نکات مهم صدور صورتحساب اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش
صورتحساب‌های اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش در سامانه مؤدیان، در گروه «صورتحساب‌های ارجاعی» قرار می‌گیرند. انتخاب نوع درست صورتحساب ارجاعی، به نوع اشتباه، وضعیت صورتحساب اصلی و واکنش خریدار بستگی دارد.
اصلاحیبرای اصلاح اطلاعات قابل تغییر و جایگزینی مقادیر صحیح
برگشت از فروشبرای کاهش مقدار یا مبلغ کالا و خدمات پس از فروش
الف
نکات عمومی و مهم صورتحساب‌های ارجاعی
1
تعریف صورتحساب ارجاعی
به صورتحساب‌های اصلاحی، برگشت از فروش و ابطالی، «صورتحساب ارجاعی» گفته می‌شود؛ زیرا هرکدام به یک صورتحساب اصلی ارجاع دارند.
2
تاریخ صورتحساب ارجاعی
تاریخ صورتحساب ارجاعی باید بعد از تاریخ صورتحساب اصلی باشد و امکان ثبت آن با تاریخی قبل از صورتحساب اصلی وجود ندارد.
3
جایگزینی صورتحساب اصلی
پس از نهایی‌شدن صورتحساب ارجاعی، صورتحساب جدید جایگزین صورتحساب قبلی می‌شود. اگر صورتحساب اصلی قبلاً تأیید شده یا تأیید سیستمی شده باشد، تغییر وضعیت آن به «ابطال‌شده» پس از تأیید صورتحساب ارجاعی توسط خریدار انجام می‌شود.
4
اثر وضعیت صورتحساب در کارپوشه
تا زمانی که وضعیت صورتحساب در کارپوشه «ابطال‌شده» نباشد، آن صورتحساب در سوابق فروش باقی می‌ماند.
5
امکان صدور صورتحساب ارجاعی
برای صورتحساب‌هایی که در کارپوشه وضعیتی غیر از «ابطال‌شده» دارند، حسب شرایط امکان صدور صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش وجود دارد.
ب
نکات مهم صورتحساب ابطالی
چه زمانی ابطال لازم است؟
در خطاهای مربوط به اطلاعات هویتی خریدار، نام یا شناسه کالا و خدمت، نرخ مالیات و عوارض ارزش افزوده یا واحد اندازه‌گیری، صدور صورتحساب اصلاحی کافی نیست و باید صورتحساب اصلی ابطال شود.
صورتحساب ابطالی یک رکورد مستقل است.
صورتحساب ابطالی در نرم‌افزار و کارپوشه به‌عنوان یک صورتحساب جداگانه ثبت می‌شود، اما مبلغ آن صفر است.
اصلاح تاریخ به قبل از تاریخ اصلی ممکن نیست.
در این حالت باید صورتحساب اصلی ابطال و صورتحساب جدید با تاریخ صحیح صادر شود؛ البته مهلت قانونی ارسال صورتحساب نیز باید رعایت شود.
برگشت کامل همه اقلام با ابطال انجام می‌شود.
اگر تمام کالاها یا خدمات یک صورتحساب به‌طور کامل برگشت داده شده باشند، باید صورتحساب اصلی ابطال شود و برگشت از فروش برای تمام اقلام ثبت نشود.
اثر وضعیت واکنش خریدار متفاوت است.
اگر صورتحساب اصلی در وضعیت «در انتظار واکنش» یا «عدم نیاز به واکنش» باشد، با صدور صورتحساب ابطالی در همان زمان ابطال می‌شود. اگر صورتحساب اصلی تأیید شده یا تأیید سیستمی شده باشد، صورتحساب ابطالی در انتظار واکنش خریدار قرار می‌گیرد و پس از تأیید خریدار، وضعیت صورتحساب اصلی به «ابطال‌شده» تغییر می‌کند.
ج
نکات صورتحساب اصلاحی و برگشت از فروش
مثال کاربردی
فرض کنید یک صورتحساب دارای دو ردیف است: ردیف اول شامل 10 عدد کالا و ردیف دوم شامل 5 عدد کالا. اگر ردیف اول به‌طور کامل مورد تأیید خریدار نباشد و از ردیف دوم نیز 3 عدد مرجوع شود، ردیف اول باید از صورتحساب اصلاحی یا برگشت از فروش حذف شود و مقدار ردیف دوم برابر 2 عدد ثبت شود.
تا تعیین تکلیف صورتحساب اصلاحی، ارجاع بعدی محدود است.
اگر برای صورتحساب اصلی، صورتحساب اصلاحی صادر شده و اصلاحی هنوز در انتظار واکنش خریدار باشد، امکان صدور اصلاحی یا برگشت از فروش دیگری بر مبنای آن وجود ندارد. ابتدا خریدار باید نسبت به صورتحساب اصلاحی واکنش نشان دهد؛ در غیر این صورت لازم است صورتحساب اصلاحی ابطال و سپس صورتحساب ارجاعی موردنظر بر مبنای صورتحساب اصلی صادر شود.
رفع مشکل عدول از حد مجاز با صورتحساب اصلاحی
اگر صورتحساب به دلیل کافی‌نبودن حد مجاز فروشنده در کارپوشه خریدار با وضعیت عدول ثبت شده باشد، فروشنده باید پس از افزایش حد مجاز، صورتحساب اصلاحی صادر کند تا امکان محاسبه اعتبار مالیاتی برای خریدار فراهم شود.
هر صورتحسابی که در کارپوشه به وضعیت «ابطال‌شده» نرسیده باشد، می‌تواند حسب نوع خطا و شرایط معامله مبنای صدور صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش قرار گیرد. پیش از صدور، نوع اطلاعات اشتباه، وضعیت واکنش خریدار و امکان اصلاح قانونی آن را بررسی کنید.
