راهنمای تکمیل و بارگذاری فایل اکسل و CSV دفاتر تجاری الکترونیکی

این راهنما برای این نوشته شده که فایل اکسل یا CSV دفاتر تجاری الکترونیکی را دقیق، بدون خطا و مطابق ضوابط سامانه آماده کنید، و در کنار آن، نکات مهم «آیین‌نامه موضوع ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم» درباره دفاتر الکترونیکی را هم یکجا داشته باشید. ملاک عمل در موارد تناقض، «آیین‌نامه» است.

1. دفاتر تجاری الکترونیکی چیست و چرا مهم است

دفاتر تجاری الکترونیکی -ماشینی/مکانیزه- به اطلاعاتی گفته می‌شود که با «کد رهگیری پلمپ» دریافتی از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در «سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» ثبت و بارگذاری می‌شود. ثبت اطلاعات مطابق نمونه اعلامی سازمان، در حکم تنظیم دفاتر قانونی تلقی می‌شود.

2. قالب اکسل دفاتر را از کجا دانلود کنیم

پس از ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، از صفحه اول روی گزینه «دانلود قالب اکسل» کلیک کنید تا فایل قالب استاندارد را دریافت کنید.

3. فایل اکسل باید چه ستون‌هایی داشته باشد

قالب استاندارد سامانه شامل ستون‌های زیر است -به همین ترتیب-

3-1. ردیف
3-2. تاریخ
3-3. کد حساب کل
3-4. عنوان حساب کل
3-5. کد حساب معین -اختیاری-
3-6. عنوان حساب معین -اختیاری-
3-7. شرح -اختیاری-
3-8. مبلغ بدهکار -ریال-
3-9. مبلغ بستانکار -ریال-

نکته: اطلاعات باید فقط در یک صفحه -یک شیت- ثبت شود.

4. قواعد حیاتی ثبت بدهکار و بستانکار -علت اصلی خطاهای سامانه

برای جلوگیری از خطا، این موارد را دقیق رعایت کنید-

4-1. در هر سطر فقط یکی از ستون‌های «مبلغ بدهکار» یا «مبلغ بستانکار» باید مقدار داشته باشد و دیگری خالی یا صفر باشد.
4-2. مبالغ فقط عددی و با واحد «ریال» هستند.
4-3. شرح حداکثر 255 کاراکتر مجاز است.

5. فرمت تاریخ و بازه زمانی مجاز

5-1. فرمت تاریخ را دقیق و یکسان وارد کنید -نمونه رایج در فایل‌های سامانه- 1403/12/20
5-2. تاریخ‌های داخل فایل باید داخل بازه زمانی انتخاب‌شده برای بارگذاری باشند. اگر تاریخ خارج از بازه باشد، سامانه خطا می‌دهد یا فایل را ناموفق می‌کند.

6. چه زمانی CSV بارگذاری کنیم

اگر تعداد رکوردهای فایل زیاد است و اکسل کند می‌شود، یا سامانه برای حجم بالا محدودیت دارد، خروجی را به CSV تبدیل و بارگذاری کنید. همچنین سقف حجم CSV در ضوابط سامانه محدود است -در عمل بهتر است فایل‌های حجیم را چند بازه‌ای و بدون همپوشانی تقسیم کنید-

7. «تاریخ آخرین رویداد فایل جاری» یعنی چه

این عبارت یعنی «انتهای بازه زمانی فایلی که در حال بارگذاری است». سامانه از شما می‌خواهد این تاریخ با محتوای فایل هماهنگ باشد.

8. بازه زمانی بارگذاری چگونه تعیین می‌شود و چرا شروع بازه را نمی‌توان انتخاب کرد

در سامانه، تاریخ شروع بازه معمولاً خودکار است-

8-1. در اولین بارگذاری، ابتدای بازه برابر شروع سال مالی است.
8-2. در بارگذاری‌های بعدی، ابتدای بازه برابر انتهای بازه فایل قبلی می‌شود.

به همین دلیل معمولاً «شروع بازه» دستی انتخاب نمی‌شود.

9. آیا می‌توان چند فایل برای یک دفتر پلمپ بارگذاری کرد

بله. می‌توانید چند فایل بارگذاری کنید، به شرط اینکه-

9-1. همه فایل‌ها مربوط به همان کد رهگیری پلمپ و همان دوره مالی باشند.
9-2. بازه‌های زمانی فایل‌ها با هم همپوشانی نداشته باشند.

10. برای هر بازه زمانی چند بار می‌توان بارگذاری انجام داد

برای هر بازه زمانی، یک بار امکان بارگذاری وجود دارد. اگر بارگذاری ناموفق باشد می‌توانید همان بازه را با فایل اصلاح‌شده مجدداً بارگذاری کنید، اما پس از بارگذاری موفق و ثبت نهایی، برای همان بازه امکان بارگذاری مجدد وجود ندارد.

11. خطاها کجا نمایش داده می‌شوند

اگر فایل مشکل داشته باشد، سامانه در مرحله پیش‌نمایش یا هنگام بارگذاری، پیام خطا را نشان می‌دهد و وضعیت بارگذاری «ناموفق» ثبت می‌شود. سپس باید فایل را اصلاح و دوباره بارگذاری کنید.

12. آیا امکان ویرایش یا حذف فایل بارگذاری‌شده وجود دارد

پس از بارگذاری موفق و «ثبت نهایی»، امکان حذف یا بارگذاری مجدد برای همان بازه وجود ندارد.

13. در چه مرحله‌ای می‌توان فایل را حذف یا جایگزین کرد

قبل از ثبت نهایی، امکان جایگزینی فایل اصلاح‌شده وجود دارد. همچنین اگر هنگام بارگذاری مشخص شود بخشی از رویدادهای یک بازه جا افتاده، با بارگذاری فایل جدید، فایل قبلی حذف و نسخه ویرایش‌شده جایگزین می‌شود.

14. ثبت تجمیعی رویدادها -ماهانه- چگونه است

اگر رویدادها را تجمیعی ثبت می‌کنید -مثلاً ماهانه- باید رویدادهای مرتبط را با «ردیف یکسان» و «تاریخ یکسان» ثبت کنید.

نکته: اطلاعات تجمیعی هر ردیف، حداکثر باید مرتبط با یک ماه شمسی باشد.

15. سند افتتاحیه -نکات تکمیلی

اطلاعات سند افتتاحیه -مانده انتقالی از سال قبل- می‌تواند به صورت ردیف جداگانه یا همراه با سایر ردیف‌ها در فایل اکسل ثبت شود.

نکات مهم آیین‌نامه ماده 95 درباره «دفاتر الکترونیکی -ماشینی/مکانیزه-»

16. تعریف دفتر الکترونیکی در آیین‌نامه

دفاتر الکترونیکی -ماشینی/مکانیزه- اطلاعاتی است که با «کد رهگیری پلمب» دریافت‌شده از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در «سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» ثبت می‌شود.

17. چه کسانی مکلف به نگهداری دفتر روزنامه و کل هستند

صاحبان مشاغل گروه اول و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفتر روزنامه و کل -یا حسب مورد سایر دفاتر- هستند و این دفاتر می‌تواند دستی یا الکترونیکی باشد.

18. شرط شروع استفاده از دفاتر الکترونیکی

پیش از ثبت اطلاعات در سامانه، باید «کد رهگیری پلمب دفاتر الکترونیکی» برای سال مالی مورد نظر دریافت شود.

19. مهلت‌های بارگذاری اطلاعات در سامانه -طبق آیین‌نامه-

19-1. سال مالی با شروع تا 1403/12/30 -دوره یک‌ساله-
19-2. سال مالی با شروع در 1404 -دوره شش‌ماهه-
19-3. سال مالی با شروع در 1405 -دوره سه‌ماهه-
19-4. سال مالی با شروع از 1406 به بعد -دوره یک‌ماهه-

20. اثر حقوقی ثبت اطلاعات در سامانه

ثبت اطلاعات مالی مطابق نمونه اعلامی سازمان در سامانه، «به منزله تنظیم دفاتر قانونی» محسوب می‌شود و می‌تواند با رعایت مقررات، مبنای رسیدگی قرار گیرد.

21. رسیدگی و مطالبه اسناد با وجود دفاتر الکترونیکی

با توجه به دسترسی سازمان به اطلاعات دفاتر الکترونیکی، مأموران مالیاتی می‌توانند حسب نوع حسابرسی و در صورت انتخاب مودی برای حسابرسی، اسناد و مدارک را مطالبه کنند.

22. ناقص بارگذاری کردن کل سال مالی

عدم بارگذاری بخشی از اطلاعات مربوط به یک سال مالی در سامانه، الزاماً به معنی «عدم ارائه دفاتر» نیست.

23. تکلیف نگهداری اسناد و مدارک همچنان پابرجاست

حتی با استفاده از دفاتر الکترونیکی، مودی مکلف به نگهداری اسناد و مدارک است و در صورت درخواست باید ارائه کند.

24. ثبت تجمیعی در سامانه -یک شرط مهم آیین‌نامه‌ای

اگر اطلاعات را تجمیعی ثبت می‌کنید، باید از نرم‌افزارهای دارای قابلیت ثبت معاملات و رویدادهای مالی مرتبط استفاده کنید. در زمان رسیدگی نیز ارائه دستورالعمل کار با نرم‌افزار و امکان دسترسی لازم به اطلاعات ضروری است و عدم ارائه دستورالعمل یا عدم امکان دسترسی، در حکم عدم تسلیم دفاتر است.