید شود، به ترتیب زیر عمل خواهد شد: