راهنمای بارگذاری اکسل و CSV دفاتر تجاری الکترونیکی

دفاتر تجاری الکترونیکی (ماشینی/مکانیزه)، اطلاعات مالی ثبت‌شده در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی است که به کد رهگیری پلمب دریافتی از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مرتبط می‌شود. ثبت اطلاعات مطابق نمونه اعلامی سازمان، به منزله تنظیم دفاتر قانونی است.

پیش‌نیاز شروع کار

• کد رهگیری پلمب مربوط به همان مؤدی و همان سال مالی را دریافت کنید.
• فایل اطلاعات باید به همان کد رهگیری و دوره مالی تعلق داشته باشد.
• پیش از بارگذاری، از گزینه «دانلود قالب اکسل» داخل سامانه، قالب را دریافت کنید.

اگر کد پلمب در فهرست نیست

در قسمت ورود کد رهگیری، کد را وارد و گزینه «استعلام» را انتخاب کنید. راهنمای تفصیلی سازمان به انجام استعلام پس از 24 ساعت اشاره کرده است؛ نتیجه را از همان بخش پیگیری کنید.

منبع: راهنمای سامانه، صفحات 5 و 6

فایل اکسل باید فقط یک شیت و 9 ستون زیر را با عنوان و ترتیب قالب سامانه داشته باشد. اختیاری بودن اطلاعات یک ستون، مجوز حذف آن ستون نیست.

چه زمانی از CSV استفاده کنیم؟

مطابق راهنمای جدید سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، فایل‌های دارای بیش از 15٬000 رکورد باید با فرمت CSV بارگذاری شوند. حجم فایل حداکثر 100 مگابایت باشد. برای کاهش خطاهای ساختاری، تا محدوده مجاز از قالب اکسل سامانه استفاده کنید.

نکات مهم CSV

• جداکننده ستون‌ها را مطابق راهنمای سامانه انتخاب کنید؛ استفاده از همان جداکننده در متن شرح ممکن است باعث خطای پردازش شود.
• راهنمای تفصیلی، استفاده از تب، فاصله و ورود به خط جدید را به عنوان جداکننده مجاز ندانسته است.
• برای فایل‌های حجیم، بازه‌های کوتاه‌تر و بدون همپوشانی انتخاب کنید یا با رعایت ضوابط، اطلاعات را ماهانه تجمیع کنید.

منبع: راهنمای سامانه، صفحات 6 تا 8

• در هر سطر فقط یکی از ستون‌های بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد؛ ستون مقابل خالی یا صفر باشد.
• مبالغ را با واحد ریال وارد کنید.
• جمع بدهکار و بستانکار برای هر ردیف مشترک باید برابر باشد؛ تراز بودن جمع کل فایل به تنهایی کافی نیست.
• سطرهای یک رویداد یا مجموعه رویدادهای تجمیعی باید ردیف و تاریخ یکسان داشته باشند.

حفظ دقت مبالغ بزرگ در اکسل

راهنمای تفصیلی سازمان برای مبالغ بیش از 15 رقم، تعیین نوع داده «متن» در اکسل را لازم دانسته است. قالب سلول را پیش از ورود داده تعیین کنید تا رقم‌های مبلغ در اکسل تغییر نکنند. محتوای سلول همچنان باید عدد قابل پردازش باشد.

نمونه ساده از دو سطر یک ردیف

این جدول فقط برای توضیح مفهوم ردیف است؛ فایل بارگذاری باید هر 9 ستون قالب اصلی را داشته باشد.

منبع: راهنمای سامانه، صفحات 7 تا 10

• فرمت تاریخ YYYY/MM/DD است؛ برای مثال 1405/01/20.
• تمام تاریخ‌های فایل باید داخل بازه انتخاب‌شده و دوره مالی دفتر پلمب‌شده باشند.
• در اولین بارگذاری، شروع بازه را سامانه برابر شروع سال مالی قرار می‌دهد. طبق پرسش‌های متداول سامانه، شروع بازه بعدی یک روز پس از پایان بازه قبلی تعیین می‌شود؛ تاریخ خودکار نمایش‌داده‌شده در فرم را مبنا قرار دهید.
• «تاریخ آخرین رویداد فایل جاری» آخرین تاریخ ثبت‌شده در فایل اکسل یا CSV است؛ همین تاریخ را برای انتهای بازه فایل وارد کنید.
• می‌توانید برای یک کد پلمب چند فایل ارسال کنید، مشروط به ارتباط با همان دوره مالی و نداشتن همپوشانی بازه‌ها.

منبع: راهنمای سامانه، صفحات 6 و 8

1. وارد درگاه ملی خدمات مالیاتی شوید و «سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» را انتخاب کنید.
2. قالب اکسل را دانلود و اطلاعات را مطابق ساختار آن تکمیل کنید.
3. گزینه «بارگذاری فایل» را بزنید و کد رهگیری پلمب دفتر موردنظر را انتخاب کنید.
4. نوع فایل و تاریخ آخرین رویداد فایل جاری را تعیین و فایل را ارسال کنید.
5. نتیجه پردازش را بررسی کنید؛ در صورت خطا، علت را برطرف و فایل اصلاح‌شده را از مسیر مجاز سامانه بارگذاری کنید.
6. پس از نمایش «بارگذاری موفق»، اطلاعات را کنترل و گزینه «ثبت» را انتخاب کنید.
7. تغییر وضعیت به «ثبت نهایی‌شده» را بررسی کنید؛ صرف بارگذاری موفق، پایان فرایند ثبت نیست.

منبع: راهنمای 1405/02/30، صفحات 1 تا 3

قبل از ثبت نهایی می‌توانید فایل را کنترل و در صورت نیاز حذف کنید. اگر بارگذاری ناموفق باشد، پس از رفع خطا امکان ارسال مجدد فایل همان بازه وجود دارد. بازه‌های فایل‌های مستقل نباید با هم تداخل داشته باشند.

برای فایل ثبت‌نهایی‌شده، حذف یا بارگذاری مجدد را آزاد و نامحدود فرض نکنید. پرسش‌های متداول سامانه این عملیات را پس از ثبت نهایی مجاز ندانسته است؛ با این حال، راهنمای جدید سازمان صریحاً اصلاح فایل‌های سنوات 1403 و 1404 را برای تعیین سند افتتاحیه با ردیف صفر لازم دانسته است.

منبع: راهنمای سامانه، صفحات 9 و 10

ثبت ماهانه رویدادها

در ثبت تجمیعی، اطلاعات یک مجموعه رویداد باید با ردیف و تاریخ یکسان ثبت شود. اطلاعات هر ردیف حداکثر مربوط به یک ماه شمسی باشد. اگر سال مالی در میانه ماه شروع یا تمام می‌شود، بخش مربوط به همان سال مالی را در ردیف مناسب همان ماه ثبت کنید.

سند افتتاحیه در فایل

مطابق صفحه 9 راهنمای جدید سامانه، اطلاعات سند افتتاحیه حساب‌ها (مانده انتقالی از سال مالی قبل) باید به صورت جداگانه و با شماره ردیف صفر در فایل ثبت شود. تمام سطرهای مربوط به این سند را با ردیف صفر، تاریخ یکسان و رعایت تراز بدهکار و بستانکار درج کنید.

برای تهیه تراز آزمایشی، نوع اسناد افتتاحیه و اختتامیه را با توجه به فایل‌های ثبت‌شده به درستی تعیین کنید.

شرط نگهداری اطلاعات تفصیلی

ثبت تجمیعی، تکلیف نگهداری جزئیات را حذف نمی‌کند. مطابق راهنمای سازمان، مؤدی باید از نرم‌افزار دارای قابلیت ثبت معاملات و رویدادهای مالی مرتبط استفاده کند و هنگام رسیدگی، دستورالعمل کار با نرم‌افزار و دسترسی لازم به اطلاعات را ارائه کند. راهنما عدم ارائه دستورالعمل و عدم امکان دسترسی را در حکم عدم تسلیم دفاتر دانسته است.

منبع: راهنمای جدید سامانه، صفحات 8 و 9

منبع: راهنمای سامانه، صفحه 2

منبع: راهنمای 1405/02/30، صفحه 3

راهنمای مورخ 1405/02/30 دفتر حسابرسی سیستمی و مدیریت ریسک، مراحل مشاهده تراز آزمایشی دفاتر بارگذاری‌شده را توضیح می‌دهد.

1. ابتدا فایل دفاتر را بارگذاری کنید و ثبت نهایی آن را انجام دهید.
2. از منوی سامانه گزینه «ترازهای آزمایشی» را انتخاب کنید.
3. کد پلمب دفتر و دوره مالی موردنظر را در فرم درخواست مشخص کنید.
4. در مرحله انتخاب سند، ردیف‌ها را با توجه به فایل دفاتر بررسی و نوع سند افتتاحیه، اختتامیه یا «هیچ‌کدام» را تعیین کنید.
5. پس از کنترل انتخاب‌ها، تأیید صحت اسناد انتخاب‌شده را فعال و «ثبت درخواست» را بزنید.
6. تراز آزمایشی نمایش‌داده‌شده را بررسی کنید. در تصویر راهنما، گزینه «دانلود» برای دریافت گزارش نیز وجود دارد.

گزارش چه اطلاعاتی دارد؟

• کد و عنوان حساب کل
• مانده بدهکار و بستانکار اول دوره
• گردش بدهکار و بستانکار طی دوره
• مانده بدهکار و بستانکار پایان دوره و جمع کل

منبع: راهنمای بارگذاری و مشاهده تراز آزمایشی، صفحات 3 و 4

چه کسانی دفتر روزنامه و کل نگهداری می‌کنند؟

صاحبان مشاغل گروه اول و کلیه اشخاص حقوقی، حسب مقررات مربوط، مکلف به نگهداری دفتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر مقرر هستند. شیوه دستی یا الکترونیکی و الزامات مربوط به هر شیوه باید رعایت شود.

دوره گزارش‌دهی با مهلت ارسال یکسان نیست

جدول زیر، دوره‌ها و مهلت‌های پایه مندرج در صفحه 4 راهنمای تفصیلی سازمان را نشان می‌دهد. تمدیدهای موردی هر دوره باید جداگانه با بخشنامه مربوط کنترل شوند؛ این جدول فهرست تمدیدهای جاری نیست.

نگهداری و ارائه اسناد

• ثبت دفاتر در سامانه، تکلیف نگهداری اسناد و مدارک و ارائه آن‌ها هنگام رسیدگی را از بین نمی‌برد.
• عدم بارگذاری بخشی از اطلاعات سال مالی، به تنهایی به معنای عدم ارائه دفاتر نیست؛ از این حکم نباید مجوز ناقص‌گذاشتن اطلاعات برداشت کرد.
• در استفاده از دفاتر دستی، رعایت مقررات پلمب و نگهداری همان دفاتر لازم است؛ انتخاب شیوه دستی به تنهایی مبنای اعلام معافیت از همه تکالیف الکترونیکی نیست.

مقررات و تغییر نمایه‌های اطلاعاتی

در خصوص تاریخ اجرای اصلاحات آیین‌نامه و تغییر نمایه‌های اطلاعاتی، متن ابلاغیه مربوط ملاک است. راهنمای تفصیلی به آیین‌نامه شماره 2/153304 مورخ 1404/08/21 ارجاع می‌دهد؛ راهنمای بارگذاری مورخ 1405/02/30، راهنمای کار با سامانه است و به تنهایی تاریخ اجرای همه احکام آیین‌نامه یا مهلت اجرایی تغییر فیلدها را تعیین نمی‌کند.

منبع: راهنمای سامانه، صفحات 1 تا 4

• سند افتتاحیه جداگانه با ردیف صفر ثبت شده و افتتاحیه فایل‌های 1403 و 1404 در صورت نیاز اصلاح شده است.
• کد پلمب، مؤدی و سال مالی درست انتخاب شده‌اند.
• فایل اکسل یک شیت دارد و عنوان و ترتیب 9 ستون تغییر نکرده است.
• ستون‌های اختیاری حذف نشده‌اند.
• تاریخ‌ها با تقویم دفتر و بازه بارگذاری تطابق دارند.
• سطرهای هر ردیف، تاریخ یکسان دارند و بدهکار و بستانکار همان ردیف برابر است.
• در هر سطر فقط یک طرف بدهکار یا بستانکار مبلغ دارد.
• محدودیت حجم، تعداد رکورد و طول شرح با پنجره بارگذاری کنترل شده است.
• مبالغ بزرگ بدون تغییر رقم منتقل شده‌اند.
• بازه فایل با فایل‌های دیگر همپوشانی ندارد.
• پس از بارگذاری موفق، ثبت نهایی انجام و وضعیت آن کنترل شده است.
• برای تهیه تراز آزمایشی، نوع اسناد افتتاحیه و اختتامیه درست انتخاب می‌شود.