آموزش ثبت صورتحساب در سامانه جامع تجارت با نرم‌افزار واسطه درسان

نرم‌افزار واسط سامانه مودیان درسان

آموزش تکمیل فایل اکسل سامانه جامع تجارت و ابزار رایگان کنترل فایل

اگر اطلاعات فروش یا انتقال کالا را در Excel آماده می‌کنید، کوچک‌ترین اختلاف در نام ستون‌ها، تاریخ، شناسه کالا، کد پستی، وضعیت حمل یا ردیف‌های یک صورتحساب می‌تواند باعث خطای بارگذاری شود. در این صفحه هم قواعد تکمیل دستی چهار قالب رسمی را می‌خوانید و هم می‌توانید فایل خود را پیش از ارسال، با ابزار درسان کنترل و اصلاح کنید.

بازکردن ابزار کنترل فایل سامانه جامع تجارت مشاهده راهنمای تکمیل دستی Excel

ابزار رایگان کنترل و تولید فایل

تمام نکات این راهنما در ابزار درسان رعایت شده است

ابزار فایل‌های XLSX، XLSM، CSV و TSV را داخل مرورگر بررسی می‌کند، نوع خروجی و ستون‌ها را تشخیص می‌دهد، خطاها را ردیفی نمایش می‌دهد و فایل نهایی را با نام شیت، ترتیب ستون‌ها و سرتیترهای دقیق قالب رسمی می‌سازد. اطلاعات فایل از دستگاه کاربر خارج نمی‌شود.

نمایش تمام اطلاعات به‌صورت ستونی در AG Grid با جست‌وجو، مرتب‌سازی، فیلتر و انتخاب ستون‌ها
تشخیص خودکار فروش به مصرف‌کننده، فروش رهگیری‌دار، انتقال مالکیت و انتقال مکان
تشخیص سرتیترهای مترادف و امکان اصلاح دستی نگاشت ستون‌ها
کنترل تاریخ شمسی، شناسه خریدار، موبایل، کدپستی، شناسه کالا، شناسه رهگیری و مبالغ
تخصیص گروهی وضعیت حمل و کدپستی انبار مبدأ فقط به ردیف‌های خالی
پیشنهاد تجمیع شناسه کالای تکراری با حفظ جمع تعداد و مبالغ
خروجی جداگانه گزارش خطا و فایل آماده بارگذاری در سامانه جامع تجارت

نسخه 1.11اجرای ابزاربدون نصب و بدون ماکرو

تکمیل دستی فایل

قواعد عمومی Excel پیش از بارگذاری

برای همه قالب‌ها

قالب رسمی را تغییر ندهید

نام فایل، نام شیت، ترتیب ستون‌ها، عنوان سرتیترها، علامت ستاره و حتی فاصله‌های ابتدا یا انتهای عنوان باید مطابق آخرین قالب رسمی باشد. ستون جدید اضافه نکنید و ستون‌های قالب را جابه‌جا یا حذف نکنید.

شناسه‌ها را به‌صورت Text وارد کنید

کد ملی، شناسه ملی، کد اقتصادی، کدپستی، موبایل، شناسه کالا و شناسه رهگیری را متنی ثبت کنید تا صفر ابتدای آن‌ها در Excel حذف نشود. برای فایل دستی بهتر است از ارقام انگلیسی استفاده شود.

تاریخ باید شمسی باشد

تاریخ سند و تاریخ بارنامه را به شکل 1405/06/07 یا با ارقام انگلیسی 1405/06/07 ثبت کنید. ماه باید بین 1 تا 12 و روز متناسب با ماه معتبر باشد.

مقادیر عددی را پاک و مثبت بنویسید

تعداد باید عددی و بزرگ‌تر از صفر باشد. مبلغ واحد، تخفیف، مالیات و سایر اضافات نباید متن یا عدد منفی باشند. از درج «ریال»، ویرگول یا توضیح در سلول مبلغ خودداری کنید.

ردیف‌های یک سند باید هماهنگ باشند

اگر یک صورتحساب چند کالا دارد، شماره صورتحساب در ردیف‌های کالا یکسان باشد. اطلاعات سطح سند مانند تاریخ، خریدار، کدپستی و وضعیت حمل نباید بین ردیف‌های همان سند متفاوت باشد.

اسناد بدون شماره را جدا کنید

اگر شماره صورتحساب ندارید، بین دو سند یک ردیف کاملاً خالی قرار دهید. در غیر این صورت ردیف‌های پیوسته ممکن است یک سند در نظر گرفته شوند.

هر کالا در هر سند یک‌بار باشد

ترکیب «شماره سند + شناسه کالا» نباید تکرار شود. اگر تکرار دارید، ردیف‌ها را با قاعده تجمیع این صفحه یکی کنید. شناسه رهگیری تکراری قابل تجمیع نیست.

فقط صورتحساب قابل ارسال را انتخاب کنید

صورتحساب «در انتظار»، «ابطال‌شده»، خارج از فروش دوره یا صورتحسابی که کنترل کارپوشه آن در نرم‌افزار واسط انجام نشده است، پیش از تهیه خروجی باید بررسی شود.

نکته مهم: ابزار درسان ارقام فارسی را به انگلیسی تبدیل می‌کند، صفر ابتدای موبایل 10 رقمی را بازسازی می‌کند، تاریخ را استاندارد می‌سازد و در صورت وجود نرخ ارزش افزوده یا جمع نهایی، مبلغ مالیات را محاسبه می‌کند؛ اما در تکمیل کاملاً دستی بهتر است همه مقادیر را از ابتدا با قالب نهایی وارد کنید.

ساختار خروجی‌ها

فیلدها و قواعد چهار قالب رسمی

1 فروش به مصرف‌کننده نهایی

نام فایل: KhordehForoshi_V5_6.xlsx — نام شیت: فروش به مصرف کننده

فیلد	وضعیت و قاعده
تاریخ سند	الزامی؛ تاریخ شمسی معتبر
شماره صورتحساب	در صورت وجود، در تمام ردیف‌های همان صورتحساب یکسان باشد
کد/شناسه ملی، نام و موبایل خریدار	برای فروش نهایی ممکن است خالی باشد؛ در صورت درج، طول شناسه و موبایل کنترل شود
کدپستی انبار مبدأ	الزامی و دقیقاً 10 رقم
شرح سند	در تمام ردیف‌های یک صورتحساب یکسان باشد
شناسه کالا	الزامی و 13 رقم
تعداد/مقدار	الزامی، عددی و بزرگ‌تر از صفر
مبلغ واحد، تخفیف، اضافات و مالیات	عددی، بدون مقدار منفی؛ تخفیف نباید از مبلغ ناخالص بیشتر باشد

2 انتقال مالکیت

نام فایل: Enteghal_Malekiat_Makan_V6_7.xlsx — نام شیت: انتقال مالکیت و مکان

فیلد	وضعیت و قاعده
تاریخ سند	الزامی؛ تاریخ شمسی معتبر
کد/شناسه ملی خریدار	الزامی؛ 10، 11 یا 14 رقم. وجود کد ملی/شناسه ملی یا کد اقتصادی در ورودی عمومی باعث تشخیص انتقال مالکیت می‌شود
کد نقش تجاری خریدار	در صورت نداشتن نقش تجاری، نام و تلفن همراه خریدار الزامی است
کدپستی انبار مبدأ	الزامی و 10 رقم
کدپستی انبار مقصد	در صورت درج، 10 رقم؛ خالی‌بودن آن هشدار مقصد موقت ایجاد می‌کند
شماره قرارداد بورس	الزامی؛ برای فروش خارج از بورس عدد `100` درج شود
وضعیت حمل	دقیقاً یکی از «دارای بارنامه»، «بدون بارنامه» یا «صدور بارنامه»
اطلاعات بارنامه	در وضعیت «دارای بارنامه»، شماره، تاریخ شمسی معتبر و سریال بارنامه همگی الزامی‌اند
شناسه کالا و تعداد	شناسه 13 رقمی؛ تعداد عددی و بزرگ‌تر از صفر
مبالغ	مبلغ واحد، تخفیف، مالیات و اضافات عددی و غیرمنفی باشند

3 انتقال مکان

نام فایل: Enteghal_Makan_V4.xlsx — نام شیت: ثبت انتقال مکان

فیلد	وضعیت و قاعده
کدپستی انبار مبدأ	در صورت درج، دقیقاً 10 رقم؛ خالی‌بودن آن هشدار ثبت موقت مبدأ ایجاد می‌کند
کدپستی انبار مقصد	الزامی و دقیقاً 10 رقم
تاریخ سند	الزامی؛ تاریخ شمسی معتبر
وضعیت حمل	یکی از سه مقدار مجاز وضعیت حمل
اطلاعات بارنامه	برای «دارای بارنامه»، شماره، تاریخ و سریال الزامی است
شناسه کالا	الزامی و 13 رقم
تعداد/مقدار	الزامی، عددی و بزرگ‌تر از صفر

4 فروش به مصرف‌کننده رهگیری‌دار

نام فایل: CreateFactors_TrackingCode_V3.xlsx — نام شیت: خرده فروشی رهگیری دار

فیلد	وضعیت و قاعده
تاریخ سند	الزامی؛ تاریخ شمسی معتبر
کد/شناسه ملی خریدار	الزامی؛ 10، 11 یا 14 رقم
نام و موبایل خریدار	هر دو الزامی؛ موبایل 11 رقمی
کدپستی انبار مبدأ	الزامی و 10 رقم
شناسه کالا	الزامی و 13 رقم
شناسه رهگیری	الزامی، 14 رقم و غیرتکراری در همان سند؛ هر رهگیری یک واحد کالا محسوب می‌شود
مبالغ	مبلغ واحد، تخفیف، اضافات و مالیات عددی و غیرمنفی باشند

رفع خطا

خطاهای رایج و روش اصلاح

شناسه کالا در صورتحساب تکراری است

ردیف‌های دارای شماره سند و شناسه کالای یکسان را تجمیع کنید: تعداد جدید برابر مجموع تعدادها، مبلغ واحد جدید برابر مجموع (تعداد × مبلغ واحد) ÷ مجموع تعداد و تخفیف، اضافات و مالیات برابر مجموع ردیف‌هاست. ابزار این کار را پس از تأیید کاربر انجام می‌دهد و امکان لغو تجمیع دارد.

شرح سند بین ردیف‌ها یکسان نیست

یک شرح واحد برای تمام ردیف‌های صورتحساب انتخاب کنید. ابزار اولین شرح موجود را برای همه ردیف‌های همان سند یکسان می‌کند.

وضعیت حمل وارد نشده است

یکی از سه مقدار دقیق مجاز را وارد کنید. در ابزار، «تخصیص گروهی وضعیت حمل» فقط ردیف‌های خالی را تکمیل می‌کند و مقادیر قبلی را تغییر نمی‌دهد.

کدپستی انبار مبدأ وارد نشده است

کدپستی 10 رقمی را به‌صورت Text درج کنید. ابزار امکان تخصیص گروهی کدپستی مبدأ به ردیف‌های خالی را دارد.

مبلغ مالیات و عوارض وجود ندارد

اگر نرخ مالیات موجود است، ابتدا پایه را از فرمول تعداد × مبلغ واحد − تخفیف + اضافات محاسبه و در نرخ مالیات ضرب کنید. اگر جمع با مالیات دارید، مالیات برابر اختلاف جمع نهایی و پایه است. ابزار هر دو حالت را خودکار محاسبه می‌کند.

اطلاعات یک صورتحساب ناهماهنگ است

تاریخ، خریدار، موبایل، کدپستی، قرارداد، وضعیت حمل و مشخصات بارنامه را در تمام ردیف‌های همان سند یکسان کنید؛ اختلاف هرکدام باعث خطای کل صورتحساب می‌شود.

روش استفاده

سه مرحله تا فایل آماده سامانه جامع تجارت

1
فایل را وارد کنید
فایل خروجی درسان یا Excel مشابه را انتخاب کنید؛ ابزار شیت، نوع گزارش و ستون‌ها را تشخیص می‌دهد.
2
خطاها را اصلاح کنید
همه ستون‌ها را در فهرست AG Grid ببینید، روی ردیف خطادار اصلاح انجام دهید و در صورت نیاز از تخصیص گروهی یا تجمیع استفاده کنید.
3
خروجی رسمی بگیرید
فایل آماده را با نام فایل، نام شیت و سرتیترهای دقیق سامانه جامع تجارت دریافت کنید؛ گزارش خطا نیز جداگانه قابل دریافت است.

ویژه کاربران نرم‌افزار واسط درسان

استفاده از این امکان برای کاربران درسان رایگان است

کاربران نرم‌افزار واسط درسان می‌توانند از مسیر گزارشات ← سامانه جامع تجارت، گزارش موردنیاز خود را تهیه و بدون پرداخت هزینه جداگانه از قابلیت آماده‌سازی اطلاعات سامانه جامع تجارت استفاده کنند.

آموزش عملی

ویدیوی تهیه گزارش سامانه جامع تجارت در درسان

در این ویدیو مسیر خروجی‌گرفتن فروش و انتقال مالکیت از نرم‌افزار واسط درسان نمایش داده می‌شود.

ویدیوی آموزشی

جمع‌بندی

تکمیل دستی فایل سامانه جامع تجارت امکان‌پذیر است، اما به رعایت دقیق قالب، شناسه‌ها، تاریخ، کدپستی، وضعیت حمل و هماهنگی ردیف‌های هر سند نیاز دارد. تمام کنترل‌ها و قواعد ذکرشده در این راهنما در ابزار درسان پیاده‌سازی شده‌اند تا پیش از بارگذاری، خطاها مشخص و خروجی استاندارد تولید شود.

کنترل فایل با ابزار رایگان درسان

368

ثبت نظر

مطالب مرتبط

دسته‌بندی آموزش‌ها