خانه
/
نرم افزار حقوق و دستمزد درسان
/
آموزش تنظیمات خروجی سند حسابداری حقوق و دستمزد در نرمافزار حقوق درسان
آموزش تنظیمات خروجی سند حسابداری حقوق و دستمزد در نرمافزار حقوق درسان
آموزش تنظیمات خروجی سند حسابداری حقوق و دستمزد در نرمافزار حقوق درسان
آموزش ویدیویی نرمافزار حقوق و دستمزد درسان
تنظیمات خروجی سند حسابداری حقوق و دستمزد در نرمافزار حقوق درسان
این آموزش بهصورت مرحلهبهمرحله نشان میدهد برای اینکه خروجی سند حسابداری حقوق و دستمزد در نرمافزار حقوق درسان درست، قابل کنترل و قابل استفاده در حسابداری باشد، چه بخشهایی باید تکمیل شوند. در ویدیو، مسیر کار از تعریف شرکت و مرکز هزینه شروع میشود، سپس تنظیمات مزایا، بیمه، مالیات، قرارداد کارکنان و در پایان دریافت گزارش اکسل سند حسابداری نمایش داده میشود.
ابتدا ویدیو را کامل ببینید و سپس توضیحات زیر را مرحلهبهمرحله با تنظیمات نرمافزار خود تطبیق دهید. متن زیر، محتوای آموزشی و نکات اصلی همین ویدیو را به زبان ساده و دستهبندیشده توضیح میدهد.
در این ویدیو چه چیزی آموزش داده میشود؟
موضوع اصلی ویدیو این است که خروجی سند حسابداری حقوق و دستمزد فقط با محاسبه حقوق ساخته نمیشود. نرمافزار باید از قبل بداند هر آیتم حقوقی به کدام حساب حسابداری، مرکز هزینه، ردیف پیمان، کارگاه یا شعبه مربوط است. اگر این ارتباطها درست تعریف شود، خروجی اکسل سند حسابداری، هم از نظر حسابهای کل، معین و تفصیلی قابل بررسی است و هم میتواند بر مبنای مرکز هزینه یا ردیف پیمان تفکیک شود.
اتصال حسابها به آیتمها
برای خروجی سند حسابداری، کد حساب کل، کد حساب معین و در صورت نیاز کد تفصیلی برای آیتمهای حقوقی مشخص میشود.
تنظیم مزایا، بیمه و مالیات
مزایا و کسورات باید از نظر مشمول بیمه، مشمول مالیات، نقدی یا غیرنقدی بودن و نوع محاسبه بررسی شوند.
دریافت خروجی اکسل
در انتهای ویدیو، خروجی اکسل گزارش حسابداری نمایش داده میشود؛ گزارشی که شامل حسابها، شرح تفصیلی و مرکز هزینه است.
خروجی سند حسابداری حقوق و دستمزد یعنی چه؟
وقتی حقوق کارکنان محاسبه میشود، فقط مبلغ پرداختی به کارکنان اهمیت ندارد. در حسابداری باید مشخص شود هر مبلغ در کدام حساب ثبت میشود. برای مثال حقوق پایه، حق مسکن، بیمه سهم کارمند، بیمه سهم کارفرما، بیمه بیکاری، مالیات حقوق، مساعده، وام، خالص حقوق پرداختنی و سایر آیتمها باید در حسابهای درست قرار بگیرند.
خروجی سند حسابداری حقوق و دستمزد، اطلاعات محاسبهشده در نرمافزار حقوق را به گزارشی تبدیل میکند که حسابدار بتواند آن را کنترل و در سیستم حسابداری ثبت کند. اگر تنظیمات حسابها، مرکز هزینه یا ردیف پیمان درست نباشد، ممکن است حقوق درست محاسبه شده باشد، اما سند حسابداری نهایی ناقص یا اشتباه باشد.
تعریف شرکت، مرکز هزینه، شعبه، کارگاه و ردیف پیمان
در بخش تعریف شرکت، ابتدا اطلاعات اصلی شرکت مانند نوع شرکت، نام شرکت یا کارگاه، شناسه ملی، کد اقتصادی و وضعیت فعالیت مشخص میشود. سپس در همان بخش، قسمتهای مهم مربوط به خروجی حسابداری و بیمه نمایش داده میشود؛ از جمله مرکز هزینه و اطلاعات شعبه، کارگاه یا ردیف پیمان.
مرکز هزینه در این آموزش چه کاربردی دارد؟
مرکز هزینه برای این است که هزینه حقوق هر کارمند یا گروهی از کارکنان به بخش درست منتقل شود. برای مثال اگر شرکت چند شعبه، چند پروژه، چند واحد اداری یا چند کارگاه داشته باشد، با تعریف مرکز هزینه میتوان گزارش حقوق را جداگانه بررسی کرد. در ویدیو، برای مرکز هزینه، نام مرکز هزینه، کد مرکز هزینه و حسابهای مرتبط با هزینه بیمه کارفرما، هزینه بیمه بیکاری و موارد مشابه نمایش داده میشود.
✓
نام مرکز هزینه باید واضح باشد؛ مثل اداری، تولید، فروش، پروژه یا شعبه.
✓
کد مرکز هزینه باید در قرارداد کارکنان و خروجی گزارش قابل پیگیری باشد.
✓
حسابهای هزینه بیمه کارفرما و بیمه بیکاری باید دقیق انتخاب شوند.
✓
اگر شرکت چند کارگاه یا ردیف پیمان دارد، هرکدام باید جداگانه تعریف شوند.
تنظیم شعبه، کارگاه یا ردیف پیمان و حسابهای پرداختنی
در ادامه ویدیو، بخش شعبه، کارگاه یا ردیف پیمان نمایش داده میشود. این بخش برای زمانی مهم است که حقوق کارکنان باید بر اساس کارگاه، شعبه، پیمان یا پروژه تفکیک شود. در این قسمت، اطلاعاتی مانند نوع، نام شعبه یا کارگاه، کد کارگاه، کد ردیف پیمان، آدرس، کد پستی و درصدهای بیمه ثبت میشود.
در ویدیو، درصدهای بیمه مانند سهم کارفرما، سهم کارمند و بیمه بیکاری نیز در همین بخش قابل مشاهده است. همچنین حسابهای پرداختنی مربوط به مالیات حقوق، بیمه پرداختنی کارکنان و بیمه پرداختنی کارفرما مشخص میشوند تا خروجی سند حسابداری بتواند بدهیهای مربوط به حقوق را در سرفصل درست نشان دهد.
| بخش تنظیمات | کاربرد در خروجی سند حسابداری |
|---|---|
| کد کارگاه یا ردیف پیمان | برای تفکیک کارکنان و گزارشها بر اساس کارگاه، پیمان یا شعبه استفاده میشود. |
| درصد بیمه کارفرما، کارمند و بیکاری | مبنای محاسبه سهمهای بیمه و ثبت حسابهای مرتبط در خروجی حسابداری است. |
| حساب مالیات حقوق پرداختنی | مالیات حقوق کارکنان را در حساب پرداختنی صحیح نمایش میدهد. |
| حساب بیمه پرداختنی کارکنان | سهم بیمه کسرشده از حقوق کارکنان را در حساب بدهی مناسب قرار میدهد. |
| حساب بیمه پرداختنی کارفرما | سهم بیمه کارفرما را برای ثبت حسابداری و گزارش هزینهها مشخص میکند. |
تعریف مزایا و آیتمهای حقوقی در نرمافزار حقوق درسان
بخش مهم دیگر ویدیو مربوط به تنظیمات شرکت و تعریف مزایا است. در این قسمت، نرمافزار لیستی از آیتمهای حقوقی را نمایش میدهد؛ مانند حقوق پایه، پایه سنواتی، حق سرپرستی، حق جذب، کمک هزینه مسکن، حق خواروبار، حق تأهل، حق اولاد، مساعده، جمعهکاری، اضافهکاری، حق مأموریت، ایاب و ذهاب، هزینه غذا، پاداش افزایش تولید و سایر موارد حقوقی.
برای هر آیتم، باید مشخص شود نوع آن چیست، مبنای محاسبه آن چگونه است، نقدی است یا غیرنقدی، مستمر است یا غیرمستمر، مشمول بیمه است یا خیر، مشمول مالیات است یا خیر و به کدام حساب حسابداری متصل میشود. این همان بخشی است که اگر درست تنظیم نشود، خروجی سند حسابداری حقوق دچار خطا میشود.
انتخاب آیتم حقوقی
ابتدا آیتم موردنظر مانند حقوق پایه، حق مسکن، جمعهکاری یا بیمه انتخاب میشود.
تعیین نوع و مبنای محاسبه
مشخص میشود آیتم از نوع مزد اصلی، مزایای تبعی شغل، فوقالعاده، کسورات یا پرداختنی است و مبنای آن روز، ساعت، مبلغ ثابت یا فرمول محاسباتی است.
تعیین وضعیت بیمه و مالیات
در ویدیو گزینههای مشمول بیمه، مشمول مالیات، نقدی بودن و مستمر بودن آیتمها نمایش داده میشود. این گزینهها روی محاسبات و خروجی حسابداری اثر مستقیم دارند.
اتصال آیتم به حساب حسابداری
برای هر آیتم، کد حساب کل، حساب معین و در صورت نیاز حساب تفصیلی انتخاب میشود تا مبلغ آن در خروجی سند حسابداری در جای درست قرار گیرد.
کد حساب کل، معین و تفصیلی در خروجی حقوق چه نقشی دارد؟
در ویدیو چند بار انتخاب حسابها نمایش داده میشود. منظور از حساب کل، حساب اصلی در ساختار حسابداری است؛ مانند هزینه حقوق و دستمزد یا حسابهای پرداختنی. حساب معین، زیرمجموعه دقیقتر حساب کل است؛ برای مثال حقوق پایه، حق مسکن، بیمه پرداختنی یا حقوق پرداختنی. حساب تفصیلی هم برای جزئیات بیشتر مانند نام شخص، مرکز هزینه، کارگاه یا شرح تفصیلی استفاده میشود.
حساب کل
حساب اصلی است؛ مثل هزینه حقوق و دستمزد یا حسابها و اسناد پرداختنی.
حساب معین
جزئیتر از حساب کل است؛ مثل حقوق پایه، حق مسکن، بیمه پرداختنی یا حقوق پرداختنی.
حساب تفصیلی
برای ردیابی دقیقتر استفاده میشود؛ مثل نام کارمند، مرکز هزینه، پیمان یا شرح تفصیلی.
تنظیمات بیمه، مالیات و مبالغ ثابت حقوق
در بخشهای پایانی تنظیمات شرکت، ویدیو قسمتهای مربوط به جداول مالیاتی، مبالغ ثابت جهت قرارداد و سایر تنظیمات بیمه و مالیات را نمایش میدهد. در این قسمت مواردی مانند ساعات استاندارد ماهانه، ساعت کار استاندارد روزانه، سقف بیمه، نحوه محاسبه مالیات، معافیتها، مبالغ معاف نقدی و غیرنقدی و نحوه محاسبه خالص پرداختی در صورت معافیت مالیات قابل تنظیم است.
همچنین در ویدیو، حسابهای مهمی مانند حقوق و دستمزد پرداختنی، حق بیمه پرداختنی کارکنان و حسابهای مرتبط با پرداختنیها نمایش داده میشود. این بخش باعث میشود نرمافزار بداند مبلغی که از حقوق کارمند کم شده یا باید به سازمان بیمه و مالیات پرداخت شود، در کدام حساب قرار بگیرد.
نکته مهم برای کاربران تازهکار
اگر در خروجی اکسل، حسابها یا مبالغ اشتباه دیده میشود، همیشه مشکل از محاسبه حقوق نیست. ابتدا باید بررسی کنید آیا آیتمهای حقوقی به حساب درست وصل شدهاند، مرکز هزینه درست انتخاب شده، مشمول بیمه و مالیات صحیح است و حسابهای پرداختنی در تنظیمات بیمه و مالیات کامل ثبت شدهاند یا نه.
کنترل قرارداد کارکنان قبل از خروجی سند حسابداری
در ویدیو بعد از تنظیمات شرکت، بخش قراردادها نمایش داده میشود. در این صفحه، قرارداد کارکنان با اطلاعاتی مانند نام کارمند، وضعیت تأهل، حقوق پایه، مرکز هزینه، شروع به کار، تاریخ قرارداد و وضعیت قرارداد قابل مشاهده است. وضعیت قرارداد میتواند فعال، منقضی یا ترک کار باشد.
ارتباط قرارداد با مرکز هزینه بسیار مهم است. اگر مرکز هزینه در قرارداد درست انتخاب نشده باشد، خروجی گزارش حسابداری هم تفکیک درستی نخواهد داشت. بنابراین قبل از دریافت خروجی اکسل، باید قرارداد کارکنان از نظر مرکز هزینه، تاریخ شروع، تاریخ پایان، وضعیت فعال یا منقضی و حقوق پایه کنترل شود.
✓
نام کارمند و وضعیت قرارداد را بررسی کنید.
✓
مرکز هزینه قرارداد باید با محل واقعی هزینه حقوق هماهنگ باشد.
✓
تاریخ شروع به کار و تاریخ قرارداد باید قبل از محاسبه حقوق کنترل شود.
✓
قراردادهای منقضی یا ترک کار نباید بدون کنترل وارد محاسبات شوند.
دریافت گزارش و خروجی اکسل سند حسابداری حقوق
در بخش انتهایی ویدیو، صفحه گزارشها و خروجی اکسل نمایش داده میشود. خروجی اکسل، اطلاعات حسابداری را در قالب ستونهایی مانند ردیف، کد حساب کل، نام حساب کل، کد حساب معین، نام حساب معین، کد تفصیلی، شرح تفصیلی، کد مرکز هزینه و نام مرکز هزینه ارائه میکند.
در این خروجی، ردیفهای مربوط به هزینه حقوق و دستمزد، حقوق پایه، حق مسکن، بیمه، حقوق پرداختنی و سایر حسابهای مرتبط قابل مشاهده است. همچنین در فایل اکسل، تبهایی برای مشاهده گزارش بر اساس ریز حساب، بر مبنای مرکز هزینه و بر مبنای ردیف پیمان دیده میشود. این یعنی خروجی فقط یک عدد کلی نیست، بلکه به شما کمک میکند بدانید هر مبلغ دقیقاً مربوط به چه حساب و چه مرکز هزینهای است.
| ستون یا بخش خروجی اکسل | معنی و کاربرد |
|---|---|
| کد و نام حساب کل | مشخص میکند مبلغ در حساب اصلی مانند هزینه حقوق یا حسابهای پرداختنی قرار گرفته است. |
| کد و نام حساب معین | جزئیات دقیقتر حساب را نمایش میدهد؛ مانند حقوق پایه، حق مسکن، بیمه پرداختنی یا حقوق پرداختنی. |
| کد و شرح تفصیلی | برای ردیابی دقیقتر اشخاص، مراکز هزینه، پیمانها یا توضیحات تکمیلی استفاده میشود. |
| کد و نام مرکز هزینه | نشان میدهد هزینه حقوق مربوط به کدام واحد، پروژه، شعبه یا کارگاه است. |
| تبهای گزارش | امکان بررسی گزارش بهصورت ریز حساب، بر مبنای مرکز هزینه یا بر مبنای ردیف پیمان را فراهم میکند. |
اگر اولین بار است این تنظیمات را انجام میدهید، از این مسیر بروید
- اول شرکت را تعریف کنید: نام شرکت، شناسه ملی، کد اقتصادی و وضعیت فعالیت را کامل کنید.
- بعد مرکز هزینه را بسازید: برای بخشهایی مثل اداری، فروش، تولید، پروژه یا شعبه، مرکز هزینه جداگانه تعریف کنید.
- سپس کارگاه یا ردیف پیمان را کامل کنید: کد کارگاه، کد ردیف پیمان، درصد بیمهها و حسابهای پرداختنی را وارد کنید.
- مزایا را تنظیم کنید: مشخص کنید هر آیتم مشمول بیمه و مالیات هست یا خیر و به کدام حساب حسابداری وصل میشود.
- قرارداد کارکنان را کنترل کنید: حقوق پایه، وضعیت قرارداد، مرکز هزینه و تاریخها را بررسی کنید.
- گزارش اکسل بگیرید: خروجی سند حسابداری را از نظر حسابها، تفصیلی، مرکز هزینه و ردیف پیمان بررسی کنید.
چه چیزهایی باعث خروجی اشتباه یا ناقص میشود؟
تعریف نکردن مرکز هزینه
اگر مرکز هزینه درست ثبت نشده باشد، خروجی سند حسابداری نمیتواند هزینه حقوق را بین واحدها یا پروژهها تفکیک کند.
انتخاب اشتباه حسابها
اگر حساب کل، معین یا تفصیلی برای آیتمهای حقوقی اشتباه باشد، خروجی اکسل از نظر حسابداری قابل اتکا نخواهد بود.
بیتوجهی به مشمول بیمه و مالیات
گزینههای مشمول بیمه و مالیات روی محاسبه و ثبت حسابداری اثر مستقیم دارند و نباید بدون کنترل باقی بمانند.
کنترل نکردن قرارداد کارکنان
قرارداد منقضی، مرکز هزینه اشتباه یا تاریخ شروع نادرست میتواند گزارش نهایی را دچار خطا کند.
سوالات رایج درباره خروجی سند حسابداری حقوق و دستمزد
آیا خروجی سند حسابداری همان محاسبه حقوق است؟
خیر. محاسبه حقوق یعنی مبلغ حقوق، مزایا، کسورات، بیمه و مالیات محاسبه شود. اما خروجی سند حسابداری یعنی این مبالغ به حسابهای حسابداری مناسب منتقل و برای ثبت حسابداری آماده شوند.
چرا مرکز هزینه در خروجی سند حسابداری حقوق مهم است؟
چون مرکز هزینه مشخص میکند هزینه حقوق مربوط به کدام بخش، شعبه، پروژه، کارگاه یا پیمان است. بدون مرکز هزینه، گزارشها کلی میشوند و کنترل هزینهها سختتر خواهد شد.
اگر حساب حسابداری یک آیتم حقوقی تنظیم نشود چه میشود؟
در این حالت ممکن است آن آیتم در خروجی اکسل درست نمایش داده نشود یا به حساب اشتباه منتقل شود. برای همین قبل از دریافت خروجی، حسابهای کل، معین و تفصیلی باید کنترل شوند.
چرا خروجی اکسل سند حسابداری برای کنترل مهم است؟
خروجی اکسل کمک میکند قبل از ثبت نهایی، حسابها، شرح تفصیلی، مرکز هزینه، ردیف پیمان و مبالغ را بررسی کنید و مطمئن شوید سند حسابداری حقوق قابل اتکا است.
پیشنهاد درسان
مشاهده نرمافزار حقوق و دستمزد درسان
محاسبه حقوق و خروجی سند حسابداری را منظمتر انجام دهید
نرمافزار حقوق و دستمزد درسان به شما کمک میکند اطلاعات شرکت، مراکز هزینه، کارگاهها، قرارداد کارکنان، مزایا، بیمه، مالیات و خروجیهای حسابداری را در یک مسیر منظم ثبت و کنترل کنید.
مطالب مرتبط