معنی خطای تاریخ و زمان صدور صورتحساب میلادی چیست؟

در سامانه مؤدیان، هر صورتحساب الکترونیکی دارای فیلدی برای «تاریخ و زمان صدور صورتحساب» است. این مقدار باید در قالب قابل قبول سامانه و بر اساس تاریخ میلادی ارسال شود. اگر مقدار این فیلد با قواعد سامانه سازگار نباشد، صورتحساب رد می‌شود و خطای مربوط به نامعتبر بودن تاریخ و زمان صدور نمایش داده می‌شود.

بنابراین ممکن است تاریخ در ظاهر برای کاربر درست باشد، اما مقدار نهایی که توسط نرم‌افزار، فایل اکسل یا سامانه واسط به سازمان امور مالیاتی ارسال شده است، از نظر سامانه مؤدیان معتبر نباشد.

دلایل اصلی بروز این خطا

چه زمانی تاریخ صورتحساب نامعتبر تشخیص داده می‌شود؟

تاریخ صدور صورتحساب باید از نظر زمانی قابل قبول باشد. به طور معمول، سامانه مؤدیان تاریخ‌هایی را که با منطق ارسال صورتحساب سازگار نباشند، رد می‌کند. برای نمونه، اگر تاریخ صدور صورتحساب بعد از زمان ارسال باشد، یا اگر از مهلت مجاز ارسال گذشته باشد، احتمال نمایش این خطا وجود دارد.

همچنین در صورتحساب‌های اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش، تاریخ صورتحساب جدید باید پس از تاریخ صورتحساب اصلی یا مرجع باشد. اگر این رابطه زمانی رعایت نشود، سامانه مقدار تاریخ صدور را از نظر منطقی معتبر نمی‌داند.

نمونه‌های رایج بروز خطا

روش رفع خطا در فایل اکسل صادرات سامانه مؤدیان

اگر صورتحساب‌ها از طریق فایل اکسل ارسال می‌شوند، باید فرمت ستون تاریخ و زمان صدور صورتحساب بررسی شود. تاریخ‌هایی که به صورت متن، تاریخ ناقص، مقدار نامعتبر، یا با تبدیل اشتباه شمسی به میلادی ثبت شده‌اند، می‌توانند باعث رد صورتحساب شوند.

در این حالت بهتر است قبل از ارسال، فایل اکسل از نظر فرمت تاریخ، خالی نبودن فیلد تاریخ صدور، نبود تاریخ آینده، و تطبیق تاریخ با مهلت مجاز ارسال کنترل شود. استفاده از ابزارهای کنترل و اصلاح اکسل می‌تواند از تکرار این خطا جلوگیری کند.

روش رفع خطا در نرم‌افزار واسط سامانه مؤدیان

در نرم‌افزار واسط، ابتدا باید صورتحساب خطادار را پیدا کنید و مقدار تاریخ و زمان صدور آن را بررسی نمایید. اگر تاریخ از مهلت مجاز خارج شده، مربوط به آینده است، یا با صورتحساب مرجع سازگار نیست، باید قبل از ارسال مجدد اصلاح شود.

در صورتحساب‌های اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش، کنترل تاریخ صورتحساب مرجع بسیار مهم است. همچنین اگر صورتحساب از نرم‌افزار حسابداری به واسط منتقل شده، باید بررسی شود که تاریخ خروجی نرم‌افزار حسابداری با تاریخ قابل قبول سامانه مؤدیان یکسان باشد.

تنظیم مهلت صدور فاکتور در منوی تعریف شرکت

در نرم‌افزار واسط درسان، کاربر می‌تواند از منوی تعریف شخص / شرکت مقدار مربوط به محدودیت صدور فاکتور (روز) را مشاهده و در صورت نیاز تنظیم کند. این بخش برای کنترل بازه زمانی مجاز صدور و ارسال صورتحساب استفاده می‌شود و نقش مهمی در پیشگیری از خطاهای تاریخ و زمان صدور صورتحساب دارد.

همچنین در صورت تغییر مهلت‌ها توسط سازمان امور مالیاتی، این کنترل در نرم‌افزار به‌صورت هوشمند مدیریت می‌شود تا بازه زمانی معتبر برای ثبت و ارسال صورتحساب‌ها با وضعیت جدید هماهنگ باشد.

کنترل تاریخ و زمان صدور هنگام ثبت صورتحساب

هنگام ثبت صورتحساب جدید، فیلد تاریخ و زمان صدور صورتحساب باید با بازه زمانی معتبر، ساعت سیستم و قواعد سامانه مؤدیان هماهنگ باشد. در نرم‌افزار واسط درسان این بخش در زمان ثبت صورتحساب کنترل می‌شود تا تاریخ اشتباه، تاریخ آینده یا تاریخ خارج از بازه مجاز باعث رد شدن صورتحساب در سامانه مؤدیان نشود.

اگر کاربر در ثبت تاریخ دچار اشتباه شود، نرم‌افزار با کنترل‌های داخلی و هشدارهای لازم کمک می‌کند پیش از ارسال نهایی، ایراد شناسایی و اصلاح شود.

ارتباط این خطا با مهلت ارسال صورتحساب

یکی از مهم‌ترین دلایل این خطا، عبور از مهلت مجاز ارسال صورتحساب است. مهلت ارسال صورتحساب در سامانه مؤدیان ممکن است بر اساس اطلاعیه‌ها و دستورالعمل‌های سازمان امور مالیاتی تغییر کند. برای مشاهده توضیحات کامل‌تر درباره مهلت ارسال، می‌توانید راهنمای مهلت ارسال صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان را مطالعه کنید.

خطاهای مشابه در سامانه مؤدیان

خطاهای مربوط به تاریخ و زمان صدور معمولاً با خطاهای دیگری مانند نامعتبر بودن تاریخ مرجع، ارسال خارج از بازه مجاز، اشتباه در صورتحساب اصلاحی، یا مغایرت در اطلاعات صورتحساب همراه می‌شوند. اگر علاوه بر این خطا، پیام‌های دیگری نیز دریافت می‌کنید، بهتر است همه خطاها به صورت هم‌زمان بررسی شوند.

برای آشنایی با سایر خطاهای رایج، می‌توانید صفحه راهنمای خطاهای سامانه مؤدیان را بررسی کنید.