راهنمای اجرایی صورتحساب پیمانکاری
چک‌لیست دریافت شناسه قرارداد و صدور صورت‌وضعیت پیمانکاری
برای صدور صورتحساب الکترونیکی با الگوی قرارداد پیمانکاری، صرف داشتن قرارداد یا صورت‌وضعیت کافی نیست. قرارداد باید در کارپوشه سامانه مؤدیان ثبت و تأیید شده باشد و شماره قرارداد، کد اقتصادی کارفرما، مشخصات طرفین و اطلاعات صورتحساب با داده‌های ثبتشده در کارپوشه کاملاً تطبیق داشته باشد.
شرایط اصلی در یک نگاه
کارفرما در دامنه قراردادهای مشمول ثبت پیمانکاری، به‌ویژه دستگاه‌ها و مجموعه‌های دولتی یا عمومی، قرار داشته باشد.
اصل قرارداد در کارپوشه سامانه مؤدیان ثبت شده و وضعیت آن مورد تأیید طرفین باشد.
شماره یا شناسه قرارداد درج‌شده در صورتحساب دقیقاً با شماره موجود در کارپوشه یکسان باشد.
کد اقتصادی خریدار یا کارفرما بدون اشتباه و مطابق اطلاعات همان قرارداد ثبت شود.
صورتحساب نوع اول و الگوی چهارم «قرارداد پیمانکاری» به‌درستی انتخاب شود.
شناسه یکتای قرارداد پیمانکاری چیست؟
پس از ثبت قرارداد پیمانکاری در کارپوشه و تکمیل فرآیند تأیید، شماره قرارداد قابل استفاده در صورتحساب در بخش اطلاعات قرارداد نمایش داده می‌شود. این شماره باید برای صورت‌وضعیت‌ها و صورتحساب‌های مرتبط با همان قرارداد استفاده شود.
در سند «دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی نسخه 7.8»، فیلد شماره قرارداد پیمانکاری با عنوان crn، از نوع رشته عددی و با حداکثر 12 رقم تعریف شده است. ثبت این فیلد در الگوی قرارداد پیمانکاری الزامی است و مقدار آن باید با شماره قرارداد موجود در کارپوشه مؤدیان یکسان باشد.
شناسه قرارداد پیمانکاری با «شناسه یکتای حافظه مالیاتی» و «شماره منحصر‌به‌فرد مالیاتی صورتحساب» متفاوت است. هر کدام کاربرد مستقلی دارند و جایگزین یکدیگر نیستند.
تمام کنترل‌های لازم پیش از صدور صورتحساب پیمانکاری
بررسی نوع کارفرما و کاربرد الگو
الزام قانونی ثبت اصل قرارداد و پرداخت‌های پیمانکاری در سامانه مؤدیان، به‌طور مشخص درباره کارفرمایان موضوع ماده 5 قانون مدیریت خدمات کشوری و ماده 29 قانون برنامه ششم مطرح شده است. بنابراین دولتی یا عمومی بودن کارفرما و شمول قرارداد باید قبل از انتخاب الگوی پیمانکاری بررسی شود.
ثبت اصل قرارداد در کارپوشه
اطلاعات قرارداد شامل مشخصات پیمانکار و کارفرما، شماره و موضوع قرارداد، مدت اجرا، مبلغ قرارداد و شرایط پرداخت باید در کارپوشه سازمان امور مالیاتی ثبت شده باشد.
تأیید قرارداد توسط طرفین
صرف ثبت اولیه قرارداد کافی نیست. وضعیت قرارداد باید در کارپوشه بررسی شود و در مواردی که تأیید طرفین لازم است، پیمانکار و کارفرما فرآیند تأیید را تکمیل کرده باشند.
انتخاب صورتحساب نوع اول و الگوی چهارم
قرارداد پیمانکاری در فهرست الگوهای صورتحساب الکترونیکی نوع اول، با شماره الگوی 4 تعریف شده است. انتخاب نوع یا الگوی اشتباه می‌تواند باعث رد صورتحساب یا نادیده گرفته شدن فیلد قرارداد شود.
تطبیق کد اقتصادی فروشنده
کد اقتصادی پیمانکار به‌عنوان فروشنده باید با اطلاعات ثبت‌نام مالیاتی و حافظه مالیاتی ارسال‌کننده صورتحساب مطابقت کامل داشته باشد.
تطبیق کد اقتصادی خریدار
کد اقتصادی کارفرما باید همان کدی باشد که قرارداد با آن در کارپوشه ثبت شده است. استفاده از شناسه ملی، کد اقتصادی شعبه دیگر یا کد اقتصادی اشتباه، از علت‌های اصلی خطای عدم انطباق قرارداد است.
کنترل کد شعبه
اگر پیمانکار یا کارفرما دارای شعبه است، کد شعبه باید با اطلاعات ثبت‌نام الکترونیکی و طرف قرارداد مطابقت داشته باشد. در صورت ثبت صورتحساب برای شعبه نامرتبط، سامانه ممکن است تناظر قرارداد را تشخیص ندهد.
ثبت دقیق شماره قرارداد
شماره قرارداد باید عیناً از کارپوشه کپی شود. حذف صفرهای ابتدایی، درج فاصله، استفاده از شماره قرارداد داخلی شرکت یا انتخاب شماره مربوط به قرارداد دیگر باعث مغایرت خواهد شد.
تطبیق صورت‌وضعیت با قرارداد
شرح خدمت، دوره صورت‌وضعیت، مبلغ، کسورات، روش تسویه و اطلاعات پروژه باید با قرارداد و صورت‌وضعیت تأییدشده همان دوره هم‌خوان باشد.
انتخاب شناسه کالا یا خدمت معتبر
برای هر ردیف صورتحساب باید شناسه کالا یا خدمت معتبر و متناسب با موضوع واقعی قرارداد انتخاب شود. وضعیت معاف یا مشمول و نرخ مالیات شناسه نیز باید در تاریخ صدور کنترل شود.
ثبت مبلغ و روش تسویه مطابق واقعیت
مبلغ صورت‌وضعیت باید به ریال ثبت شود و روش تسویه نقدی، نسیه یا نقد/نسیه با شرایط واقعی قرارداد و پرداخت کارفرما مطابقت داشته باشد.
کنترل وضعیت نهایی ارسال
پس از ارسال، وضعیت صورتحساب و پیام سامانه باید پیگیری شود. ثبت موفق اولیه به‌تنهایی به معنی پذیرش نهایی صورتحساب نیست و نتیجه اعتبارسنجی باید کنترل شود.
الزامات مالیات بر ارزش افزوده در قراردادهای پیمانکاری
تاریخ تعلق مالیات و عوارض
در قراردادهای پیمانکاری و مشاوره‌ای، تاریخ تعلق مالیات و عوارض، تاریخ صدور صورتحساب است.
قراردادهای غیرنقدی
در معاملات غیرنقدی، پیمانکار می‌تواند پرداخت مالیات و عوارض فروش را تا زمان دریافت مبلغ از کارفرما، متناسب با وجوه دریافتی به تأخیر بیندازد؛ مشروط به ثبت صحیح معامله و دریافت‌وپرداخت‌ها در سامانه مؤدیان.
ثبت پرداخت‌های کارفرمای دولتی
کارفرمایان دولتی و عمومی مشمول قانون باید علاوه بر ثبت اصل قرارداد، تمام پرداخت‌های خود به پیمانکار را در سامانه مؤدیان ثبت و هم‌زمان با هر پرداخت، مالیات و عوارض متناسب را به پیمانکار پرداخت کنند.
مبنای ارزش افزوده صورت‌وضعیت
طبق بخشنامه شماره 200/1405/8، درآمد برآوردی ناشی از درصد پیشرفت کار تا زمانی که در صورتحساب صادره و صورت‌وضعیت تأییدشده اعمال نشده باشد، مأخذ مالیات بر ارزش افزوده محسوب نمی‌شود.
تفکیک حقوق و دستمزد از کارمزد و بالاسری
در قراردادهای تأمین نیروی انسانی و قراردادهای حجمی، مبلغ صورت‌وضعیت معمولاً باید به اجزای قابل دفاع تفکیک شود:
حقوق، دستمزد و مزایای کارکنان
معافیت این بخش منوط به احراز شرایط قانونی، وجود اسناد حقوق و بیمه و تأیید سازمان بیمه‌گر است.
کارمزد، حق مدیریت، بالاسری و سود پیمانکار
این بخش باید جداگانه و با شناسه خدمت و نرخ معتبر همان تاریخ در صورتحساب ثبت شود.
ثبت تمام مبلغ قرارداد به‌عنوان معاف یا ثبت تمام آن به‌عنوان مشمول، بدون بررسی ماهیت اجزای صورت‌وضعیت، می‌تواند در رسیدگی مالیاتی محل ایراد باشد.
علت خطای «شناسه یکتای قرارداد با اطلاعات سامانه منطبق نیست»
- قرارداد در کارپوشه ثبت نشده یا هنوز به تأیید نهایی طرفین نرسیده است.
- کد اقتصادی کارفرما با طرف قرارداد ثبتشده در کارپوشه متفاوت است.
- شماره قرارداد داخلی شرکت به‌جای شماره نمایشدادهشده در کارپوشه وارد شده است.
- شماره قرارداد ناقص، دارای فاصله، جابه‌جایی رقم یا مربوط به قرارداد دیگری است.
- صورتحساب با نوع یا الگوی اشتباه صادر شده است.
- کد شعبه فروشنده یا خریدار با اطلاعات قرارداد تطبیق ندارد.
- قرارداد غیرفعال، خاتمه‌یافته یا دارای تغییرات ثبت‌نشده در کارپوشه است.
- در کارپوشه، قرارداد و وضعیت تأیید آن را کنترل کنید.
- شماره قرارداد را مستقیماً از کارپوشه کپی کنید.
- کد اقتصادی و کد شعبه کارفرما را با قرارداد تطبیق دهید.
- نوع اول و الگوی چهارم قرارداد پیمانکاری را انتخاب کنید.
- صورتحساب را ویرایش و پس از کنترل مجدد ارسال کنید.
چک‌لیست نهایی قبل از ارسال
قوانین، دستورالعمل‌ها و راهنماهای مرتبط
پرسش‌های متداول
آیا برای هر قرارداد پیمانکاری باید شماره قرارداد جداگانه دریافت شود؟
بله. شماره قرارداد باید متعلق به همان قرارداد و همان کارفرما باشد و برای صورتحساب‌های مرتبط با همان پیمان استفاده شود.
آیا میتوان شماره قرارداد داخلی شرکت را در صورتحساب وارد کرد؟
فقط زمانی که دقیقاً با شماره ثبتشده و نمایشدادهشده در کارپوشه مؤدیان یکسان باشد. ملاک کنترل سامانه، شماره موجود در کارپوشه است.
چرا با وجود صحیح بودن شماره قرارداد، صورتحساب رد می‌شود؟
ممکن است کد اقتصادی خریدار، کد شعبه، وضعیت تأیید قرارداد، الگوی صورتحساب یا طرف قرارداد با اطلاعات کارپوشه تطابق نداشته باشد.
آیا تمام مبلغ قرارداد تأمین نیرو از ارزش افزوده معاف است؟
خیر. بخش حقوق و دستمزد با رعایت شرایط قانونی و تأیید سازمان بیمه‌گر قابل بررسی به‌عنوان معاف است؛ اما کارمزد، بالاسری، سود و خدمات جانبی باید جداگانه از نظر شمول ارزش افزوده بررسی شوند.
خطای عدم انطباق شناسه قرارداد مربوط به نرم‌افزار واسط است؟
این خطا معمولاً نتیجه کنترل اطلاعات توسط سامانه مؤدیان است. ابتدا باید قرارداد، شماره قرارداد، کد اقتصادی کارفرما و وضعیت تأیید در کارپوشه بررسی شود.
صدور و کنترل صورتحساب پیمانکاری با واسط درسان
برای ثبت، ارسال، اصلاح، ابطال و پیگیری صورتحساب‌های الکترونیکی می‌توانید از نرم‌افزار واسط سامانه مؤدیان درسان استفاده کنید.