گزارش‌گیری از ریز صورتحساب‌ها
وارد منوی گزارش‌ها ⇢ صورتحساب‌ها شوید، بازه زمانی موردنظر را انتخاب کنید و خروجی اکسل ریز صورتحساب را دریافت کنید. سپس محدوده داده‌های گزارش را کپی کرده و در شیت نمونه اکسل جای‌گذاری کنید.
آموزش صدور سند حسابداری از خروجی اکسل نرم‌افزار واسط
آموزش صدور سند حسابداری از خروجی اکسل نرم‌افزار واسط
آموزش کاربردی نرم‌افزار واسط سامانه مودیان
صدور سند حسابداری از خروجی اکسل نرم‌افزار واسط
در این راهنما، مراحل تبدیل ریز صورتحساب‌های خروجی نرم‌افزار واسط به سند حسابداری آماده ورود به نرم‌افزار حسابداری توضیح داده شده است. با استفاده از فایل نمونه اکسل و شیت تنظیمات کدینگ، می‌توانید ثبت‌های مربوط به فروش، مالیات بر ارزش افزوده، بانک و حساب دریافتنی را با ساختار منظم تولید کنید.
خروجی نهایی
شیت Sanad
شامل شناسه، شماره فاکتور، تاریخ، کد کل، کد معین، کد تفصیلی، نام حساب، شرح، بدهکار و بستانکار
دانلود ویدیو و فایل اکسل نمونه
کادر ویدیو به‌صورت کامل و مجزا در این بخش مشخص شده است تا کاربر به‌وضوح متوجه بخش آموزش و فایل‌های همراه شود. ابتدا ویدیو را مشاهده یا دانلود کنید و سپس فایل اکسل نمونه را برای ساخت سند حسابداری دریافت کنید.
- ویدیو مراحل گزارش‌گیری، تنظیم شیت code و اجرای ماکرو را توضیح می‌دهد.
- فایل اکسل نمونه برای ساخت شیت Sanad و نگاشت کدهای حسابداری استفاده می‌شود.
- خروجی نهایی برای ورود سریع‌تر سند به نرم‌افزار حسابداری آماده می‌شود.
قبل از شروع این موارد را آماده کنید
خروجی ریز صورتحساب‌ها، فایل اکسل نمونه و کدینگ حسابداری موردنیاز خود را آماده داشته باشید تا فرایند صدور سند بدون وقفه انجام شود.
فایل اصلی آموزش
ویدیو + اکسل نمونه برای ساخت سند حسابداری
پیش‌نیاز اجرایی
فعال بودن ماکروها در Excel و تنظیم شیت code
این آموزش برای چه زمانی کاربرد دارد؟
زمانی که صورتحساب‌های فروش را از نرم‌افزار واسط دریافت کرده‌اید و می‌خواهید بدون ورود دستی اطلاعات، سند حسابداری فروش و ارزش افزوده را آماده کنید، این فایل اکسل می‌تواند فرایند صدور سند را سریع‌تر و منظم‌تر کند. مبنای کار، خروجی ریز صورتحساب از بخش گزارش‌ها است و نتیجه نهایی در شیت Sanad ساخته می‌شود.
اگر برای کنترل قواعد مالیات بر ارزش افزوده یا بررسی بخشنامه‌های مرتبط نیاز به جستجوی مقررات دارید، می‌توانید از بخش قوانین و مقررات مالیاتی درسان استفاده کنید. همچنین آموزش‌های مرتبط با سامانه مودیان و نرم‌افزارهای مالیاتی در بخش آموزش‌ها و اخبار مالیاتی درسان منتشر می‌شود.
مراحل صدور سند حسابداری از نرم‌افزار واسط
آماده‌سازی شیت Worksheet
اطلاعات خروجی باید در شیت Worksheet قرار بگیرد. قبل از ساخت سند، داده‌ها بر اساس تاریخ ستون K مرتب می‌شوند و تاریخ هر ردیف فقط با 10 کاراکتر اول ذخیره می‌شود تا قالب تاریخ در سند خروجی یکدست باشد.
تنظیم کدهای حسابداری در شیت code
در شیت code ردیف‌های بانک، فروش، مالیات بر ارزش افزوده و حساب دریافتنی تعریف شده‌اند. عنوان این ردیف‌ها را تغییر ندهید و فقط کد کل، کد معین و کد تفصیلی را متناسب با نرم‌افزار حسابداری خود وارد کنید.
اگر در ستون H مقدار 1 ثبت شود، تفصیلی همان ردیف به‌صورت خودکار از ستون هم‌نام در شیت Worksheet خوانده می‌شود؛ برای مثال، می‌توانید تفصیلی را بر اساس نام خریدار یا کد خریدار در سیستم حسابداری دریافت کنید.
اجرای ماکرو و ایجاد شیت Sanad
در اکسل از مسیر Developer ⇢ Macros ماکروی مربوط به ساخت سند را اجرا کنید. پس از اجرای ماکرو، شیتی با نام Sanad ایجاد می‌شود و ردیف‌های سند حسابداری در آن قرار می‌گیرد.
کنترل خروجی سند
سند خروجی شامل ستون‌های شناسه، شماره فاکتور، تاریخ، کد کل، کد معین، کد تفصیلی، نام حساب‌ها، شرح، بدهکار و بستانکار است. مبنای جلوگیری از ثبت تکراری، ستون شناسه است؛ بنابراین برای هر شناسه، سند فقط یک‌بار ساخته می‌شود.
منطق ساخت شرح و ثبت‌های حسابداری
منطق شرح سند
- اگر در شیت ورودی، ستون AJ پر باشد، همان متن به‌عنوان شرح سند ثبت می‌شود.
- اگر ستون AJ خالی باشد، شرح از آیتم‌های فعال در شیت code و ردیف‌های نوع شرح ساخته می‌شود.
- آیتم‌های شرح با جداکننده « - » کنار هم قرار می‌گیرند.
- هر آیتم فقط زمانی وارد شرح می‌شود که مقدار آن در ردیف صورتحساب وجود داشته باشد.
نمونه شرح خودکار
شماره منحصر به فرد مالیاتی 87455623 - شماره فاکتور 12547 - شناسه 342041
برای تغییر اجزای شرح، در شیت code ستون G را با نام دقیق هدر موجود در Worksheet تنظیم کنید و در ستون H مقدار 1 قرار دهید.
قواعد ثبت بر اساس نوع تسویه صورتحساب
فروش نقد
طرف بدهکار سند، بانک است و مبلغ بدهکار برابر با جمع مبلغ خالص فروش و مالیات بر ارزش افزوده خواهد بود.
فروش نسیه
طرف بدهکار سند، حساب دریافتنی است و کل مبلغ صورتحساب در حساب دریافتنی ثبت می‌شود.
فروش نقد/نسیه
بخش نقدی در حساب بانک ثبت می‌شود و سهم مالیات ارزش افزوده متناسب با پرداخت نقدی محاسبه می‌گردد. فرمول محاسبه سهم مالیات از پرداخت نقدی به این صورت است:
سهم VAT از نقد = VAT × مبلغ نقدی ÷ مبلغ خالص فروش
مابقی مبلغ کل صورتحساب در حساب دریافتنی ثبت می‌شود.
نکته مهم:
اگر یک فاکتور چند ردیف داشته باشد، مبالغ تجمیعی هر فاکتور فقط یک‌بار در سند لحاظ می‌شود تا دوباره‌کاری در ثبت حسابداری ایجاد نشود.
چک‌لیست کنترل قبل از ورود سند به نرم‌افزار حسابداری
- جمع بدهکار و بستانکار شیت Sanad را کنترل کنید.
- کدهای کل، معین و تفصیلی را در شیت code با کدینگ نرم‌افزار حسابداری خود تطبیق دهید.
- نام هدرهای استفاده‌شده برای شرح و تفصیلی پویا را با شیت Worksheet دقیقاً یکسان وارد کنید.
- قبل از اجرای ماکرو، مطمئن شوید خروجی ریز صورتحساب در بازه زمانی درست دریافت شده است.
- در صورت استفاده از فایل ماکرو، آن را فقط از منبع معتبر دریافت و اجرا کنید.
سوالات متداول درباره صدور سند حسابداری از نرم‌افزار واسط
آیا برای استفاده از فایل نمونه باید ماکرو را تغییر بدهم؟
خیر. در حالت عادی کافی است اطلاعات ریز صورتحساب را در شیت Worksheet قرار دهید و کدهای حسابداری را در شیت code تنظیم کنید. منطق ماکرو نیازی به تغییر ندارد.
اگر بخواهم شرح سند تغییر کند، از کجا باید تنظیم کنم؟
اگر ستون AJ در فایل ورودی پر باشد، همان متن به‌عنوان شرح ثبت می‌شود. اگر خالی باشد، اجزای شرح از ردیف‌های نوع «شرح» در شیت code ساخته می‌شود و با فعال‌کردن ستون H می‌توانید آیتم‌های موردنظر را در شرح بیاورید.
چرا ستون شناسه در ساخت سند اهمیت دارد؟
ستون شناسه مبنای کنترل تکرار است. اگر یک صورتحساب چند ردیف داشته باشد، با استفاده از شناسه از ثبت دوباره مبالغ تجمیعی همان فاکتور جلوگیری می‌شود.
جمع‌بندی
با این روش، خروجی ریز صورتحساب‌های نرم‌افزار واسط به یک سند حسابداری ساختاریافته تبدیل می‌شود. کافی است فایل نمونه را دریافت کنید، داده‌های گزارش را در Worksheet قرار دهید، کدینگ حسابداری را در شیت code تنظیم کنید و ماکرو را اجرا کنید تا شیت Sanad برای کنترل و ورود به نرم‌افزار حسابداری آماده شود.
ثبت نظر