این خطا اغلب در دو حالت دیده می‌شود: 1) شماره مالیاتی تکراری (صورتحساب قبلاً ارسال/ثبت شده و دوباره ارسال شده است) یا 2) مغایرت بین اجزای شماره مالیاتی با اطلاعات صورتحساب (به‌خصوص بخش «تاریخ ثبت» داخل شماره مالیاتی با فیلد تاریخ/زمان صدور، یا تکراری بودن «سریال داخلی»). همچنین در زمان‌های اختلال یا قطعی سرور ممکن است صورتحساب یک‌بار ثبت شده باشد ولی کاربر از وضعیت ثبت مطلع نبوده و مجدد ارسال کرده باشد.

برای جلوگیری از این خطا، یکتایی سریال داخلی را تضمین کنید، تاریخ و زمان صدور را دقیق وارد کنید و در زمان‌های اختلال احتمالی، قبل از ارسال مجدد حتماً وضعیت ثبت را در کارپوشه بررسی نمایید.

ساختار شماره مالیاتی با الگوی مورد انتظار سامانه مطابقت ندارد (طول، نوع کاراکترها یا چینش اجزا). شماره مالیاتی باید دقیقاً 22 کاراکتر باشد و اجزای آن شامل: 6 کاراکتر شناسه یکتا، 5 کاراکتر Hex تاریخ، 10 کاراکتر Hex سریال داخلی و 1 رقم کنترلی است.

اگر شماره مالیاتی به‌صورت دستی ساخته یا ویرایش شود، احتمال خطا بالا می‌رود. پیشنهاد می‌شود تولید و مدیریت شماره مالیاتی به‌صورت استاندارد و سیستمی انجام شود.

این خطا هنگام ارسال صورتحساب‌های ارجاعی (اصلاحی/ابطالی/برگشت از فروش) رخ می‌دهد؛ زمانی که شماره مالیاتی مرجع با هیچ شماره مالیاتی موجود در کارپوشه منطبق نیست یا وضعیت صورتحساب مرجع برای ارجاع مناسب نیست.

در صورتحساب ابطالی، به‌جز «موضوع صورتحساب» و «شماره مالیاتی مرجع»، سایر فیلدها باید مطابق صورتحساب اصلی باشد؛ و در مواردی که تغییرات اساسی نیاز است، روال ابطال و صدور جدید را در نظر بگیرید.

شماره مالیاتی مرجع از نظر طول/نوع کاراکترها/ترتیب اجزا استاندارد نیست. شماره مالیاتی مرجع نیز باید 22 کاراکتر و دارای همان ساختار استاندارد باشد.

شماره مالیاتی مرجع را مجدد، دقیق و بدون فاصله وارد کنید. در صورت کپی/پیست، از نبود کاراکترهای اضافه و تبدیل صحیح اعداد فارسی به انگلیسی مطمئن شوید.

زمانی که قصد صدور صورتحساب ارجاعی (اصلاحی/ابطالی/برگشت از فروش) را دارید اما مقدار «شماره مالیاتی صورتحساب مرجع» را وارد نکرده‌اید.

شماره مالیاتی 22 کاراکتری صورتحساب اصلی (مرجع) را در فیلد مربوطه وارد کنید و مطمئن شوید صورتحساب مرجع در کارپوشه موجود و قابل ارجاع است.