مناسب برای شرکت‌ها و نمایندگی‌هایی که اطلاعات فروش یا صورتحساب‌های مرتبط با ایران‌خودرو و سایپا را باید در سامانه مودیان مدیریت کنند.
مشاهده راهنمای ایران‌خودرو و سایپا
بازگشت
462
ارسال صورتحساب از نرم‌افزارهای دیگر به نرم‌افزار واسط درسان
ویدیو آموزشی
اتصال نرم‌افزارهای فروش و حسابداری به نرم‌افزار واسط درسان
در این ویدیو مسیر دریافت خروجی از نرم‌افزار مبدأ، انتقال اطلاعات و آماده‌سازی صورتحساب‌ها برای ارسال به سامانه مودیان نمایش داده می‌شود.
اتصال نرم‌افزارها به واسط سامانه مودیان
ارسال صورتحساب از نرم‌افزارهای مختلف به نرم‌افزار واسط درسان
بسیاری از شرکت‌ها اطلاعات فروش، مشتریان، کالاها، خدمات، بارنامه‌ها یا فاکتورهای خود را در نرم‌افزارهای مختلف ثبت می‌کنند. هدف نرم‌افزار واسط سامانه مودیان درسان این است که کاربر مجبور نباشد همه اطلاعات را دوباره و به‌صورت دستی وارد کند. درسان می‌تواند اطلاعات خروجی نرم‌افزار مبدأ را دریافت، استانداردسازی، کنترل و برای ارسال به سامانه مودیان آماده کند.
خلاصه کاربرد
خروجی نرم‌افزار مبدأ دریافت می‌شود، ستون‌ها و اطلاعات اصلی تطبیق داده می‌شود، کنترل‌های سامانه مودیان انجام می‌شود و سپس صورتحساب‌ها از طریق نرم‌افزار واسط درسان ارسال و پیگیری می‌گردد.
اتصال به نرم‌افزار واسط درسان یعنی چه؟
منظور از اتصال، این نیست که شرکت حتماً باید نرم‌افزار فعلی خود را کنار بگذارد. شرکت می‌تواند همچنان از نرم‌افزار حسابداری، فروش، انبار، حمل‌ونقل یا نرم‌افزار تخصصی خود استفاده کند و فقط اطلاعات مورد نیاز سامانه مودیان را به نرم‌افزار واسط درسان منتقل نماید. این انتقال می‌تواند از طریق خروجی اکسل، فایل استاندارد، خروجی گزارش، فایل واسط یا در پروژه‌های خاص از طریق وب‌سرویس و تبادل داده انجام شود.
در این روش، نرم‌افزار درسان نقش یک لایه کنترلی و اجرایی را دارد؛ یعنی قبل از ارسال، اطلاعات صورتحساب از نظر ساختار، فیلدهای ضروری، شناسه کالا و خدمت، مشخصات خریدار، مبالغ، مالیات و عوارض، تاریخ‌ها و نوع الگو بررسی می‌شود تا خطاهای رایج سامانه مودیان تا حد ممکن قبل از ارسال شناسایی شود.
1
دریافت خروجی از نرم‌افزار مبدأ
ابتدا از نرم‌افزار فروش، حسابداری، حمل‌ونقل یا نرم‌افزار تخصصی شرکت، خروجی اطلاعات فروش یا بارنامه دریافت می‌شود.
2
تطبیق و استانداردسازی اطلاعات
ستون‌ها و اطلاعات مهم مانند شماره فاکتور، تاریخ، مشخصات طرف حساب، شناسه کالا، مبلغ، تخفیف و مالیات با ساختار مورد نیاز درسان تطبیق داده می‌شود.
3
کنترل خطاهای سامانه مودیان
قبل از ارسال، اطلاعات از نظر فیلدهای اجباری، نوع الگو، محاسبات ریالی، نرخ مالیات، کد اقتصادی، شناسه ملی و سایر کنترل‌های مهم بررسی می‌شود.
4
ارسال و پیگیری در واسط درسان
پس از آماده‌سازی، صورتحساب‌ها از طریق نرم‌افزار واسط درسان ارسال شده و وضعیت ارسال، خطا، پذیرش، رد یا نیاز به اصلاح قابل پیگیری است.
چه نرم‌افزارهایی می‌توانند به واسط درسان متصل شوند؟
هر نرم‌افزاری که امکان خروجی گرفتن از اطلاعات فروش، فاکتور، بارنامه، خدمات یا اطلاعات طرف حساب را داشته باشد، می‌تواند با طراحی مسیر ورود اطلاعات به نرم‌افزار واسط درسان متصل شود. این موضوع برای نرم‌افزارهای حسابداری عمومی، نرم‌افزارهای فروش، نرم‌افزارهای انبار، نرم‌افزارهای حمل‌ونقل، نرم‌افزارهای نمایندگی‌ها و سامانه‌های اختصاصی شرکت‌ها قابل اجرا است.
نرم‌افزارهای فروش
نرم‌افزارهای حسابداری
نرم‌افزارهای انبار
نرم‌افزارهای حمل‌ونقل
سامانه‌های اختصاصی شرکت‌ها
خروجی اکسل و فایل‌های واسط
اتصال کارگو، بیتا، ایران‌خودرو و سایپا به نرم‌افزار واسط درسان
نرم‌افزار واسط درسان فقط برای ورود دستی صورتحساب طراحی نشده است. شرکت‌هایی که با خروجی‌های نرم‌افزارهای تخصصی کار می‌کنند نیز می‌توانند اطلاعات خود را به درسان منتقل کنند. برای نمونه، شرکت‌های حمل‌ونقل که از نرم‌افزارهای کارگو یا بیتا استفاده می‌کنند، می‌توانند اطلاعات بارنامه و صورتحساب‌های مرتبط را برای ارسال در سامانه مودیان آماده کنند. همچنین نمایندگی‌ها و شرکت‌هایی که با اطلاعات فروش ایران‌خودرو و سایپا سروکار دارند، می‌توانند مسیر انتقال اطلاعات به نرم‌افزار واسط درسان را ساده‌تر و منظم‌تر انجام دهند.
در این مدل، اصل کار بر پایه «دریافت اطلاعات از مبدأ» و «تبدیل آن به ساختار قابل ارسال در سامانه مودیان» است. بنابراین کاربر لازم نیست همه اطلاعات را دوباره تایپ کند؛ بلکه با یک ساختار مشخص، اطلاعات از نرم‌افزار مبدأ وارد درسان شده و سپس کنترل و ارسال می‌شود.
برای کسب‌وکارهایی که اطلاعات صورتحساب یا بارنامه را از بیتا دریافت می‌کنند و می‌خواهند مسیر ارسال در سامانه مودیان را ساده‌تر کنند.
مشاهده راهنمای بیتاویژه شرکت‌های حمل‌ونقل و کاربرانی که با الگوی بارنامه، اطلاعات حمل، فرستنده، گیرنده و مشخصات محموله سروکار دارند.
مشاهده راهنمای کارگو و الگوی بارنامهچه اطلاعاتی برای اتصال لازم است؟
برای اینکه اتصال با کمترین خطا انجام شود، باید مشخص شود نرم‌افزار مبدأ چه خروجی‌هایی ارائه می‌دهد و کدام ستون‌ها معادل فیلدهای سامانه مودیان هستند. معمولاً اطلاعات زیر برای طراحی ورودی و کنترل صورتحساب ضروری است:
| گروه اطلاعات | نمونه فیلدهای مورد نیاز | اهمیت در ارسال |
|---|---|---|
| اطلاعات فروشنده | شناسه یکتای حافظه مالیاتی، کد اقتصادی، مشخصات شرکت | برای شناسایی صادرکننده صورتحساب در سامانه مودیان |
| اطلاعات خریدار | نوع شخص، شناسه ملی، کد اقتصادی، کد پستی و مشخصات طرف حساب | برای جلوگیری از رد صورتحساب به‌دلیل نقص اطلاعات خریدار |
| اطلاعات صورتحساب | شماره فاکتور، تاریخ، نوع صورتحساب، الگو، موضوع و وضعیت نقد/نسیه | برای تعیین ساختار صحیح صورتحساب و ارتباط با الزامات سامانه مودیان |
| اطلاعات کالا و خدمت | شناسه کالا/خدمت، شرح، مقدار، واحد، مبلغ واحد، تخفیف، مالیات و عوارض | برای محاسبه صحیح ردیف‌های صورتحساب و کنترل نرخ‌ها |
| اطلاعات تخصصی | شماره بارنامه، اطلاعات حمل، مشخصات محموله، اطلاعات نمایندگی یا اطلاعات خاص صنعت | برای الگوهای خاص مانند بارنامه، حمل‌ونقل یا اطلاعات فروش تخصصی |
مزایای اتصال نرم‌افزارها به واسط درسان
- کاهش ورود دستی اطلاعات و جلوگیری از دوباره‌کاری
- کاهش خطاهای تایپی، محاسباتی و ساختاری قبل از ارسال
- امکان کار با نرم‌افزار فعلی شرکت بدون تغییر کامل سیستم
- کنترل بهتر شناسه کالا و خدمت، اطلاعات خریدار و مبالغ صورتحساب
- ارسال منظم‌تر صورتحساب‌ها و پیگیری وضعیت آن‌ها از طریق واسط درسان
- مناسب برای شرکت‌های دارای حجم بالای فروش، بارنامه یا فاکتورهای تکرارشونده
نکته اجرایی مهم
بهترین روش اتصال، بعد از بررسی نمونه خروجی نرم‌افزار مبدأ مشخص می‌شود. گاهی یک خروجی اکسل استاندارد کافی است و گاهی لازم است ساختار فایل یا مسیر تبادل اطلاعات اختصاصی‌تر طراحی شود. در هر دو حالت، هدف این است که اطلاعات با کمترین اصلاح دستی وارد نرم‌افزار واسط درسان شود.
این روش برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟
شرکت‌های بازرگانی و تولیدی
برای انتقال اطلاعات فروش، کالا، خدمات، تخفیف و مالیات از نرم‌افزار فروش یا حسابداری به واسط درسان.
شرکت‌های حمل‌ونقل
برای ارسال اطلاعات بارنامه، حمل، مبدأ، مقصد، فرستنده، گیرنده و اطلاعات محموله در الگوهای مرتبط.
نمایندگی‌ها و شرکت‌های خودرویی
برای مدیریت اطلاعات فروش مرتبط با ایران‌خودرو، سایپا و ساختارهای خاص فروش خودرو یا خدمات وابسته.
شرکت‌های دارای سامانه اختصاصی
برای شرکت‌هایی که نرم‌افزار داخلی دارند و می‌خواهند اطلاعات را بدون ثبت مجدد به سامانه مودیان ارسال کنند.
فرآیند پیشنهادی برای راه‌اندازی اتصال
- بررسی خروجی نرم‌افزار مبدأ: ابتدا مشخص می‌شود خروجی شامل چه ستون‌هایی است و چه اطلاعاتی کم دارد.
- تعیین الگوی صورتحساب: الگوی فروش، خدمات، بارنامه یا سایر الگوهای مورد نیاز مشخص می‌شود.
- تطبیق ستون‌ها با ساختار درسان: ستون‌های خروجی با فیلدهای مورد نیاز سامانه مودیان و نرم‌افزار واسط درسان هماهنگ می‌شود.
- کنترل نمونه اطلاعات: چند نمونه صورتحساب تست می‌شود تا خطاهای احتمالی قبل از ارسال اصلی مشخص شود.
- ارسال و پیگیری: پس از تأیید ساختار، صورتحساب‌ها به‌صورت منظم از مسیر واسط درسان ارسال و کنترل می‌شوند.
جمع‌بندی
اتصال سایر نرم‌افزارها به نرم‌افزار واسط سامانه مودیان درسان، راهکاری مناسب برای شرکت‌هایی است که نمی‌خواهند اطلاعات فروش یا بارنامه را دوباره ثبت کنند. با این روش، خروجی نرم‌افزارهایی مانند کارگو، بیتا، ایران‌خودرو، سایپا و سایر نرم‌افزارهای مالی، فروش و تخصصی می‌تواند به ساختار قابل ارسال در سامانه مودیان تبدیل شود. نتیجه این فرآیند، سرعت بیشتر، خطای کمتر و مدیریت دقیق‌تر صورتحساب‌های الکترونیکی است.
ثبت نظر