در این ویدیو، ثبت یک صورتحساب صادرشده خارج از درسان و انجام عملیات اصلاحی روی آن به‌صورت عملی نمایش داده شده است.
راهنمای کاربردی نرم‌افزار واسط درسان
مدیریت صورتحساب‌های صادرشده خارج از درسان
اگر صورتحسابی با نرم‌افزار دیگری صادر شده است، برای انجام عملیات بعدی الزاماً به همان نرم‌افزار وابسته نیستید. در نرم‌افزار واسط درسان می‌توانید اطلاعات صورتحساب موجود را از طریق گزینه «ثبت صورتحساب خارج از سیستم» ثبت کنید و سپس، متناسب با وضعیت معامله، صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش صادر کنید.
این امکان چه زمانی کاربرد دارد؟
1
صدور فروش تکراری
وقتی یک معامله به‌اشتباه بیش از یک بار صورتحساب شده و لازم است صورتحساب تکراری با صدور صورتحساب ارجاعی مناسب تعیین تکلیف شود.
2
محدودیت نرم‌افزار صادرکننده
وقتی نرم‌افزار قبلی امکان اصلاح، ابطال یا برگشت از فروش را در اختیار کاربر قرار نمی‌دهد یا انجام عملیات در آن دشوار است.
3
قطع دسترسی به نرم‌افزار قبلی
وقتی اشتراک، دسترسی یا همکاری با نرم‌افزار قبلی پایان یافته اما صورتحساب صادرشده هنوز به اقدام تکمیلی نیاز دارد.
4
تغییر نرم‌افزار یا روش ارسال
وقتی صورتحساب از سامانه، شرکت معتمد یا نرم‌افزار دیگری ارسال شده و ادامه مدیریت آن قرار است در واسط درسان انجام شود.
مراحل ثبت و انجام عملیات
1
صورتحساب اصلی را در کارپوشه پیدا کنید
در کارپوشه سامانه مؤدیان، صورتحساب موردنظر را از فهرست فروش پیدا کنید. شماره مالیاتی صورتحساب و اطلاعات اصلی آن را بررسی و آماده کنید.
2
ثبت صورتحساب خارج از سیستم را انتخاب کنید
در نرم‌افزار واسط درسان، وارد منوی «صورتحساب» شوید و از بخش ثبت صورتحساب، گزینه مربوط به صورتحساب خارج از سیستم را باز کنید.
3
مشخصات صورتحساب را مطابق نسخه اصلی وارد کنید
خریدار، تاریخ و زمان صدور، سریال، شماره مالیاتی، نوع، الگو، موضوع و روش تسویه را مطابق اطلاعات صورتحساب ثبت‌شده در کارپوشه تکمیل کنید. برای صورتحساب‌های ارجاعی، شماره مالیاتی مرجع نیز باید صحیح باشد.
4
اقلام و مبالغ را عیناً تطبیق دهید
شناسه کالا یا خدمت، شرح، تعداد یا مقدار، مبلغ واحد، تخفیف، مالیات بر ارزش افزوده، سایر مالیات‌ها و مجموع صورتحساب را با صورتحساب اصلی تطبیق دهید.
5
صورتحساب را به‌صورت دستی ثبت کنید
پس از کنترل اطلاعات، صورتحساب را ثبت کنید. درسان این رکورد را با پیام «این صورتحساب به‌صورت دستی ثبت شده است» از صورتحساب‌های ایجادشده در خود نرم‌افزار متمایز می‌کند.
6
عملیات ارجاعی مناسب را بسازید
از فهرست صورتحساب‌ها، عملیات موردنیاز را انتخاب کنید. در نمونه ویدیو، صورتحساب اصلاحی ایجاد می‌شود و شماره مالیاتی صورتحساب اصلی به‌عنوان مرجع در صورتحساب جدید قرار می‌گیرد.
7
ارسال و وضعیت را کنترل کنید
صورتحساب ارجاعی را به سازمان ارسال کنید و تا دریافت شماره مالیاتی و مشخص‌شدن وضعیت نهایی، نتیجه ارسال را در فهرست صورتحساب‌های درسان پیگیری کنید.
کدام عملیات را انتخاب کنیم؟
صورتحساب اصلاحی
برای اصلاح اطلاعات قابل‌اصلاح صورتحساب، با حفظ ارتباط با صورتحساب اصلی.
صورتحساب ابطالی
برای بی‌اثرکردن صورتحساب اشتباه یا تکراری؛ صورتحساب ابطالی با ارجاع به شماره مالیاتی صورتحساب اصلی صادر می‌شود.
برگشت از فروش
برای حالتی که تمام یا بخشی از معامله پس از صدور صورتحساب برگشت داده شده است.
اطلاعاتی که پیش از شروع نیاز دارید
شماره مالیاتی صورتحساب اصلی
تاریخ و زمان صدور و سریال صورتحساب
نوع، الگو، موضوع و روش تسویه
اطلاعات خریدار، در صورت وجود در صورتحساب
شناسه و مبالغ دقیق کالاها یا خدمات
دسترسی ارسال صورتحساب برای مؤدی مربوط
پرسش‌های متداول
آیا صورتحساب اصلی دوباره به سامانه مؤدیان ارسال می‌شود؟
خیر. صورتحساب اصلی فقط به‌صورت دستی در درسان ثبت می‌شود. آنچه برای سازمان ارسال خواهد شد، صورتحساب ارجاعی جدید مانند اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش است.
آیا صورتحساب صادرشده با هر نرم‌افزاری قابل مدیریت است؟
بله؛ اگر صورتحساب متعلق به همان مؤدی باشد و اطلاعات و شماره مالیاتی آن در دسترس باشد، می‌توان آن را به‌عنوان صورتحساب خارج از سیستم در درسان ثبت و عملیات ارجاعی لازم را انجام داد.
اگر به نرم‌افزار قبلی دسترسی نداشته باشیم چه کنیم؟
اطلاعات صورتحساب اصلی را از کارپوشه سامانه مؤدیان بازیابی کنید و دقیقاً مطابق همان اطلاعات در درسان وارد کنید.
برای فروش تکراری کدام صورتحساب باید ابطال شود؟
صورتحساب تکراری و نادرست باید با صدور صورتحساب ابطالیِ ارجاعی تعیین تکلیف شود؛ صورتحساب صحیح معامله را بدون دلیل ابطال نکنید و قبل از اقدام، شماره مالیاتی هر دو صورتحساب را کنترل کنید.
صورتحساب‌های قبلی را در یک نرم‌افزار مدیریت کنید
با ثبت صورتحساب خارج از سیستم در واسط درسان، برای انجام اصلاح، ابطال یا برگشت از فروش به نرم‌افزار صادرکننده قبلی وابسته نخواهید بود.
